PAGE慈善總會(huì)辦公室制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范慈善總會(huì)辦公室的各項(xiàng)工作流程，確保辦公室工作的高效、有序開展，提升慈善總會(huì)的整體運(yùn)作效率，更好地履行慈善使命，為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)的慈善服務(wù)。（二）適用范圍本制度適用于慈善總會(huì)辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)慈善行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.公正透明原則：秉持公正、公平、公開的態(tài)度處理各項(xiàng)事務(wù)，確保慈善活動(dòng)信息透明，接受社會(huì)監(jiān)督。3.高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作配合，形成工作合力。4.服務(wù)至上原則：以服務(wù)慈善事業(yè)、服務(wù)捐贈(zèng)者、服務(wù)受助對(duì)象為宗旨，不斷提升服務(wù)質(zhì)量和水平。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定辦公室工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的工作安排、績(jī)效考核和培訓(xùn)發(fā)展。4.審核重要文件、報(bào)告等，代表辦公室對(duì)外溝通協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。5.參與慈善總會(huì)重大決策的討論，提供相關(guān)意見和建議。（二）行政事務(wù)崗職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公室文件、檔案的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作。2.安排辦公室會(huì)議、活動(dòng)的籌備和組織工作，做好會(huì)議記錄。3.管理辦公室辦公用品、設(shè)備等物資，做好采購(gòu)、維修和保養(yǎng)工作。4.負(fù)責(zé)辦公室環(huán)境衛(wèi)生的管理和維護(hù)。5.協(xié)助做好慈善總會(huì)的接待工作，安排來訪人員的食宿、交通等。（三）財(cái)務(wù)與物資管理崗職責(zé)1.負(fù)責(zé)慈善總會(huì)辦公室的財(cái)務(wù)管理工作，編制財(cái)務(wù)預(yù)算和決算報(bào)告。2.審核各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷，確保資金使用合理合規(guī)。3.管理慈善物資的采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)和發(fā)放工作，建立物資臺(tái)賬。4.定期對(duì)慈善物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。5.協(xié)助財(cái)務(wù)審計(jì)部門做好財(cái)務(wù)審計(jì)工作。（四）項(xiàng)目管理崗職責(zé)1.負(fù)責(zé)慈善項(xiàng)目的策劃、立項(xiàng)和申報(bào)工作。2.制定慈善項(xiàng)目實(shí)施方案，明確項(xiàng)目目標(biāo)、內(nèi)容、實(shí)施步驟和責(zé)任人。3.組織項(xiàng)目實(shí)施過程中的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目的總結(jié)和評(píng)估工作，撰寫項(xiàng)目報(bào)告。5.維護(hù)與項(xiàng)目合作方、受益方的溝通協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。（五）宣傳與信息崗職責(zé)1.制定慈善總會(huì)辦公室的宣傳工作計(jì)劃，組織開展宣傳活動(dòng)。2.負(fù)責(zé)慈善信息的收集、整理、編輯和發(fā)布工作，維護(hù)慈善總會(huì)官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)。3.撰寫新聞稿件、宣傳資料等，提升慈善總會(huì)的社會(huì)形象和知名度。4.收集社會(huì)各界對(duì)慈善工作的意見和建議，及時(shí)反饋給相關(guān)部門。5.協(xié)助開展慈善文化建設(shè)工作，傳播慈善理念。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文辦公室專人負(fù)責(zé)接收外來文件，進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號(hào)、來文單位、日期等信息。對(duì)收文進(jìn)行初步審核，根據(jù)文件內(nèi)容確定傳閱范圍和承辦部門。將文件及時(shí)送辦公室主任批閱，辦公室主任根據(jù)文件要求做出批示。承辦部門按照批示要求辦理文件，辦理完畢后將文件交回辦公室歸檔。2.發(fā)文各部門需要發(fā)文時(shí)，填寫發(fā)文審批表，注明發(fā)文事由、文件內(nèi)容、發(fā)送范圍等信息。將發(fā)文審批表交辦公室主任審核，辦公室主任審核通過后簽字批準(zhǔn)。辦公室根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)文審批表進(jìn)行文件起草、修改和排版。文件排版完成后，交辦公室主任再次審核，審核無誤后加蓋慈善總會(huì)公章。將文件通過郵寄、專人送達(dá)等方式發(fā)送給收件單位，并做好發(fā)文記錄。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議主題和要求，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單。行政事務(wù)崗負(fù)責(zé)會(huì)議通知的起草和發(fā)送，明確會(huì)議議程、要求等事項(xiàng)。準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備、文具等，布置會(huì)議場(chǎng)地。2.會(huì)議組織提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否就緒。組織參會(huì)人員簽到入場(chǎng)，引導(dǎo)就座。按照會(huì)議議程進(jìn)行會(huì)議，做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議等。3.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要初稿。將會(huì)議紀(jì)要初稿交參會(huì)人員審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。辦公室主任審定會(huì)議紀(jì)要后，印發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好存檔工作。（三）慈善項(xiàng)目管理流程1.項(xiàng)目策劃項(xiàng)目管理崗根據(jù)社會(huì)需求和慈善總會(huì)發(fā)展規(guī)劃，提出慈善項(xiàng)目策劃方案。對(duì)策劃方案進(jìn)行可行性研究和論證，征求相關(guān)部門和專家意見。根據(jù)論證意見對(duì)項(xiàng)目策劃方案進(jìn)行修改完善，形成項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書。2.項(xiàng)目立項(xiàng)將項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書提交慈善總會(huì)理事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審議。決策機(jī)構(gòu)審議通過后，下達(dá)項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)，明確項(xiàng)目實(shí)施要求和資金預(yù)算等。3.項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目管理崗根據(jù)立項(xiàng)批復(fù)，組織制定項(xiàng)目實(shí)施方案，明確項(xiàng)目實(shí)施步驟、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施方案，組織采購(gòu)慈善物資、招募志愿者、開展項(xiàng)目活動(dòng)等。定期對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，并及時(shí)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。4.項(xiàng)目驗(yàn)收項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目管理崗組織相關(guān)部門和人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施方案和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效果、資金使用情況等進(jìn)行檢查。驗(yàn)收合格后，出具項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。（四）財(cái)務(wù)與物資管理流程1.財(cái)務(wù)預(yù)算財(cái)務(wù)與物資管理崗根據(jù)慈善總會(huì)年度工作計(jì)劃和項(xiàng)目安排，編制財(cái)務(wù)預(yù)算草案。財(cái)務(wù)預(yù)算草案經(jīng)辦公室主任審核后，提交慈善總會(huì)理事會(huì)審議。理事會(huì)審議通過后，下達(dá)年度財(cái)務(wù)預(yù)算批復(fù)，作為財(cái)務(wù)收支的依據(jù)。2.費(fèi)用報(bào)銷工作人員發(fā)生費(fèi)用支出后，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明費(fèi)用事由、金額、發(fā)票號(hào)碼等信息。將費(fèi)用報(bào)銷單及相關(guān)發(fā)票等憑證交部門負(fù)責(zé)人審核簽字。財(cái)務(wù)與物資管理崗對(duì)費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審核，審核無誤后交辦公室主任審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷付款。3.物資采購(gòu)各部門根據(jù)項(xiàng)目需求，填寫物資采購(gòu)申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。物資采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交財(cái)務(wù)與物資管理崗審核。財(cái)務(wù)與物資管理崗審核通過后，報(bào)辦公室主任審批。根據(jù)審批結(jié)果，由行政事務(wù)崗負(fù)責(zé)組織物資采購(gòu)，采購(gòu)過程中要遵循相關(guān)采購(gòu)規(guī)定，確保物資質(zhì)量和價(jià)格合理。4.物資入庫(kù)與發(fā)放采購(gòu)的物資到貨后，行政事務(wù)崗負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫物資入庫(kù)單。各部門需要領(lǐng)用物資時(shí)，填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。物資領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交行政事務(wù)崗審核發(fā)放。行政事務(wù)崗根據(jù)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放物資，并做好物資發(fā)放記錄。（五）宣傳與信息管理流程1.宣傳策劃宣傳與信息崗根據(jù)慈善總會(huì)工作重點(diǎn)和宣傳需求，制定宣傳工作計(jì)劃。策劃宣傳活動(dòng)方案，明確活動(dòng)主題、形式、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。對(duì)宣傳活動(dòng)方案進(jìn)行成本預(yù)算和效果評(píng)估，報(bào)辦公室主任審核。2.信息收集與整理安排專人負(fù)責(zé)收集慈善總會(huì)工作動(dòng)態(tài)、項(xiàng)目進(jìn)展、捐贈(zèng)信息等各類信息。對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類整理，篩選出有價(jià)值的信息。將整理好的數(shù)據(jù)信息錄入慈善總會(huì)信息管理系統(tǒng)。3.信息發(fā)布根據(jù)信息發(fā)布計(jì)劃，在慈善總會(huì)官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等平臺(tái)發(fā)布信息。發(fā)布信息前要進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、合規(guī)。對(duì)發(fā)布的信息進(jìn)行跟蹤反饋，收集公眾的意見和建議，及時(shí)調(diào)整宣傳策略。四、內(nèi)部監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.成立內(nèi)部監(jiān)督小組，由辦公室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各崗位代表。2.監(jiān)督小組定期對(duì)辦公室各項(xiàng)工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查工作流程執(zhí)行情況、制度遵守情況、資金使用情況等。3.設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受辦公室工作人員及社會(huì)各界的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）績(jī)效考核制度1.根據(jù)崗位職責(zé)和工作目標(biāo)，制定詳細(xì)的績(jī)效考核指標(biāo)體系。2.績(jī)效考核采用定量與定性相結(jié)合的方式，定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.績(jī)效考核結(jié)果與工作人員的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)工作人員積極履行職責(zé)，提高工作績(jī)效。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.每年制定辦公室工作人員培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)不同崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，確定培訓(xùn)內(nèi)容和方式。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、慈善業(yè)務(wù)知識(shí)、辦公技能、溝通技巧等方面。3.培訓(xùn)方式采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地考察等多種形式。（二）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為辦公室工作人員提供職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)，幫助其制定個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。2.根據(jù)工作人員的工作