PAGE檔案室封存制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案封存工作流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及分支機(jī)構(gòu)在檔案管理過程中涉及的檔案封存工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案封存工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障封存檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確檔案封存的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保各項(xiàng)操作規(guī)范統(tǒng)一。4.可追溯性原則：對(duì)檔案封存的全過程進(jìn)行記錄，以便于查詢和追溯。二、檔案封存的范圍（一）已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案1.財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿等，按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定的保管期限屆滿后，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核確認(rèn)無繼續(xù)保存必要的。2.一般性業(yè)務(wù)文件，如日常工作的臨時(shí)性報(bào)告、通知等，在達(dá)到規(guī)定保管期限后，經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門評(píng)估不再具有保存價(jià)值的。（二）涉及特定事項(xiàng)已完成且需封存的檔案1.重大項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目結(jié)束并通過驗(yàn)收后，按照項(xiàng)目檔案管理要求進(jìn)行封存。2.法律糾紛案件檔案，在案件終結(jié)且相關(guān)法律程序履行完畢后，予以封存。（三）其他需要封存的檔案1.因公司結(jié)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型等原因，不再使用或不再具有管理意義的檔案。2.按照上級(jí)主管部門要求或特定工作安排需要封存的檔案。三、檔案封存的流程（一）檔案鑒定1.各部門定期對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行清理，初步判斷是否符合封存條件。2.檔案管理部門組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等專業(yè)人員組成鑒定小組，對(duì)擬封存檔案進(jìn)行全面鑒定。鑒定小組應(yīng)依據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況，綜合考量檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案是否具備封存條件。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、敏感信息或存在爭(zhēng)議的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)討論，必要時(shí)可咨詢外部專家意見，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、客觀。（二）清單編制1.經(jīng)鑒定符合封存條件的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)編制檔案封存清單。清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.檔案清單編制完成后，應(yīng)與檔案實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后由檔案管理人員、鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（三）封存包裝1.根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量和保管要求，選擇合適的封存包裝材料。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用專用的檔案盒或檔案袋進(jìn)行封裝，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，采用加密等技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)安全，同時(shí)將存儲(chǔ)介質(zhì)裝入專用的檔案盒或檔案袋進(jìn)行封存。2.在封存包裝上應(yīng)清晰標(biāo)注檔案的名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，以便于識(shí)別和管理。（四）入庫存儲(chǔ)1.封存后的檔案應(yīng)及時(shí)移交至檔案室的專門存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行保管。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存儲(chǔ)索引，便于快速查找和調(diào)閱。（五）登記備案1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案封存的全過程進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案鑒定時(shí)間、清單編制時(shí)間、封存包裝時(shí)間、入庫存儲(chǔ)時(shí)間等信息。2.登記備案信息應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，形成檔案封存工作臺(tái)賬，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。四、檔案封存的保管要求（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，防止有害氣體積聚對(duì)檔案造成損害。3.檔案室應(yīng)安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、除濕機(jī)等，確保檔案存儲(chǔ)安全。（二）日常巡查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行巡查，檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求，封存檔案是否完好無損。2.巡查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。對(duì)于一般性問題，如溫濕度異常、設(shè)備故障等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和維修；對(duì)于嚴(yán)重問題，如檔案損壞、丟失、泄露等，應(yīng)立即向上級(jí)報(bào)告，并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。（三）定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)封存檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與清單一致，檔案狀態(tài)良好。2.盤點(diǎn)周期一般為每年一次，特殊情況下可根據(jù)實(shí)際需要增加盤點(diǎn)次數(shù)。盤點(diǎn)工作應(yīng)由檔案管理人員和相關(guān)部門人員共同參與，并形成盤點(diǎn)報(bào)告。（四）安全防護(hù)措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守門禁制度，妥善保管門禁鑰匙或密碼。2.對(duì)檔案室的安全設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施設(shè)備存在故障或損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案室的安全操作規(guī)程，掌握火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處理方法。五、檔案封存的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱封存檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，必要時(shí)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人提交查閱申請(qǐng)表后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員只能在指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.封存檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案的原始用途和保密要求，不得用于任何非法或不當(dāng)目的。2.對(duì)于涉及公司核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案的利用，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（四）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱與利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱申請(qǐng)人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。2.查閱與利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案封存的銷毀（一）銷毀條件1.檔案在封存期間，如發(fā)現(xiàn)存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)、失去保存價(jià)值等情況，經(jīng)檔案管理部門鑒定小組評(píng)估后，可提出銷毀申請(qǐng)。2.對(duì)于已過保管期限且無繼續(xù)查閱利用價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)后，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、類別、年度、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上檔案鑒定小組的鑒定意見。2.銷毀申請(qǐng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行，銷毀機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采用安全可靠的銷毀方式，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并對(duì)銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息。5.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)要求銷毀機(jī)構(gòu)出具銷毀證明，并將銷毀證明與檔案銷毀申請(qǐng)表、鑒定意見等資料一并歸檔保存。（三）銷毀監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保銷毀工作符合規(guī)定程序和要求。2