PAGE企業(yè)打印機使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司打印機的使用，提高設備使用效率，保障信息安全，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需使用原則：員工應根據(jù)工作實際需求使用打印機，避免不必要的打印浪費。2.節(jié)約環(huán)保原則：倡導雙面打印、復印，減少紙張消耗，降低能源浪費。3.安全保密原則：涉及公司機密文件的打印、復印等操作，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、打印機管理職責（一）行政部門1.負責公司打印機設備的選型、采購、安裝調試及日常維護管理。2.制定打印機使用管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.定期檢查打印機的使用情況，統(tǒng)計紙張消耗等數(shù)據(jù)，進行成本核算與分析。4.協(xié)調解決打印機使用過程中出現(xiàn)的技術問題和故障維修。（二）各部門負責人1.負責本部門員工打印機使用的培訓與指導，確保員工熟悉并遵守使用制度。2.監(jiān)督本部門員工打印機的使用情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。3.根據(jù)工作需要，合理安排打印機的使用，提高設備使用效率。（三）使用人員1.嚴格遵守本制度，正確、規(guī)范地使用打印機。2.愛護打印機設備，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告。3.節(jié)約使用紙張、墨粉等耗材，避免浪費。三、打印機使用規(guī)范（一）開機與關機1.每天上班后，由專人負責開啟打印機電源，確保設備正常運行。2.下班前，關閉打印機電源，切斷電源插頭，以延長設備使用壽命，節(jié)約能源。（二）打印操作1.文件排版：員工在打印文件前，應認真檢查文件排版，盡量減少不必要的空白頁和重復內(nèi)容，確保打印內(nèi)容清晰、準確。2.打印設置：根據(jù)文件內(nèi)容和用途，合理設置打印參數(shù)，如紙張大小、打印份數(shù)、打印顏色、雙面打印等。如需雙面打印，應在打印設置中選擇相應選項。3.打印審批：對于重要文件或涉及公司機密文件的打印，需按照公司相關審批流程進行審批，經(jīng)批準后方可打印。（三）復印操作1.復印前檢查：檢查原稿是否清晰、完整，如有問題及時處理或更換原稿。2.復印設置：根據(jù)原稿情況設置復印參數(shù)，如復印份數(shù)、縮放比例、顏色等。如需雙面復印，應選擇雙面復印功能，并確保紙張放置正確。3.復印審批：與打印審批要求相同，涉及重要或機密文件的復印需經(jīng)審批。（四）掃描操作1.掃描文件準備：整理好需要掃描的文件，確保文件平整、無褶皺，避免影響掃描效果。2.掃描設置：根據(jù)掃描目的設置掃描參數(shù)，如掃描分辨率、文件格式、存儲路徑等。掃描文件應選擇合適的格式，如PDF格式，以確保文件的完整性和可讀性。3.掃描審批：重要文件掃描需經(jīng)審批，掃描后的文件應妥善保存，并按照公司文件管理規(guī)定進行分類歸檔。（五）特殊情況處理1.打印機出現(xiàn)卡紙、墨粉不足等故障時，使用人員應及時向行政部門報告，不得自行拆卸或強行處理。行政部門應安排專業(yè)人員進行維修，并記錄故障情況和維修時間。2.若緊急情況下需要使用打印機，且當時無專人負責開啟，使用人員可在確保安全的前提下，自行開啟打印機，但事后應及時告知行政部門。四、耗材管理（一）紙張管理1.紙張領取：各部門根據(jù)工作需要，定期到行政部門領取紙張。領取時應填寫紙張領用登記表，注明領用部門、領用日期、紙張規(guī)格和數(shù)量等信息。2.紙張使用：員工應合理使用紙張，盡量采用雙面打印、復印方式，減少紙張浪費。對于可重復利用的紙張，如打印錯誤的紙張、單面使用后的空白紙張等，應統(tǒng)一收集，用于草稿或其他非重要文件的打印。3.紙張回收：行政部門定期組織紙張回收工作，對各部門回收的紙張進行分類整理，可再次利用的紙張重新發(fā)放使用，無法使用的紙張進行統(tǒng)一處理。（二）墨粉、硒鼓管理1.墨粉、硒鼓更換：當打印機提示墨粉或硒鼓不足時，由行政部門安排專業(yè)人員進行更換，并做好更換記錄。更換后的墨粉盒、硒鼓應妥善保管，以備后續(xù)回收或再利用。2.墨粉、硒鼓回收：行政部門負責對使用完畢的墨粉盒、硒鼓進行回收，與供應商協(xié)商進行環(huán)保處理或再利用，減少對環(huán)境的污染。（三）耗材成本控制1.行政部門定期統(tǒng)計打印機耗材的使用情況，分析耗材消耗規(guī)律，制定合理的耗材采購計劃，降低采購成本。2.鼓勵員工節(jié)約使用耗材，對在耗材節(jié)約方面表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰和獎勵。五、安全與保密規(guī)定（一）信息安全1.涉及公司機密信息的文件打印、復印、掃描等操作，必須在公司內(nèi)部指定的打印機上進行，嚴禁在外部打印機上處理公司機密文件。2.打印、復印、掃描后的文件應及時取走，不得在打印機旁長時間停留，防止信息泄露。3.定期對打印機進行安全檢查和維護，防止因設備故障導致信息泄露。（二）保密措施1.嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等機密文件的打印、復印、掃描等操作，應按照公司保密審批流程進行審批，經(jīng)批準后方可操作。2.對于機密文件的打印、復印、掃描，應使用專用的紙張和設備，確保文件內(nèi)容不被泄露。3.打印、復印、掃描機密文件時，操作人員應確保周圍環(huán)境安全，避免無關人員接觸文件內(nèi)容。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批私自打印、復印、掃描重要或機密文件。2.故意浪費紙張，如隨意打印大量不必要的文件、單面打印可雙面使用的文件等。3.擅自拆卸、維修打印機設備，導致設備損壞。4.未按規(guī)定操作打印機，造成設備故障或影響正常使用。5.違反信息安全和保密規(guī)定，導致公司信息泄露。（二）處理方式1.對于首次違規(guī)的員工，由部門負責人進行批評教育，并責令其改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、績效扣分等。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)員工應承擔相應的賠償責任。對于違反信息安全和保密規(guī)定的行為，將按照公司