PAGE會(huì)計(jì)出納單據(jù)收納制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司會(huì)計(jì)出納單據(jù)的收納工作，確保單據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司財(cái)務(wù)管理提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持，保障公司財(cái)務(wù)工作的順利開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及會(huì)計(jì)出納單據(jù)收納的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保單據(jù)收納工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄和整理各類單據(jù)信息，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收納所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的單據(jù)，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：及時(shí)處理和收納單據(jù)，避免延誤導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真或影響財(cái)務(wù)決策。5.保密性原則：對(duì)涉及公司財(cái)務(wù)機(jī)密的單據(jù)信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、單據(jù)種類及定義（一）原始憑證1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車(chē)銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車(chē)銷售統(tǒng)一發(fā)票等，是公司購(gòu)買(mǎi)貨物、接受服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)的付款憑證。2.收據(jù)：用于證明公司收到外部單位或個(gè)人款項(xiàng)的憑證，如押金收據(jù)、租金收據(jù)等。3.報(bào)銷單：?jiǎn)T工因公務(wù)支出后填寫(xiě)的報(bào)銷憑證，詳細(xì)記錄了費(fèi)用發(fā)生的事由、金額、報(bào)銷人等信息。4.借款單：?jiǎn)T工因工作需要向公司借款時(shí)填寫(xiě)的單據(jù)，注明借款金額、用途、還款期限等。5.出入庫(kù)單：記錄公司物資出入庫(kù)情況的單據(jù)，包括入庫(kù)單、出庫(kù)單，詳細(xì)記載物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。（二）記賬憑證1.收款憑證：用于記錄現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務(wù)的記賬憑證。2.付款憑證：用于記錄現(xiàn)金和銀行存款支出業(yè)務(wù)的記賬憑證。3.轉(zhuǎn)賬憑證：用于記錄不涉及現(xiàn)金和銀行存款收付的其他業(yè)務(wù)的記賬憑證。三、單據(jù)收納流程（一）原始憑證的取得與審核1.業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)：各部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)取得相應(yīng)的原始憑證。例如，采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)物資時(shí)，應(yīng)向供應(yīng)商索取發(fā)票；員工辦理公務(wù)支出后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫(xiě)報(bào)銷單并附上相關(guān)發(fā)票等憑證。2.初步審核：取得原始憑證后，經(jīng)手人應(yīng)首先對(duì)憑證的真實(shí)性、合法性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括憑證是否為正規(guī)發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票內(nèi)容是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，是否有開(kāi)票單位的蓋章等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)單位或個(gè)人溝通解決，確保原始憑證的有效性。（二）原始憑證的傳遞1.內(nèi)部傳遞：經(jīng)手人將初步審核無(wú)誤的原始憑證按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞。對(duì)于涉及費(fèi)用報(bào)銷的憑證，一般先由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，再交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍和預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。2.交接記錄：在原始憑證傳遞過(guò)程中，應(yīng)建立交接記錄，明確交接時(shí)間、交接人、接收人等信息，確保憑證傳遞的準(zhǔn)確性和可追溯性。（三）會(huì)計(jì)審核與整理1.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到原始憑證后，會(huì)計(jì)人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及與公司財(cái)務(wù)制度的符合性。如發(fā)現(xiàn)憑證存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。2.整理分類：審核通過(guò)的原始憑證，會(huì)計(jì)人員應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序等進(jìn)行整理分類。例如，將發(fā)票按照銷售發(fā)票、采購(gòu)發(fā)票等類別分別整理，將報(bào)銷單按照費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行分類。對(duì)于同類單據(jù)，應(yīng)按照編號(hào)順序排列，以便于后續(xù)的裝訂和查閱。（四）記賬憑證的編制1.依據(jù)原始憑證：會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤并整理好的原始憑證，按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，編制記賬憑證。記賬憑證應(yīng)準(zhǔn)確記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、借貸方向、金額等信息，并注明所附原始憑證的張數(shù)。2.審核與簽章：記賬憑證編制完成后，應(yīng)由另一名會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括記賬憑證的編制是否符合規(guī)定、會(huì)計(jì)分錄是否正確、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確等。審核無(wú)誤后，審核人員和制單人員應(yīng)在記賬憑證上簽字或蓋章。（五）單據(jù)的裝訂與保管1.裝訂成冊(cè)：定期（一般每月一次）將審核后的記賬憑證及所附原始憑證進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)確保憑證整齊、牢固，不得有缺頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。裝訂順序一般為記賬憑證在前，原始憑證在后，按照編號(hào)順序排列，并在裝訂線處加蓋騎縫章。2.保管要求：裝訂好的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管。公司應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案室或檔案柜，由專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全完整。會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。四、單據(jù)收納的職責(zé)分工（一）各部門(mén)職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)及時(shí)取得真實(shí)、合法、有效的原始憑證，并對(duì)憑證的真實(shí)性負(fù)責(zé)。按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程對(duì)原始憑證進(jìn)行初步審核和審批，確保費(fèi)用支出符合公司業(yè)務(wù)范圍和預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。及時(shí)將審核后的原始憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，并配合財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行相關(guān)問(wèn)題的核實(shí)和處理。2.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)物資時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定向供應(yīng)商索取正規(guī)發(fā)票，并確保發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)業(yè)務(wù)一致。對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性等，如有問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。將審核后的發(fā)票及相關(guān)采購(gòu)單據(jù)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)傳遞過(guò)來(lái)的原始憑證進(jìn)行詳細(xì)審核，確保憑證符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求。根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制記賬憑證，準(zhǔn)確記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)記賬憑證及原始憑證進(jìn)行整理、分類、裝訂，并按照規(guī)定的期限和要求進(jìn)行保管。定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全完整。2.出納人員負(fù)責(zé)辦理現(xiàn)金和銀行存款收付業(yè)務(wù)，并及時(shí)取得相關(guān)收款和付款憑證。對(duì)出納相關(guān)的原始憑證進(jìn)行初步審核，如支票存根、銀行回單等，確?？铐?xiàng)收付的準(zhǔn)確性。將審核后的出納憑證傳遞給會(huì)計(jì)人員，并配合會(huì)計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理。協(xié)助會(huì)計(jì)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的整理和保管工作。五、單據(jù)收納的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)出納單據(jù)收納工作進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)內(nèi)容包括單據(jù)的取得、審核、編制、裝訂、保管等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否真實(shí)準(zhǔn)確等。2.問(wèn)題整改：對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)按照整改意見(jiàn)及時(shí)進(jìn)行整改，確保單據(jù)收納工作規(guī)范有序。（二）財(cái)務(wù)自查1.日常自查：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立日常自查制度，會(huì)計(jì)人員和出納人員應(yīng)定期對(duì)自己負(fù)責(zé)的單據(jù)收納工作進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括憑證審核的準(zhǔn)確性、記賬憑證編制的規(guī)范性、單據(jù)整理的完整性等。2.交叉檢查：財(cái)務(wù)部門(mén)可定期組織會(huì)計(jì)人員和出納人員進(jìn)行交叉檢查，通過(guò)相互檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，促進(jìn)工作質(zhì)量的提高。交叉檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄和反饋，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。六、單據(jù)收納的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.數(shù)據(jù)錄入：利用財(cái)務(wù)軟件或?qū)ｉT(mén)的檔案管理系統(tǒng)，將會(huì)計(jì)出納單據(jù)的相關(guān)信息進(jìn)行電子錄入。錄入內(nèi)容應(yīng)包括單據(jù)編號(hào)、日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、經(jīng)手人等，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。2.分類存儲(chǔ)：按照單據(jù)種類、時(shí)間等對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，方便查詢和檢索。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作電子檔案系統(tǒng)。（二）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期備份：定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)等。備份周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次備份。2.安全防護(hù)：采取必要的安全