PAGE辦公室公文用字規(guī)范制度一、總則（一）目的為了確保公司辦公室公文用字的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和一致性，提高公文質(zhì)量和工作效率，樹立公司良好形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門以公司名義制發(fā)的各類公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家語言文字法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保公文用字符合規(guī)范要求。2.堅(jiān)持準(zhǔn)確、規(guī)范、簡潔、莊重的用字原則，避免使用生僻字、異體字、錯(cuò)別字和不規(guī)范的簡化字。3.注重公文用字的一致性和連貫性，保持同一公文或同一類公文在用字方面的統(tǒng)一風(fēng)格。二、用字規(guī)范要求（一）漢字使用規(guī)范1.使用規(guī)范漢字，以國家正式公布的《簡化字總表》《通用規(guī)范漢字表》為準(zhǔn)。禁止使用已被簡化的繁體字、異體字，除翻印古籍、姓氏等特殊情況外，不得使用不規(guī)范的簡化字。2.漢字書寫要工整、清晰，筆畫規(guī)范，避免潦草、模糊或隨意涂改。3.正確使用漢字的字形、字音和字義，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、別字和用詞不當(dāng)?shù)膯栴}。對(duì)于容易混淆的字詞，要認(rèn)真辨析，確保使用準(zhǔn)確無誤。（二）數(shù)字使用規(guī)范1.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。2.表示公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、時(shí)刻、計(jì)數(shù)和計(jì)量的數(shù)字，均用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。年份要寫全稱，不能簡寫，如“2023年”不得寫成“23年”。3.多位整數(shù)和小數(shù)的分節(jié)，采用國際通行的三位分節(jié)法，即從小數(shù)點(diǎn)起，向左和向右每三位數(shù)字一組，組間空四分之一個(gè)漢字的位置。非科技出版物也可不分節(jié)，但為便于閱讀，專業(yè)性較強(qiáng)的文件可仍用三位分節(jié)法。（三）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用規(guī)范1.嚴(yán)格按照國家規(guī)定的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，確保標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正確使用和位置準(zhǔn)確。2.句內(nèi)點(diǎn)號(hào)表示停頓時(shí)，要根據(jù)句子的語法結(jié)構(gòu)和語義關(guān)系正確使用，避免點(diǎn)號(hào)位置不當(dāng)或?yàn)E用。3.標(biāo)號(hào)中的引號(hào)、括號(hào)、破折號(hào)、省略號(hào)、著重號(hào)、連接號(hào)、間隔號(hào)、書名號(hào)、專名號(hào)等，要根據(jù)不同的用途和規(guī)范正確使用，避免混淆或錯(cuò)誤使用。（四）計(jì)量單位使用規(guī)范1.公文中的計(jì)量單位，必須使用國家法定計(jì)量單位。2.常見的法定計(jì)量單位及其符號(hào)要正確書寫和使用，如長度單位“米（m）”、質(zhì)量單位“千克（kg）”、時(shí)間單位“秒（s）”、電流單位“安培（A）”等。3.對(duì)于非法定計(jì)量單位，如市制單位、英制單位等，除特殊情況外，一般不得在公文中使用。如因特殊需要使用非法定計(jì)量單位，必須注明與法定計(jì)量單位的換算關(guān)系。三、公文起草用字規(guī)范（一）起草人員職責(zé)1.公文起草人員要具備扎實(shí)的語言文字功底，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家語言文字規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高用字規(guī)范意識(shí)。2.在起草公文前，要對(duì)涉及的專業(yè)術(shù)語、人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名稱等進(jìn)行核實(shí)，確保用字準(zhǔn)確無誤。3.起草過程中，要仔細(xì)斟酌用詞，反復(fù)檢查語句表達(dá)是否通順、邏輯是否嚴(yán)密，避免出現(xiàn)用字錯(cuò)誤和語病。（二）起草要求1.公文內(nèi)容要主題明確、條理清晰、文字簡潔，避免冗長繁瑣和模糊不清的表述。2.用詞要準(zhǔn)確恰當(dāng)，符合公文的性質(zhì)和語境，避免使用過于口語化、隨意化或生僻晦澀的詞匯。3.對(duì)于引用的法律法規(guī)、政策文件、領(lǐng)導(dǎo)講話等內(nèi)容，要確保原文用字準(zhǔn)確，不得擅自更改。4.在涉及數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位等方面，要嚴(yán)格按照規(guī)范要求書寫，不得隨意簡化或省略。（三）審核修改1.公文起草完成后，起草人員要認(rèn)真進(jìn)行自我審核，檢查用字是否規(guī)范、表述是否準(zhǔn)確。2.部門負(fù)責(zé)人要對(duì)公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合要求、用字是否規(guī)范等，提出修改意見并督促起草人員進(jìn)行修改。3.重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，需提交公司辦公室進(jìn)行審核。辦公室審核人員要從公文的格式、內(nèi)容、用字等方面進(jìn)行全面審核，確保公文質(zhì)量。審核通過后方可提交領(lǐng)導(dǎo)審批。四、公文審核用字規(guī)范（一）審核人員職責(zé)1.公司辦公室審核人員要熟悉國家語言文字規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和公文寫作要求，認(rèn)真履行審核職責(zé)。2.對(duì)送審的公文進(jìn)行全面細(xì)致的審核，重點(diǎn)檢查用字是否規(guī)范、表述是否準(zhǔn)確、格式是否符合要求等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出修改意見。3.審核過程中要與起草人員和相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保審核意見得到有效落實(shí)。（二）審核內(nèi)容1.對(duì)公文的標(biāo)題用字進(jìn)行審核，確保標(biāo)題簡潔明了、準(zhǔn)確概括公文主題，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病或用詞不當(dāng)?shù)膯栴}。2.檢查正文中的漢字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位等使用是否規(guī)范，是否符合本制度的要求。3.審核公文中的人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名稱等專用名詞的用字是否準(zhǔn)確無誤，是否與官方公布的信息一致。4.關(guān)注公文的語言風(fēng)格和表述方式，確保公文語言嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、莊重得體，避免使用不恰當(dāng)?shù)男揶o手法或網(wǎng)絡(luò)用語。（三）審核反饋1.審核人員完成審核后，要及時(shí)向起草人員反饋審核意見，明確指出存在的問題及修改建議。2.起草人員要根據(jù)審核意見認(rèn)真進(jìn)行修改，并將修改后的公文再次提交審核。審核人員要對(duì)修改情況進(jìn)行復(fù)查，確保公文用字規(guī)范。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的重大用字問題或與政策法規(guī)不符的表述，審核人員要及時(shí)與相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)溝通，共同研究解決方案。五、公文簽發(fā)用字規(guī)范（一）簽發(fā)人員職責(zé)1.公文簽發(fā)人員要對(duì)公文的內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)總責(zé)，認(rèn)真審核公文用字是否規(guī)范。2.在簽發(fā)公文前，要仔細(xì)閱讀公文全文，重點(diǎn)檢查標(biāo)題、正文、落款等部分的用字情況，確保無誤后再行簽發(fā)。3.對(duì)于存在用字問題的公文，簽發(fā)人員有權(quán)要求起草人員進(jìn)行修改完善，直至符合規(guī)范要求后方可簽發(fā)。（二）簽發(fā)要求1.簽發(fā)人員要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)公文用字的準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行最后審核，確保公文質(zhì)量。2.簽發(fā)后的公文如發(fā)現(xiàn)用字錯(cuò)誤等問題，由簽發(fā)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對(duì)于重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文，簽發(fā)人員要更加謹(jǐn)慎審核，必要時(shí)可組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審，確保用字規(guī)范無誤。六、公文印發(fā)用字規(guī)范（一）印發(fā)人員職責(zé)1.公司辦公室印發(fā)人員要按照公文排版格式要求，對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行準(zhǔn)確排版和印發(fā)。2.在排版過程中，要認(rèn)真核對(duì)公文內(nèi)容，確保用字規(guī)范、格式統(tǒng)一，避免出現(xiàn)排版錯(cuò)誤或用字遺漏等問題。3.對(duì)印發(fā)的公文進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決，確保公文印發(fā)質(zhì)量。（二）印發(fā)要求1.嚴(yán)格按照公司規(guī)定的公文排版格式進(jìn)行排版，確保字體、字號(hào)、行距、頁邊距等符合要求。2.對(duì)公文用字進(jìn)行再次核對(duì)，確保排版后的公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，與原稿一致。3.對(duì)于需要加蓋印章的公文，要確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確，符合印章使用規(guī)范。4.印發(fā)的公文要進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保公文的完整性和規(guī)范性。七、公文歸檔用字規(guī)范（一）歸檔人員職責(zé)1.公司檔案管理人員要負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行歸檔整理，確保歸檔公文用字規(guī)范、內(nèi)容完整。2.在歸檔過程中，要對(duì)公文的用字情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)部門。3.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)歸檔公文進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，便于日后查閱和利用。（二）歸檔要求1.歸檔的公文要保持原始面貌，不得擅自更改或涂抹公文內(nèi)容。2.對(duì)用字規(guī)范的公文要進(jìn)行妥善保管，防止檔案損壞、丟失。3.建立健全公文檔案檢索系統(tǒng)，方便快捷地查找和利用歸檔公文，確保檔案信息的有效利用。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門公文用字規(guī)范情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期開展抽查工作。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對(duì)公文用字不規(guī)范問題的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)情況進(jìn)行及時(shí)核實(shí)和處理。（二）檢查內(nèi)容1.檢查各部門制發(fā)的公文是否符合本制度規(guī)定的用字規(guī)范要求，包括漢字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位等的使用情況。2.查看公文起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)的用字規(guī)范執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作或把關(guān)不嚴(yán)的問題。（三）結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的公文用字不規(guī)范問題，要及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。2.將公文用字規(guī)范情況納入部門績效考核內(nèi)容，對(duì)用字規(guī)范工作做得好的部門進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題較多的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.對(duì)因公文用字不規(guī)范造成不良影響或嚴(yán)重后果的，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司辦公室定期組織公文用字規(guī)范培訓(xùn)，提高員工的語言文字應(yīng)用能力和公文寫作水平。2.根據(jù)員工的實(shí)際需求和工作特點(diǎn)，制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容包括國家語言文字規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、公文寫作技巧、用字規(guī)范案例分析等。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課、專題講座、在線學(xué)習(xí)等多種方式開展培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果。2.邀請(qǐng)語言文字專家或資深公文寫作人員進(jìn)行授課，提高培訓(xùn)的專業(yè)性和權(quán)威性。3.組織培訓(xùn)交流活動(dòng)，鼓勵(lì)員工分享公文寫作經(jīng)驗(yàn)和用字規(guī)范心得，促進(jìn)共同提高。（三）宣傳推廣1.利用公司內(nèi)部宣傳欄、