PAGE博士生檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強博士生檔案管理，確保博士生檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本單位招收的所有博士生檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映博士生的學習、科研、工作等實際情況。2.完整性原則：全面收集博士生在培養(yǎng)過程中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及博士生個人隱私和機密的檔案信息予以保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范化。二、檔案內(nèi)容及分類（一）招生檔案1.報考登記表：記錄博士生報考時填寫的個人基本信息、報考專業(yè)、考試成績等。2.政審材料：包括政治歷史情況審查表、單位或街道出具的政審證明等。3.體檢表：博士生入學前的體檢報告。（二）學籍檔案1.錄取通知書：證明博士生被正式錄取的文件。2.學籍登記表：記錄博士生在校期間的學籍變動情況，如入學時間、學制、專業(yè)變更等。3.成績單：反映博士生各學期課程學習成績的文件。4.學位論文開題報告、中期檢查報告、答辯記錄及學位論文：全面展示博士生的科研成果和學術水平。（三）黨團檔案1.入黨申請書、自傳、思想?yún)R報：記錄博士生的政治思想發(fā)展歷程。2.團組織關系材料：包括入團志愿書、團組織介紹信等。（四）科研檔案1.科研項目申請書、立項通知書、結題報告：反映博士生參與科研項目的情況。2.學術論文發(fā)表情況：包括論文發(fā)表刊物名稱、發(fā)表時間、作者排序等。3.科研獲獎證書：記錄博士生在科研工作中獲得的各類獎項。（五）實踐檔案1.實習報告：如果博士生有相關實習經(jīng)歷，應提交實習報告，總結實習收獲和體會。2.社會實踐活動記錄：參與社會實踐活動的相關證明材料。（六）就業(yè)檔案1.就業(yè)推薦表：用于博士生求職時向用人單位推薦自己的材料。2.就業(yè)協(xié)議書：記錄博士生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議。3.派遣證：畢業(yè)生就業(yè)派遣的重要憑證。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各相關部門應按照檔案管理規(guī)定，及時將涉及博士生的各類檔案材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.博士生本人應主動配合檔案收集工作，按時提交個人應歸檔的材料。（二）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容分類標準，對收集到的檔案材料進行分類。2.編號：為每份檔案材料或每組檔案材料編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案材料名稱及編號、日期、來源等信息，確保目錄清晰準確。4.裝訂：對紙張較多的檔案材料進行裝訂，保持整齊美觀。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標準。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥品、防盜門等。（二）檔案存放1.按照檔案類別和時間順序，對博士生檔案進行有序存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標明各類檔案的存放位置，提高檔案檢索效率。（三）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，一般每半年進行一次全面檢查，每年進行一次重點抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性以及保管環(huán)境等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部因教學、科研、管理等工作需要，可查閱博士生檔案。2.按照國家有關規(guī)定，經(jīng)博士生本人同意，相關單位或部門可查閱其檔案。（二）利用流程1.查閱申請：查閱人應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交所在部門負責人審批。2.審批：審批人根據(jù)查閱申請進行審核，批準后方可查閱。3.查閱登記：檔案管理人員對查閱情況進行詳細登記，包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等。4.查閱限制：查閱檔案時，查閱人應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。（三）檔案借閱1.借閱申請：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應填寫借閱申請表，說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批。2.借閱審批：審批通過后，檔案管理人員與借閱人簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。3.借閱登記：對借閱檔案的情況進行詳細登記，包括借閱人姓名、單位、借閱時間、借閱檔案名稱及數(shù)量等。4.借閱歸還：借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與借閱人溝通解決。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.博士生畢業(yè)離校，檔案需轉(zhuǎn)至就業(yè)單位或人才交流中心等。2.因工作調(diào)動、升學等原因，檔案需轉(zhuǎn)至新的單位或?qū)W校。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.轉(zhuǎn)遞申請：博士生或接收單位應向檔案管理部門提交檔案轉(zhuǎn)遞申請，說明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱及地址等信息。2.審核：檔案管理部門對轉(zhuǎn)遞申請進行審核，確認轉(zhuǎn)遞信息準確無誤后，辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.轉(zhuǎn)遞方式：檔案轉(zhuǎn)遞一般采用機要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞?，確保檔案安全、及時送達。4.轉(zhuǎn)遞登記：檔案管理人員對檔案轉(zhuǎn)遞情況進行詳細登記，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位名稱及簽收人等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立博士生檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將檔案目錄及相關內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息準確完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和準確性。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.全面負責博士生檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，確保檔案管理工作順利開展。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和完整。3.積極為檔案利用者提供服務，及時準確地提供檔案信息。4.做好檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護工作，保證系統(tǒng)正常運行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理工作監(jiān)督檢查制度，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.接受內(nèi)部審計部門和上級主管部門的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。（二）考核