PAGE中石化采購退貨制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范中國石化集團公司（以下簡稱“中石化”）采購退貨行為，加強采購管理，保障公司利益，維護市場秩序，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于中石化各部門、各分（子）公司在物資采購、服務采購等各類采購活動中的退貨管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則采購退貨行為必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保交易活動合法有效，避免法律風險。2.誠實守信原則買賣雙方應秉持誠實守信的態(tài)度，如實履行合同約定，不得隨意違約或惡意退貨。3.責任明確原則明確采購退貨過程中各相關方的責任，確保責任落實到人，避免推諉扯皮現(xiàn)象。4.流程規(guī)范原則建立規(guī)范的采購退貨流程，確保退貨操作有序進行，提高工作效率，降低管理成本。二、采購退貨的情形及條件（一）物資采購退貨情形及條件1.質量問題所采購物資經(jīng)檢驗不符合合同約定的質量標準，如規(guī)格型號不符、性能指標不達要求、存在質量缺陷等，供應商應負責無條件退貨或換貨。因質量問題導致生產無法正常進行、產品出現(xiàn)質量事故或造成其他經(jīng)濟損失的，采購方有權要求退貨，并要求供應商承擔相應的賠償責任。2.數(shù)量不符實際交付的物資數(shù)量多于或少于合同約定數(shù)量，且超出合同約定的合理誤差范圍。對于多交的部分，采購方有權拒收；對于少交的部分，供應商應及時補足，如無法補足，采購方有權就少交部分要求退貨。3.交付時間延誤供應商未按照合同約定的時間交付物資，且逾期時間超過合同約定的寬限期，導致采購方生產計劃受到嚴重影響，采購方有權要求退貨，并追究供應商的違約責任。4.產品規(guī)格變更在采購合同履行過程中，因采購方業(yè)務調整或其他合理原因，需要變更所采購物資的規(guī)格型號，而供應商無法滿足變更要求的，采購方有權對已采購的物資要求退貨。5.其他約定情形采購合同中明確約定的其他可退貨情形，如包裝不符合要求、隨貨資料不全等，供應商應按照合同約定執(zhí)行退貨。（二）服務采購退貨情形及條件1.服務質量不達標供應商提供的服務未達到合同約定的服務標準，如服務內容缺失、服務質量低下、服務效果未達到預期等，采購方有權要求供應商采取補救措施或退貨（如退還已支付的服務費用）。2.服務期限延誤供應商未按照合同約定的服務期限提供服務，且逾期時間超過合同約定的寬限期，影響采購方正常業(yè)務開展的，采購方有權要求退貨，并要求供應商承擔相應的違約責任。3.服務內容變更在服務合同履行過程中，因采購方業(yè)務調整或其他合理原因，需要變更服務內容，而供應商無法滿足變更要求的，采購方有權對已采購的服務要求退貨。4.其他約定情形服務合同中明確約定的其他可退貨情形，如服務人員資質不符、服務過程中出現(xiàn)違規(guī)行為等，采購方有權按照合同約定要求退貨。三、采購退貨流程（一）提出退貨申請1.采購部門或使用部門發(fā)現(xiàn)采購物資或服務存在符合退貨條件的情形時，應及時填寫《采購退貨申請表》，詳細說明退貨原因、退貨物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購合同編號等信息。2.《采購退貨申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購管理部門。（二）采購管理部門審核1.采購管理部門收到《采購退貨申請表》后，應在[X]個工作日內進行審核。審核內容包括退貨原因是否屬實、是否符合本制度規(guī)定的退貨條件、采購合同相關條款等。2.如審核通過，采購管理部門應在《采購退貨申請表》上簽署審核意見，并將其轉交給供應商管理部門；如審核不通過，應及時通知采購部門或使用部門，并說明理由。（三）供應商管理部門通知供應商1.供應商管理部門接到經(jīng)采購管理部門審核通過的《采購退貨申請表》后，應在[X]個工作日內以書面形式通知供應商，告知其采購方提出退貨的要求及原因，并要求供應商在規(guī)定的時間內（一般為[X]個工作日）給予答復。2.通知方式可采用郵件、傳真、信函等多種形式，確保供應商能夠及時收到通知。（四）供應商確認及協(xié)商1.供應商收到退貨通知后，應在規(guī)定時間內對退貨要求進行確認。如無異議，應與采購方協(xié)商退貨的具體事宜，包括退貨時間、退貨方式、運輸費用承擔等。2.如供應商對退貨要求存在異議，應在規(guī)定時間內書面回復采購方，說明理由，并提供相關證據(jù)材料。采購方應組織相關部門進行調查核實，如確實存在爭議，可通過協(xié)商、調解、仲裁或訴訟等方式解決。（五）辦理退貨手續(xù)1.經(jīng)過協(xié)商達成一致后，采購方與供應商應按照約定辦理退貨手續(xù)。對于物資采購退貨，采購方應負責將退貨物資整理、包裝好，并通知供應商前來提貨或安排運輸；對于服務采購退貨，采購方應按照合同約定的方式退還已支付的服務費用。2.在退貨過程中，采購方應做好相關記錄，包括退貨物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、退貨時間、運輸方式、運輸費用等信息，以及服務采購退貨的退款時間、退款金額等信息。（六）財務結算1.財務部門根據(jù)采購退貨的實際情況進行財務結算。對于物資采購退貨，如已支付貨款，應在退貨手續(xù)辦理完畢后，按照合同約定及相關規(guī)定及時辦理退款手續(xù)；對于服務采購退貨，應按照合同約定及相關規(guī)定及時退還已支付的服務費用。2.財務結算過程中，應嚴格審核相關憑證和手續(xù)，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。四、采購退貨過程中的責任劃分（一）采購方責任1.采購方應及時發(fā)現(xiàn)采購物資或服務存在的問題，并按照本制度規(guī)定的流程提出退貨申請。2.在退貨過程中，采購方應積極配合供應商，提供必要的協(xié)助和信息，確保退貨手續(xù)順利辦理。3.如因采購方自身原因導致退貨，如擅自變更采購要求、提供虛假驗收報告等，采購方應承擔相應的責任，包括賠償供應商因此遭受的損失。（二）供應商責任1.供應商應按照合同約定提供符合質量標準、數(shù)量準確、交付及時的物資或服務。如因供應商原因導致采購方提出退貨，供應商應承擔全部責任，包括無條件退貨、換貨、承擔運輸費用、賠償采購方經(jīng)濟損失等。2.供應商應在收到采購方退貨通知后，及時響應并按照約定辦理退貨手續(xù)。如因供應商原因延誤退貨時間或拒絕退貨，供應商應承擔相應的違約責任。（三）其他相關部門責任1.使用部門應配合采購部門做好采購物資的驗收工作，及時反饋物資質量、數(shù)量等方面的問題，為采購退貨提供依據(jù)。2.質量檢驗部門應嚴格按照相關標準對采購物資進行檢驗，出具準確的檢驗報告，為采購退貨提供技術支持。3.物流部門應按照采購方與供應商協(xié)商確定的退貨方式，負責組織退貨物資的運輸，確保物資安全、及時送達供應商。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購退貨業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購退貨流程是否合規(guī)、責任劃分是否明確、財務結算是否準確等。2.采購管理部門應定期對采購退貨情況進行統(tǒng)計分析，總結經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時采取措施加以改進。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，確保采購退貨行為符合法律法規(guī)及行業(yè)標準要求