適用場(chǎng)景與目的會(huì)議紀(jì)要全流程1.會(huì)前籌備會(huì)議組織者需提前1-2天完成以下準(zhǔn)備：確認(rèn)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會(huì)議平臺(tái)）、參會(huì)人員（各部門負(fù)責(zé)人及核心崗位人員），擬定會(huì)議議程并同步至參會(huì)人；記錄人員提前熟悉會(huì)議主題、背景資料及上階段遺留事項(xiàng)，準(zhǔn)備好會(huì)議紀(jì)要模板、記錄工具（如筆、錄音設(shè)備，需提前告知參會(huì)方錄音安排）。2.會(huì)中記錄記錄人員需全程專注，保證信息完整準(zhǔn)確：基礎(chǔ)信息：準(zhǔn)確記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、缺席人員及原因；議程內(nèi)容：按會(huì)議順序逐項(xiàng)記錄各部門匯報(bào)要點(diǎn)（如上階段工作總結(jié)、存在問(wèn)題）、討論中提出的議題、不同意見及最終共識(shí)；關(guān)鍵決議：重點(diǎn)標(biāo)注“做什么”“誰(shuí)負(fù)責(zé)”“完成時(shí)限”三大要素，例如“由行政部牽頭修訂《辦公設(shè)備管理辦法》，財(cái)務(wù)部配合，6月30日前完成初稿”；存疑確認(rèn)：對(duì)表述模糊或存疑內(nèi)容，及時(shí)向主持人或發(fā)言人核實(shí)，避免遺漏或誤解。3.會(huì)后整理會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿整理：根據(jù)會(huì)議記錄和錄音（如有）梳理內(nèi)容，保證客觀中立、條理清晰，按“基本信息-議程內(nèi)容-任務(wù)分配”邏輯組織；初稿完成后提交主持人審核，重點(diǎn)核對(duì)決議事項(xiàng)和任務(wù)分配的準(zhǔn)確性，經(jīng)修改確認(rèn)后定稿；按公司規(guī)范排版，添加頁(yè)眉（公司名稱+會(huì)議名稱）、頁(yè)腳（日期+頁(yè)碼），保證格式統(tǒng)一。4.分發(fā)與歸檔定稿后1個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部通訊工具或郵件發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人；同步將電子版歸檔至公司指定服務(wù)器或檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版（如需）由行政部門存檔，保存期限不少于1年，便于后續(xù)查閱。標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板結(jié)構(gòu)一、會(huì)議基本信息會(huì)議名稱：[公司2024年X月第X周行政管理例會(huì)]會(huì)議時(shí)間：2024年X月X日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)：總部301會(huì)議室主持人：[姓名*]（行政總監(jiān)）記錄人：[姓名*]（行政專員）參會(huì)人員：行政部[姓名、姓名]、人力資源部[姓名*]、財(cái)務(wù)部[姓名*]、IT部[姓名*]缺席人員：[姓名*]（原因：外出培訓(xùn)）二、會(huì)議議程及主要內(nèi)容議程一：上階段工作總結(jié)匯報(bào)人：[姓名*]（行政部經(jīng)理）主要內(nèi)容：5月份辦公環(huán)境維護(hù)完成率95%，固定資產(chǎn)盤點(diǎn)已基本完成，存在3處設(shè)備維修延遲問(wèn)題（原因?yàn)楣?yīng)商響應(yīng)不及時(shí)）。討論要點(diǎn)：是否需建立供應(yīng)商考核機(jī)制；如何縮短維修響應(yīng)時(shí)間。決議：由行政部牽頭制定《供應(yīng)商服務(wù)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》，下月會(huì)議前提交審議。議程二：本階段重點(diǎn)工作部署匯報(bào)人：[姓名*]（行政總監(jiān)）主要內(nèi)容：6月重點(diǎn)推進(jìn)“辦公區(qū)域節(jié)能改造”“新員工入職流程優(yōu)化”“檔案數(shù)字化管理”三項(xiàng)工作。任務(wù)分配：辦公區(qū)域節(jié)能改造：行政部[姓名*]負(fù)責(zé)，6月15日前完成方案設(shè)計(jì)，6月30日前啟動(dòng)試點(diǎn)；新員工入職流程優(yōu)化：人力資源部[姓名*]、行政部[姓名*]協(xié)同，6月20日前梳理流程節(jié)點(diǎn)并更新SOP。議程三：跨部門協(xié)調(diào)事項(xiàng)提出部門：IT部事項(xiàng)描述：因服務(wù)器擴(kuò)容，需行政部協(xié)調(diào)臨時(shí)辦公區(qū)域供IT部6月10日-6月12日使用。協(xié)議結(jié)果：行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)302會(huì)議室作為臨時(shí)辦公點(diǎn)，6月9日前完成設(shè)備調(diào)試。三、任務(wù)跟蹤表序號(hào)任務(wù)內(nèi)容責(zé)任部門/人協(xié)助部門/人完成時(shí)限當(dāng)前狀態(tài)備注1供應(yīng)商服務(wù)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)制定行政部[姓名*]財(cái)務(wù)部[姓名*]2024-06-25進(jìn)行中需包含響應(yīng)時(shí)效指標(biāo)2辦公區(qū)域節(jié)能改造方案設(shè)計(jì)行政部[姓名*]-2024-06-15未開始預(yù)算控制在5萬(wàn)元內(nèi)3臨時(shí)辦公區(qū)域協(xié)調(diào)行政部[姓名*]-2024-06-09進(jìn)行中需配備網(wǎng)絡(luò)接口四、后續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)下次會(huì)議前，各任務(wù)負(fù)責(zé)人需提交進(jìn)度簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)“固定資產(chǎn)維修延遲”問(wèn)題，行政部需在6月10日前反饋供應(yīng)商整改情況。五、附件（如有）《2024年5月行政管理重點(diǎn)工作完成情況表》關(guān)鍵注意事項(xiàng)與規(guī)范內(nèi)容精準(zhǔn)性：記錄時(shí)避免主觀評(píng)價(jià)，對(duì)決議和任務(wù)務(wù)必明確“責(zé)任主體、完成標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)”，杜絕“盡快”“適時(shí)”等模糊表述；時(shí)效性管理：會(huì)中記錄需完整，會(huì)后整理不超過(guò)24小時(shí)，審核分發(fā)不超過(guò)1個(gè)工作日，保證信息及時(shí)傳遞；格式統(tǒng)一性：標(biāo)題使用黑體三號(hào)，宋體小四，1.5倍行距，重點(diǎn)內(nèi)容（如任務(wù)、時(shí)限）可加粗突出，頁(yè)碼連續(xù)；保密要求：紀(jì)要僅限參會(huì)人員及相關(guān)部門傳閱，涉及敏感信息（如人事調(diào)整、未公開決策）需標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”；存檔規(guī)范：電子版按“年份-月份-會(huì)議名稱”命名歸