PAGE信訪局檔案管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強信訪局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在信訪工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于信訪局機關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位在各項信訪工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則信訪局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責(zé)檔案管理工作，對全局檔案進行統(tǒng)一收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。2.真實完整原則確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映信訪工作的全過程和各項活動。3.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，便于檔案的查閱、借閱和使用，滿足信訪工作對檔案信息的需求。4.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各科室及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理本局各類檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作。5.負責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。6.做好檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全和保密。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局干部職工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各科室及下屬事業(yè)單位職責(zé)1.負責(zé)本科室及下屬事業(yè)單位在信訪工作中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交局辦公室。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本科室及下屬事業(yè)單位檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.積極配合局辦公室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。4.接受局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與信訪工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類信訪工作文件，包括信訪受理、辦理、復(fù)查、復(fù)核等環(huán)節(jié)的文件材料。3.信訪案件的來信、來訪記錄、處理意見、反饋情況等。4.與信訪工作有關(guān)的會議記錄、紀(jì)要、報告、總結(jié)等。5.信訪工作中形成的統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)資料等。6.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行收集和存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、保管期限、問題類別進行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照信訪工作的業(yè)務(wù)流程和文件內(nèi)容，將檔案分為信訪受理、信訪辦理、信訪復(fù)查、信訪復(fù)核、綜合管理等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持文件的原貌。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進行安全存儲，配備必要的存儲設(shè)備和備份系統(tǒng)，定期進行數(shù)據(jù)備份。（三）檔案保管期限1.信訪局檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括重要的信訪工作文件、具有重大歷史價值的信訪案件等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的信訪工作文件、信訪案件等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括臨時性的信訪工作文件、資料等。（四）檔案定期檢查1.辦公室應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。3.做好檔案檢查記錄，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況進行詳細記載。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和信訪工作的實際需要，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出鑒定意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀過程中應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好銷毀記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要查閱檔案的，可在檔案查閱室查閱相關(guān)檔案。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，交辦公室審核。3.辦公室審核通過后，安排專人負責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱檔案的，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，交辦公室審核。3.辦公室審核通過后，報局領(lǐng)導(dǎo)審批。4.局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，借閱人員與檔案管理人員簽訂檔案借閱協(xié)議，辦理借閱手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）查閱、借閱要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取頁張等。2.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時對檔案進行清點、核對，確保檔案完整無損。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的信訪局檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對已整理好的檔案進行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.錄入過程中應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范要求進行操作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的實際需要。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限