PAGE人大檔案室制度規(guī)范標準一、總則（一）目的為加強人大檔案室的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度規(guī)范標準。（二）適用范圍本制度適用于人大機關各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人大檔案室對機關各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、科學化。2.真實性原則：檔案應如實反映機關各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理機關工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為機關工作和社會利用提供便利。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善人大檔案室的各項管理制度。2.負責機關各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導機關各部門及所屬單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。4.參與機關重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整歸檔。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.定期對檔案管理工作進行總結和評估，不斷改進工作方法和提高管理質量。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責本部門檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，不斷提高本部門的檔案管理水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與人大工作相關的文件、指示、通知等。2.人大機關形成的各類文件、會議記錄（紀要）、決議、決定、報告、簡報、議案、建議、批評和意見等。3.人大機關各部門在履行職責過程中形成的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、業(yè)務文件、調研材料、合同協(xié)議、人事檔案等。4.人大機關組織的各類會議、活動、調研、視察等形成的文件資料、照片、音像等。5.人大機關工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案、榮譽證書、培訓記錄等。6.其他與人大工作相關的具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或銷毀。3.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內容完整、存儲安全。4.收集的檔案應進行初步分類和編號，便于后續(xù)的整理和移交。（三）收集時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成收集整理并移交檔案室。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時收集整理并移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類整理，建立檔案目錄和索引。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立檔案目錄和索引。4.會計檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理，建立檔案目錄和索引。5.電子檔案：按照電子文件管理要求進行整理，建立電子檔案目錄和索引。（三）整理要求1.整理后的檔案應符合國家和行業(yè)標準，案卷質量達到規(guī)范化要求。2.編制的檔案目錄應準確、清晰，便于查找和利用。3.檔案整理過程中應做好記錄，確保整理工作的可追溯性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件。2.檔案室應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案裝具應符合國家和行業(yè)標準，具有足夠的強度和穩(wěn)定性。2.檔案裝具應根據檔案的類別、規(guī)格和數(shù)量進行合理配置，便于檔案的存放和管理。3.檔案裝具應定期進行檢查和維護，確保其完好無損。（三）檔案存放1.檔案應按照分類方案進行存放，并建立檔案存放索引。2.不同保管期限、不同密級的檔案應分開存放，便于管理和保護。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據的安全性和完整性。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：凡是反映機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映機關一般工作活動，在較短時間內對本機關工作有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。（五）檔案鑒定1.檔案室應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案室負責人、業(yè)務骨干和相關部門人員參加。3.鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的價值，提出鑒定意見。4.對失去保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，報經機關領導批準后予以銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全和徹底。（六）檔案統(tǒng)計1.檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據應作為檔案管理工作決策和評估的重要依據。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。2.服務大局原則：檔案利用應圍繞人大工作大局，為機關工作決策、社會利用和歷史研究提供支持。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高利用效率，為利用者提供方便快捷的服務。4.安全保密原則：在檔案利用過程中，應確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.機關內部人員查閱利用檔案，應根據工作需要，履行相應審批手續(xù)。2.外單位查閱利用檔案，應持有單位介紹信，經機關領導批準后，方可查閱利用。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱紙質檔案或電子檔案。2.借閱：對于確需借出檔案室的檔案，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案。3.復制：利用者可根據需要，在檔案室工作人員的監(jiān)督下，對檔案進行復制。復制的檔案應加蓋檔案室印章，注明復制日期和用途。（四）利用登記1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱檔案名稱和數(shù)量、借閱檔案歸還時間等。3.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化和智能化。2.提高檔案管理效率和服務水平，為機關工作和社會利用提供更加便捷的檔案信息服務。3.確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息在傳輸和存儲過程中被泄露、篡改或丟失。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合人大檔案室管理的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.網絡建設：建立檔案管理內部網絡，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。同時，根據需要，建立與外部網絡的安全連接，為社會利用提供檔案信息服務。4.安全保密體系建設：建立檔案信息化安全保密制度，采取防火墻、入侵檢測、加密技術、身份認證等安全措施，確保檔案信息的安全保密。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集、整理、存儲應符合國家和行業(yè)標準，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應進行分類、編號、著錄等管理，建立電子檔案目錄和索引，便于查找和利用。3.電子檔案應定期進行備份，備份存儲設備應異地存放，確保數(shù)據的安全性和完整性。4.電子檔案的利用應遵循本制度的規(guī)定，利用者應通過檔案管理系統(tǒng)進行查閱、借閱或復制等操作，確保電子檔案的安全使用。八、檔案安全保密（一）安全保密制度1.建立健全檔案安全保密制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全保密責任。2.加強對檔案管理人員的安全保密教育，提高安全保密意識和防范能力。3.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、復制等審批手續(xù)，確保檔案信息不泄露。（二）安全保密措施1.檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備、報警裝置等，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理人員應嚴格遵守操作規(guī)程，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全保管。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取加密存儲、專人管理等措施，嚴格限制利用范圍。4.在檔案信息化管理過程中，應加強網絡安全防護，防止黑客攻擊、病毒感