PAGE辦公用品規(guī)范使用規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的使用行為，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需領(lǐng)用原則：員工應(yīng)根據(jù)工作實際需要領(lǐng)用辦公用品，避免浪費。2.節(jié)約使用原則：全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，合理使用辦公用品，延長使用壽命。3.規(guī)范管理原則：辦公用品的采購、存儲、發(fā)放、使用和報廢等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行管理。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾類：如檔案盒、文件袋、資料冊等。4.裝訂用品：如訂書機(jī)、訂書釘、膠水、膠棒等。5.桌面用品：如計算器、剪刀、直尺、膠水、回形針、大頭針等。（二）辦公設(shè)備類及耗材1.辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、碎紙機(jī)等。2.辦公設(shè)備耗材：如墨盒、硒鼓、色帶、紙張、墨粉、電池等。（三）辦公家具類1.辦公桌椅：包括辦公桌、辦公椅等。2.文件柜：如鐵皮柜、木質(zhì)文件柜等。3.沙發(fā)茶幾：用于接待區(qū)域等。（四）其他辦公用品1.清潔用品：如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.飲用水：為員工提供的日常飲用水。3.綠植：用于辦公區(qū)域的綠化裝飾。三、辦公用品的采購（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品采購申請表》，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請表后，進(jìn)行匯總整理，并根據(jù)庫存情況進(jìn)行初步審核。2.對于金額較大的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過的采購申請，行政部門方可安排采購。（三）采購實施1.行政部門根據(jù)審批后的采購申請表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.在采購過程中，應(yīng)遵循性價比最優(yōu)原則，確保所采購的辦公用品質(zhì)量合格、價格合理。3.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)等條款。（四）驗收入庫1.辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，確保所采購的辦公用品符合采購申請要求。3.驗收合格的辦公用品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。4.對于驗收不合格的辦公用品，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。四、辦公用品的存儲（一）存儲環(huán)境1.設(shè)立專門的辦公用品倉庫，保持倉庫干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合存儲要求。2.倉庫內(nèi)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放各類辦公用品，并有明顯的標(biāo)識。（二）存儲方式1.辦公用品應(yīng)分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，便于查找和使用。2.對于易受潮、易損壞的辦公用品，應(yīng)采取防潮、防蟲、防火等措施進(jìn)行存儲。3.定期對倉庫進(jìn)行盤點，確保賬物相符。（三）庫存管理1.行政部門應(yīng)建立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫情況，包括日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。2.根據(jù)庫存情況，及時補(bǔ)充庫存不足的辦公用品，并合理控制庫存數(shù)量，避免積壓浪費。五、辦公用品的發(fā)放（一）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)員工的工作崗位和實際需求，制定合理的辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。2.例如，普通員工每月發(fā)放一定數(shù)量的復(fù)印紙、筆等辦公文具；特殊崗位（如文案策劃、設(shè)計等）根據(jù)工作需要可適當(dāng)增加相關(guān)辦公用品的發(fā)放量。（二）發(fā)放流程1.員工填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至行政部門辦公用品發(fā)放處。3.行政部門發(fā)放人員根據(jù)庫存情況和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，對領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，并發(fā)放相應(yīng)的辦公用品。4.發(fā)放人員在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.因工作需要臨時增加辦公用品領(lǐng)用的，員工應(yīng)填寫《辦公用品臨時領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門領(lǐng)取。2.對于超出發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品領(lǐng)用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可領(lǐng)取。六、辦公用品的使用（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，按照正確的使用方法進(jìn)行操作，避免因使用不當(dāng)造成損壞。2.辦公設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保正常運行。3.節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印紙張，減少紙張浪費；合理設(shè)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的墨粉、紙張使用量，避免過度消耗。（二）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督本部門員工辦公用品的使用情況，發(fā)現(xiàn)浪費或違規(guī)使用現(xiàn)象及時制止并糾正。2.行政部門定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，對浪費嚴(yán)重或違規(guī)使用的部門和個人進(jìn)行通報批評，并責(zé)令其整改。（三）共享使用1.鼓勵員工之間共享辦公用品，提高辦公用品的使用效率。2.對于一些不常用的辦公用品，如投影儀、大型文件裝訂設(shè)備等，員工可通過申請在部門內(nèi)或跨部門之間共享使用。七、辦公用品的維修與報廢（一）維修管理1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時填寫《辦公設(shè)備維修申請表》報行政部門。2.行政部門安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修時間、維修內(nèi)容、更換零部件等信息。3.維修費用由行政部門根據(jù)實際情況進(jìn)行統(tǒng)計核算，屬于正常損耗的維修費用由公司承擔(dān)；因使用不當(dāng)造成的維修費用由責(zé)任人承擔(dān)。（二）報廢管理1.辦公用品出現(xiàn)損壞、老化、無法使用等情況，符合報廢條件的，使用部門應(yīng)填寫《辦公用品報廢申請表》，注明報廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息。2.行政部門組織相關(guān)人員對報廢申請進(jìn)行審核，審核通過后辦理報廢手續(xù)。3.報廢的辦公用品應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行清理處理，可采用變賣、捐贈等方式進(jìn)行處置，處置收入應(yīng)上繳公司財務(wù)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定填寫采購申請表、領(lǐng)用申請表，虛報辦公用品需求的。2.浪費辦公用品，如隨意丟棄紙張、過度使用辦公設(shè)備耗材等。3.違規(guī)使用辦公用品，如將辦公用品用于私人用途。4.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自采購辦公用品的。5.未按規(guī)定進(jìn)行辦公用品的驗收、入庫、發(fā)放、存儲等管理工作的。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其改正。2.對于多次違