PAGE檔案查檔規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案查檔管理，確保檔案信息的安全與合理利用，規(guī)范查檔流程，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱公司檔案的活動(dòng)，同時(shí)適用于外部單位或個(gè)人依法依規(guī)申請查閱公司檔案的情況。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案查檔活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的使用符合法律要求。2.安全保密原則：保障檔案實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.規(guī)范有序原則：明確查檔流程和各環(huán)節(jié)要求，確保查檔工作有序進(jìn)行，提高工作效率。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持和服務(wù)。二、檔案查檔管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案查檔管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案查檔的日常管理工作，包括查檔申請的受理、登記、審核，檔案的提供與歸還等。3.對檔案查檔過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保查檔活動(dòng)符合規(guī)定要求。4.定期對檔案查檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)工作。（二）申請查檔部門或個(gè)人職責(zé)1.提出查檔申請，明確查檔目的、范圍、內(nèi)容等，并填寫《檔案查檔申請表》。2.按照規(guī)定程序和要求配合檔案管理部門進(jìn)行查檔工作，不得擅自更改查檔內(nèi)容或擴(kuò)大查檔范圍。3.對查檔過程中獲取的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員或用于非工作目的。4.查檔結(jié)束后，及時(shí)歸還所借檔案，并確保檔案的完整性和安全性。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門做好檔案查檔相關(guān)工作，提供必要的支持和配合。2.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，對涉及檔案查檔的事項(xiàng)進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保查檔活動(dòng)符合規(guī)定。三、檔案查檔范圍（一）公司內(nèi)部查檔范圍1.公司各部門因工作需要查閱本部門形成的檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄等。2.公司各部門因工作需要查閱其他部門形成的與本部門工作相關(guān)的檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)及員工因工作需要查閱與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案。（二）外部查檔范圍1.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法依規(guī)申請查閱公司檔案，用于案件調(diào)查、行政執(zhí)法等工作。2.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人因特定工作需要查閱公司檔案。四、檔案查檔流程（一）查檔申請1.公司內(nèi)部人員查檔：由申請查檔部門或個(gè)人填寫《檔案查檔申請表》，詳細(xì)注明查檔目的、范圍、內(nèi)容、預(yù)計(jì)查檔時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.外部單位或個(gè)人查檔：外部單位或個(gè)人需提交書面查檔申請，說明查檔理由、范圍、內(nèi)容等，并提供相關(guān)證明文件（如介紹信、工作證等）。檔案管理部門對申請進(jìn)行初步審核，符合條件的予以受理，并要求申請人填寫《檔案查檔申請表》。（二）申請審核1.檔案管理部門收到查檔申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括查檔目的是否正當(dāng)、查檔范圍是否合理、查檔內(nèi)容是否明確等。2.對于涉及公司重要機(jī)密或敏感信息的查檔申請，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進(jìn)行。3.審核通過的，檔案管理部門在《檔案查檔申請表》上簽署審核意見，并安排查檔事宜；審核不通過的，及時(shí)向申請部門或個(gè)人說明原因。（三）檔案提供1.根據(jù)查檔申請，檔案管理部門確定需提供的檔案，并做好登記。2.將檔案提供給查檔人員時(shí)，雙方需在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，明確檔案數(shù)量、名稱、借閱時(shí)間等信息。3.對于重要檔案或需限制使用的檔案，檔案管理部門可安排專人陪同查檔，確保檔案信息安全。（四）查檔利用1.查檔人員應(yīng)在規(guī)定的查檔地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。2.查檔人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.查檔人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查檔時(shí)間限制，如需延長查檔時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。（五）檔案歸還1.查檔結(jié)束后，查檔人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損、無泄密情況。2.雙方在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)檔案已歸還，并注明歸還時(shí)間。五、檔案查檔安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存放場所的安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.對檔案查檔過程中可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，并采取相應(yīng)的防范措施，如限制查檔人數(shù)、加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)督等。3.定期對檔案實(shí)體進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。（二）保密管理1.檔案管理部門及查檔人員應(yīng)對檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，如限制查閱權(quán)限、加密存儲等。3.查檔人員在查檔過程中如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄密風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即停止查閱，并及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。六、檔案查檔監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案查檔工作進(jìn)行自查，檢查查檔流程是否規(guī)范、檔案安全與保密措施是否落實(shí)等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案查檔情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查查檔申請的合理性、檔案利用的合規(guī)性等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問題。2.對于外部單位或個(gè)人的查檔申請，嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行審核和管理，確保檔案信息的合法使用。七、檔案查檔違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.擅自擴(kuò)大查檔范圍或更改查檔內(nèi)容。3.未按規(guī)定程序進(jìn)行檔案摘錄、復(fù)制。4.泄露檔案信息。5.損壞、丟失檔案。6.其他違反檔案查檔管理制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向違規(guī)人員發(fā)出警告，要求其立即改正，并記錄在案。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將視情況給予違規(guī)人員批評教育、通報(bào)批評、扣