PAGE采購下單流程制度及流程規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購下單流程，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司物資供應(yīng)的及時性、準確性和質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，維護公司的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購下單活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購下單活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)?？陀^性原則：采購下單應(yīng)基于客觀需求，避免盲目采購和重復(fù)采購，確保采購物資與公司實際需求相符。效益性原則：在保證物資質(zhì)量和滿足需求的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購下單過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平競爭，防止腐敗行為。及時性原則：采購下單應(yīng)及時準確，確保物資按時供應(yīng)，避免因采購延誤影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動。二、采購需求的提出1.需求部門職責(zé)各需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及實際工作需要，及時、準確地提出采購需求。需求部門應(yīng)詳細填寫采購申請單，注明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息，并確保申請單內(nèi)容真實、完整。對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，說明緊急原因，并在采購申請單上注明“緊急采購”字樣。2.采購申請單的審批采購申請單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般采購申請單由需求部門負責(zé)人審核后，提交至采購部門；對于金額較大、涉及重要物資或服務(wù)的采購申請單，還需經(jīng)過財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)部門的審核批準。審批部門應(yīng)重點審核采購需求的合理性、必要性、預(yù)算情況以及與公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)計劃的一致性。對于不符合要求的采購申請，審批部門應(yīng)及時提出修改意見或予以駁回。三、采購部門職責(zé)1.采購計劃制定采購部門應(yīng)根據(jù)公司采購申請單，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況以及采購周期等因素，制定詳細的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容。采購部門應(yīng)定期對采購計劃進行評估和調(diào)整，確保采購計劃的合理性和有效性。對于因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因?qū)е碌牟少徲媱澴兏少彶块T應(yīng)及時與需求部門溝通協(xié)調(diào)，并重新履行審批手續(xù)。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估與選擇機制，對潛在供應(yīng)商進行全面調(diào)查和評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，采購部門應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等內(nèi)容。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行獎懲，如增加或減少采購份額、暫停合作等，以激勵供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。3.采購訂單下達采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，及時下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求、付款方式等條款，并確保訂單內(nèi)容準確無誤。采購訂單下達前，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行溝通確認，確保供應(yīng)商能夠按照訂單要求按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。對于重要采購訂單，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供書面確認函。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)交付。四、采購合同簽訂1.合同簽訂原則采購合同應(yīng)按照《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定簽訂，確保合同合法有效。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準確，避免模糊不清或歧義條款。采購合同應(yīng)采用書面形式簽訂，合同文本應(yīng)加蓋雙方公章或合同專用章，并由雙方授權(quán)代表簽字確認。2.合同簽訂流程采購部門在下達采購訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單內(nèi)容起草采購合同。采購合同應(yīng)包含采購訂單中的各項條款，并根據(jù)實際情況進行補充和完善。采購合同起草完成后，采購部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門應(yīng)重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及風(fēng)險防范條款等內(nèi)容，并提出修改意見。根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購部門對合同文本進行修改完善后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對合同的簽訂進行全面審查，并做出審批決定。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。簽訂后的采購合同應(yīng)及時歸檔保存，作為采購活動的重要依據(jù)。五、采購物資驗收1.驗收標準采購物資的驗收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準、規(guī)格型號、數(shù)量等要求進行。對于沒有合同約定的物資，應(yīng)按照國家相關(guān)標準或行業(yè)通用標準進行驗收。驗收標準應(yīng)明確、具體，具有可操作性，確保驗收人員能夠準確判斷物資是否符合要求。2.驗收流程采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準備工作。物資到貨后，采購部門應(yīng)及時組織需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應(yīng)按照驗收標準對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標等進行逐一檢查，并填寫驗收報告。對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)出具不合格報告，注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購部門應(yīng)跟蹤不合格物資的處理情況，督促供應(yīng)商采取有效措施進行整改或退換貨，確保公司利益不受損失。六、采購付款1.付款原則采購付款應(yīng)嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行，確保公司資金安全和供應(yīng)商合法權(quán)益。采購付款應(yīng)遵循審批流程，未經(jīng)審批不得擅自付款。2.付款流程采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)核對發(fā)票內(nèi)容與采購合同、驗收報告是否一致。核對無誤后，采購部門應(yīng)填寫付款申請單，注明采購項目名稱、合同編號、發(fā)票號碼、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。付款申請單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批部門應(yīng)重點審核付款申請的真實性、合法性、準確性以及與合同約定的一致性。對于不符合要求的付款申請，審批部門應(yīng)及時提出修改意見或予以駁回。經(jīng)審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照付款申請單上的付款方式和時間進行付款操作。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記入賬，并將付款憑證歸檔保存。七、采購檔案管理**1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請單、采購計劃、采購訂單、采購合同、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等與采購活動相關(guān)的所有文件和資料。2.檔案管理職責(zé)采購部門負責(zé)采購檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。采購部門應(yīng)指定專人負責(zé)采購檔案管理，確保檔案資料的完整性和準確性。采購檔案應(yīng)按照時間順序、項目類別等進行分類整理，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全。采購檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于超過保管期限的檔案，采購部門應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到采購部門查閱檔案。公司外部人員因特殊原因需要查閱采購檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，采購部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案資料的安全。因工作需要借閱采購檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到采購部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司應(yīng)建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購下單流程各環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明。內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，重點檢查采購流程執(zhí)行情況、采購合同簽訂與履行情況、采購資金使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。公司紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對采購活動的紀律監(jiān)督，嚴肅查處采購過程中的違規(guī)違紀行為，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.考核指標公司應(yīng)建立采購工作考核制度，對采購部門及相關(guān)人員的工作業(yè)績進行考核評價?？己酥笜藨?yīng)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制情況、采購物資質(zhì)量情況、供應(yīng)商管理情況、合同履行情況等方面。采購任務(wù)完成情況主要考核采購部門是否按照采購計劃及時、準確地完成采購任務(wù)，確保物資供應(yīng)的及時性。采購成本控制情況主要考核采購部門是否通過合理的采購策略和談判技巧，有效降低采購成本，提高采購效益。采購物資質(zhì)量情況主要考核采購部門采購的物資是否符合質(zhì)量要求，是否因質(zhì)量問題給公司帶來損失。供應(yīng)商管理情況主要考核采購部門對供應(yīng)商的評估、選擇、考核、管理等工作是否到位，供應(yīng)商是否能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。合同履行情況主要考核采購部門是否按照采購合同約定履行義務(wù)，是否及時處理合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，維護公司合法權(quán)益。3.考核方式與結(jié)果應(yīng)用采購工作考核應(yīng)采取定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式進行。定期考核一般每年進行一次，不定期考核根據(jù)實際工作需要適時開展?？己私Y(jié)果應(yīng)作為采購部門及相關(guān)人員績效評價、薪酬調(diào)整、晉升獎勵等的重要依據(jù)。對于