PAGE企業(yè)辦公室發(fā)文制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強企業(yè)辦公室發(fā)文管理，確保文件的準確性、規(guī)范性和嚴肅性，提高工作效率，促進企業(yè)各項工作的順利開展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門之間的文件往來，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函等各類公文。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)文必須符合國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.準確性原則：文件內(nèi)容應準確無誤，表述清晰，避免歧義。3.規(guī)范性原則：文件格式、排版、字體等應符合公文處理的規(guī)范要求。4.時效性原則：文件應及時起草、審核、簽發(fā)和傳達，確保工作的時效性。5.保密性原則：涉及企業(yè)機密的文件應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、發(fā)文流程（一）文件起草1.各部門根據(jù)工作需要，確定發(fā)文事項，并指定專人負責起草文件。2.起草人應認真收集相關(guān)資料，進行充分調(diào)研和分析，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。3.文件起草應遵循公文格式要求，包括標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期等。標題應準確概括文件的主要內(nèi)容；主送單位應明確文件的送達對象；正文應條理清晰，邏輯嚴密，語言簡潔明了；附件應與正文相關(guān)，并在正文中注明；發(fā)文單位應加蓋公章；發(fā)文日期應準確填寫。（二）文件審核1.起草完成的文件應提交部門負責人進行審核。部門負責人應對文件的內(nèi)容、格式、語言等進行全面審核，確保文件符合要求。2.審核通過的文件，部門負責人應簽署審核意見，并提交辦公室進行核稿。3.辦公室核稿人員應重點審核文件的規(guī)范性、準確性、邏輯性等方面，對不符合要求的地方提出修改意見，并反饋給起草部門進行修改。（三）文件簽發(fā)1.核稿通過的文件，辦公室應根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，確定簽發(fā)領(lǐng)導。2.簽發(fā)領(lǐng)導應認真審閱文件，對文件內(nèi)容負責，并簽署簽發(fā)意見。簽發(fā)意見應明確同意、不同意或修改意見等。3.文件經(jīng)簽發(fā)領(lǐng)導簽署后，方可正式發(fā)文。（四）文件編號與排版1.辦公室負責對發(fā)文進行編號。編號應按照一定的規(guī)則進行，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。2.文件排版應符合公文格式要求，包括字體、字號、行距、頁邊距等。排版應美觀、規(guī)范，便于閱讀和存檔。（五）文件印發(fā)與分發(fā)1.辦公室根據(jù)簽發(fā)領(lǐng)導的意見，對文件進行印發(fā)。印發(fā)時應確保文件的印刷質(zhì)量，避免出現(xiàn)模糊、缺頁等問題。2.文件印發(fā)后，辦公室應按照文件的主送單位和抄送單位，及時進行分發(fā)。分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件郵寄、電子文件發(fā)送等。3.對于重要文件，辦公室應跟蹤文件的分發(fā)情況，確保文件及時送達相關(guān)單位和人員。（六）文件存檔1.文件印發(fā)后，辦公室應及時對文件進行存檔。存檔文件應包括紙質(zhì)文件和電子文件，確保文件的完整性和可查閱性。2.電子文件應按照一定的分類和命名規(guī)則進行存儲，便于檢索和管理。3.存檔文件應定期進行整理和備份，防止文件丟失或損壞。三、發(fā)文格式（一）標題1.標題應準確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文單位、事由和文種組成。2.標題應簡潔明了，避免冗長和復雜的表述。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（二）主送單位1.主送單位應明確文件的送達對象，一般為企業(yè)內(nèi)部的部門或個人。2.主送單位應寫全稱或規(guī)范化簡稱，多個主送單位之間用頓號或逗號隔開。（三）正文1.正文應條理清晰，邏輯嚴密，語言簡潔明了。正文開頭應簡要說明發(fā)文的目的和依據(jù)，然后闡述主要內(nèi)容。2.正文內(nèi)容較多時，可采用分段、分層等方式進行表述，使文章層次分明。3.正文中如有引用其他文件或資料，應注明出處。（四）附件1.附件是正文的補充說明或相關(guān)材料，應與正文相關(guān)，并在正文中注明附件的名稱和序號。2.附件應隨正文一并印發(fā)，附件的格式和排版應與正文一致。（五）發(fā)文單位1.發(fā)文單位應加蓋公章，公章應清晰、端正，蓋在發(fā)文單位落款處的中間位置。2.聯(lián)合發(fā)文時，主辦單位應排在前面，其他單位按照順序依次排列，各單位均應加蓋公章。（六）發(fā)文日期1.發(fā)文日期應準確填寫文件的印發(fā)日期，一般用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。2.發(fā)文日期應與文件的簽發(fā)日期一致。四、發(fā)文類型及要求（一）通知1.通知是用于傳達上級指示、發(fā)布規(guī)章制度、布置工作任務(wù)、告知事項等的公文。2.通知應明確通知的對象、事項、要求和時間等內(nèi)容，語言應簡潔明了，易于理解。3.通知的標題應準確概括通知的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+通知”的格式。（二）報告1.報告是用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級詢問等的公文。2.報告應內(nèi)容真實、準確、完整，重點突出，語言應客觀、平實。3.報告的標題應簡潔明了，一般采用“關(guān)于+事由+報告”的格式。報告結(jié)尾一般用“特此報告”等慣用語。（三）請示1.請示是用于向上級機關(guān)請求指示、批準的公文。2.請示應一文一事，不得在請示中夾帶報告事項。請示內(nèi)容應明確、具體，理由應充分，語言應誠懇、得體。3.請示的標題應準確概括請示的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+請示”的格式。請示結(jié)尾一般用“妥否，請批示”等慣用語。（四）批復1.批復是用于答復下級機關(guān)請示事項的公文。2.批復應針對請示事項進行明確答復，態(tài)度應鮮明，語言應簡潔、準確。3.批復的標題應采用“關(guān)于+事由+批復”的格式，與請示的標題相對應。批復結(jié)尾一般用“此復”等慣用語。（五）函1.函是用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等的公文。2.函應根據(jù)不同的用途，準確使用語言，表達清晰、得體。3.函的標題應簡潔明了，一般采用“關(guān)于+事由+函”的格式。函結(jié)尾一般用“特此函達”“請函復”等慣用語。五、發(fā)文管理與監(jiān)督（一）建立發(fā)文臺賬辦公室應建立發(fā)文臺賬，對發(fā)文的編號、標題、主送單位、抄送單位、發(fā)文日期、印發(fā)份數(shù)等信息進行詳細記錄。發(fā)文臺賬應定期進行整理和更新，確保臺賬信息的準確性和完整性。（二）加強文件跟蹤與反饋辦公室應加強對文件的跟蹤與反饋，及時了解文件的傳達、執(zhí)行情況。對于重要文件，應要求相關(guān)單位和人員及時反饋文件的落實情況，辦公室應進行匯總和分析，并向領(lǐng)導匯報。（三）定期進行發(fā)文檢查企業(yè)應定期對發(fā)文情況進行檢查，重點檢查文件的起草質(zhì)量、審核把關(guān)、簽發(fā)程序、格式規(guī)范等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并對相關(guān)