PAGE房產(chǎn)門店辦公室制度規(guī)范一、總則1.目的為規(guī)范房產(chǎn)門店辦公室的工作秩序，提高工作效率，確保各項業(yè)務的順利開展，特制定本制度規(guī)范。本制度旨在明確辦公室各項工作的流程、標準和要求，保障員工的合法權益，促進公司的健康發(fā)展，同時符合國家相關法律法規(guī)以及房產(chǎn)行業(yè)的標準規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于本房產(chǎn)門店辦公室全體員工，包括但不限于店長、業(yè)務員、行政人員、財務人員等。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保各項工作合法合規(guī)進行。高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，加強部門間協(xié)作與溝通，共同完成工作任務。公平公正原則：對待所有員工一視同仁，在考核、晉升、獎勵等方面遵循公平公正的標準。服務客戶原則：以客戶需求為導向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的房產(chǎn)服務，樹立良好的企業(yè)形象。二、辦公秩序1.考勤制度員工應嚴格遵守公司規(guī)定的工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應提前按照公司請假流程辦理請假手續(xù)。遲到或早退15分鐘以內(nèi)，每次扣除[X]元；遲到或早退超過15分鐘但不足1小時，按曠工半天處理，扣除半天工資；遲到或早退超過1小時，按曠工一天處理，扣除一天工資。曠工一天，扣除當日工資的[X]倍，并視情節(jié)輕重給予警告、記過等處分；連續(xù)曠工超過三天或累計曠工超過五天，公司有權解除勞動合同。2.辦公環(huán)境維護保持辦公室整潔衛(wèi)生，每日下班前應清理個人辦公區(qū)域，將文件、辦公用品擺放整齊。公共區(qū)域由行政人員負責定期打掃。愛護辦公設備和設施，不得隨意損壞或私自拆卸。如因個人原因造成設備損壞，應照價賠償。節(jié)約使用辦公用品，如紙張、筆、墨盒等，提倡無紙化辦公，減少資源浪費。3.工作紀律員工在工作時間內(nèi)不得從事與工作無關的事情，如玩游戲、看視頻、炒股等。保持良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，不得在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、爭吵或使用不文明語言。嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息，包括客戶資料、房源信息、業(yè)務數(shù)據(jù)等。如有違反，將依法追究法律責任。三、會議管理1.會議類型公司例會：每周[X]召開，由店長主持，全體員工參加。主要內(nèi)容包括總結(jié)上周工作、安排本周工作任務、傳達公司重要通知等。業(yè)務研討會：不定期召開，針對房產(chǎn)市場動態(tài)、業(yè)務拓展、客戶服務等問題進行討論和交流，提出解決方案和建議。項目推進會：根據(jù)項目進展情況適時召開，協(xié)調(diào)項目各方資源，解決項目推進過程中遇到的問題，確保項目順利完成。2.會議組織會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前通知相關人員。準備好會議所需的資料和設備，如投影儀、音響、白板等，確保會議順利進行。做好會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等，并在會后及時整理成會議紀要，發(fā)送給參會人員和相關部門。3.會議要求參會人員應提前到達會議地點，不得遲到。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假。會議期間應保持安靜，認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意打斷他人發(fā)言。對會議決議事項，相關人員應認真執(zhí)行，如有不同意見可在會后提出，但不得影響決議的執(zhí)行。四、文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件等類別，以便于管理和查找。行政文件包括公司制度、通知、報告、合同等；業(yè)務文件包括房源信息、客戶資料、銷售合同等；財務文件包括財務報表、發(fā)票、報銷憑證等。2.文件編號為便于文件的識別和管理，對各類文件進行編號。編號規(guī)則如下：行政文件：[年份][部門代碼][文件序號]，如2023XZ001，表示2023年行政部門的第1號文件。業(yè)務文件：[年份][業(yè)務類型代碼][文件序號]，如2023FY002，表示2023年房源業(yè)務的第2號文件。財務文件：[年份][財務類別代碼][文件序號]，如2023CW003，表示2023年財務報表類的第3號文件。3.文件歸檔文件形成后，應及時進行整理和歸檔。歸檔時應按照文件類別和編號順序進行存放，便于查找和使用。定期對文件進行清理，銷毀過期或無用的文件。銷毀文件時應進行登記，確保文件銷毀的真實性和合法性。4.文件借閱因工作需要借閱文件的，應填寫文件借閱申請表，經(jīng)相關負責人批準后，方可借閱。借閱文件應在規(guī)定時間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。如因特殊情況需要延長借閱時間，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管文件，不得損壞、丟失文件。如因保管不善造成文件損壞或丟失，應照價賠償，并承擔相應的責任。五、辦公用品管理1.辦公用品采購行政人員應根據(jù)公司實際需求，定期制定辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的種類、數(shù)量、預算等。采購辦公用品時，應選擇正規(guī)的供應商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務。采購過程中應嚴格遵守公司的采購流程，進行比價、議價，確保采購成本合理。2.辦公用品發(fā)放辦公用品由行政人員統(tǒng)一發(fā)放，員工應根據(jù)工作需要填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到行政人員處領取。行政人員應建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的發(fā)放時間、種類、數(shù)量、領取人等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。3.辦公用品使用監(jiān)督行政人員應定期對辦公用品的使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)浪費或不合理使用的情況，應及時進行糾正。鼓勵員工節(jié)約使用辦公用品，對節(jié)約辦公用品表現(xiàn)突出的員工，給予適當?shù)莫剟?。六、財務報銷管理1.報銷范圍員工因工作需要發(fā)生的差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品費、通訊費等費用，符合公司規(guī)定的報銷標準的，可以申請報銷。差旅費報銷范圍包括交通費、住宿費、餐飲費等；業(yè)務招待費報銷應符合公司業(yè)務招待費管理規(guī)定；辦公用品費應提供正規(guī)發(fā)票；通訊費報銷應符合公司通訊費補貼標準。2.報銷流程員工發(fā)生費用后，應及時收集相關發(fā)票和憑證，并按照公司報銷模板填寫報銷申請表。報銷申請表應注明費用發(fā)生時間、地點、事由、金額等信息，并附上相關發(fā)票和憑證。將報銷申請表提交給部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)公司規(guī)定和實際情況進行審核，確認費用的合理性和真實性。部門負責人審核通過后，將報銷申請表提交給財務人員進行復審。財務人員應審核報銷憑證的合法性、合規(guī)性和準確性，對不符合規(guī)定的報銷申請予以退回。財務人員復審通過后，報公司領導審批。公司領導根據(jù)公司財務狀況和相關規(guī)定進行審批，審批通過后，財務人員予以報銷。3.報銷標準差旅費報銷標準：根據(jù)不同地區(qū)和出行方式，制定相應的報銷標準。如乘坐飛機經(jīng)濟艙、高鐵二等座等，住宿費按照不同城市級別設定上限等。業(yè)務招待費報銷標準：根據(jù)業(yè)務性質(zhì)和招待對象，規(guī)定不同的招待標準。如招待客戶用餐人均標準不超過[X]元等。辦公用品費報銷標準：按照公司實際需求和市場價格，設定各類辦公用品的報銷上限。如一支筆的報銷金額不超過[X]元等。通訊費報銷標準：根據(jù)員工崗位和工作需要，制定不同的通訊費補貼標準。如銷售人員每月通訊費補貼不超過[X]元等。七、客戶信息管理1.客戶信息收集業(yè)務員在與客戶接觸過程中，應及時收集客戶信息?？蛻粜畔蛻粜彰?、聯(lián)系方式、購房需求、預算等。收集客戶信息時，應確保信息的真實性和完整性。如有必要，可以要求客戶提供相關證明材料。2.客戶信息錄入業(yè)務員應將收集到的客戶信息及時錄入公司客戶信息管理系統(tǒng)。錄入信息應準確無誤，以便于后續(xù)查詢和管理。客戶信息管理系統(tǒng)應設置權限管理，不同人員根據(jù)工作需要只能查看和操作相應的客戶信息，確?？蛻粜畔⒌陌踩?。3.客戶信息維護定期對客戶信息進行維護和更新，及時了解客戶需求變化和購房進展情況。對已成交客戶，應及時將客戶狀態(tài)更新為“已成交”，并做好后續(xù)的客戶回訪和服務工作。4.客戶信息保密嚴格遵守公司客戶信息保密制度，不得泄露客戶信息給任何無關人員。如有違反，將依法追究法律責任。在與客戶溝通和業(yè)務操作過程中，應采取必要的措施保護客戶信息安全，如加密傳輸、妥善保管客戶資料等。八、員工培訓與發(fā)展1.培訓計劃制定根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需求和員工崗位技能要求，制定年度員工培訓計劃。培訓計劃應包括培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓方式、培訓師資等。培訓內(nèi)容應涵蓋房產(chǎn)專業(yè)知識、銷售技巧、客戶服務、法律法規(guī)等方面，以提高員工的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力。2.培訓實施按照培訓計劃組織實施培訓活動，可以采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等多種方式。內(nèi)部培訓由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的員工擔任培訓講師，分享工作經(jīng)驗和業(yè)務知識；外部培訓邀請專業(yè)培訓機構的講師進行授課，提供最新的行業(yè)動態(tài)和專業(yè)知識；在線學習利用網(wǎng)絡平臺提供的課程資源，讓員工自主學習。培訓過程中應做好培訓記錄，包括培訓時間、培訓內(nèi)容、培訓講師、參加人員等信息，以便于評估培訓效果。3.培訓效果評估培訓結(jié)束后，應通過考試、實際操作、問卷調(diào)查等方式對培訓效果進行評估。根據(jù)培訓效果評估結(jié)果，總結(jié)培訓經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時調(diào)整培訓計劃和培訓內(nèi)容，提高培訓質(zhì)量。4.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃為員工提供職業(yè)發(fā)展規(guī)