PAGE檔案室墻壁制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本檔案室墻壁制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門及人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案室墻壁布局規(guī)范（一）檔案架設(shè)置1.檔案架應(yīng)排列整齊，間距合理，便于檔案的存放與取用。2.檔案架的高度應(yīng)根據(jù)檔案室空間及檔案存放需求合理確定，一般不宜過(guò)高，以方便工作人員操作。3.檔案架應(yīng)牢固穩(wěn)定，具備足夠的承載能力，確保檔案存放安全。（二）標(biāo)識(shí)張貼1.在檔案室入口處顯著位置張貼檔案室標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案室名稱、開(kāi)放時(shí)間等信息。2.每個(gè)檔案架應(yīng)張貼清晰的標(biāo)識(shí)牌，注明該架存放檔案的類別、年份等信息，便于快速查找。3.對(duì)于特殊檔案區(qū)域，如機(jī)密檔案區(qū)、重要檔案區(qū)等，應(yīng)設(shè)置明顯的警示標(biāo)識(shí)，提醒工作人員注意保密。（三）溫濕度控制區(qū)域劃分1.根據(jù)檔案保存的溫濕度要求，在檔案室墻壁上劃分不同的溫濕度控制區(qū)域，并設(shè)置相應(yīng)的溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備。2.一般紙質(zhì)檔案保存的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。對(duì)于電子檔案，溫度應(yīng)保持在18℃27℃，相對(duì)濕度在40%60%為宜。3.在溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如使用空調(diào)、除濕機(jī)或加濕器等設(shè)備。（四）防火、防潮、防蟲(chóng)區(qū)域設(shè)置1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的防火區(qū)域，配備滅火設(shè)備，并在墻壁上張貼防火標(biāo)識(shí)和滅火操作指南。2.對(duì)于防潮區(qū)域，應(yīng)做好防水處理，如設(shè)置隔水層、排水設(shè)施等，并在墻壁上標(biāo)明防潮注意事項(xiàng)。3.為防止蟲(chóng)害，可在檔案室墻壁上設(shè)置防蟲(chóng)板或投放驅(qū)蟲(chóng)藥物，但要注意避免對(duì)檔案造成損害。同時(shí)，定期對(duì)檔案室進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔，減少蟲(chóng)害滋生。三、檔案收集與整理規(guī)范（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等均應(yīng)納入檔案收集范圍，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要等。2.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案室。（二）整理要求1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。常見(jiàn)的分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類法等，可根據(jù)公司實(shí)際情況選擇適用。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和檢索。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母組合編號(hào)等方式。3.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列上架存放，同時(shí)應(yīng)建立相應(yīng)的檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，方便查閱。（三）檔案裝訂1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范裝訂。裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁(yè)、不缺頁(yè)，保持檔案的完整性。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，防止生銹損壞檔案。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂和存放。四、檔案保管規(guī)范（一）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放在檔案架上，不得隨意堆放。2.不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。對(duì)于重要檔案和常用檔案，應(yīng)放置在便于查找的位置。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）定期檢查1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放狀況等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)抽查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的處理措施。3.在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）安全防護(hù)1.檔案室應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案安全。2.加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。工作人員離開(kāi)檔案室時(shí)，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，設(shè)備斷電。3.定期對(duì)安全防護(hù)設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。同時(shí)，制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的安全事故。五、檔案利用規(guī)范（一）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案室管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在《檔案借閱登記冊(cè)》上記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并在復(fù)印件上注明用途和復(fù)印日期。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋檔案室印章。（三）利用登記1.檔案室管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、用途、借閱日期、歸還日期等信息。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀規(guī)范（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素。3.對(duì)于已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮予以銷毀；對(duì)于仍有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)等組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。3.《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）銷毀流程1.對(duì)于確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)審批后，由檔案室管理人員與相關(guān)人員共同實(shí)施銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.在銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀登記冊(cè)》上進(jìn)行登記，注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并將《檔案銷毀清單》和《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》等相關(guān)資料歸檔保存。七、檔案管理人員職責(zé)規(guī)范（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案室的管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.監(jiān)督檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.協(xié)調(diào)與公司各部門之間的關(guān)系，指導(dǎo)和督促各部門做好檔案管理工作，提高檔案管理水平。4.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的完整與規(guī)范。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案的存放狀況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.按照檔案利用規(guī)定，為公司內(nèi)部人員辦理檔案借閱、查閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。4.參與檔案鑒定工作，協(xié)助編制檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)和銷毀清單，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案管