PAGE掇刀區(qū)檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強掇刀區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在掇刀區(qū)各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于掇刀區(qū)各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由本單位綜合檔案室負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則各單位應(yīng)如實反映各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得偽造、篡改檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則各單位應(yīng)加強檔案安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置各單位應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，作為本單位檔案管理的職能部門，負責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室應(yīng)配備專職或兼職檔案管理人員，負責(zé)檔案管理的具體工作。（二）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)本單位各部門的檔案工作，對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.定期對本單位檔案進行清查盤點，確保檔案賬實相符。5.負責(zé)向掇刀區(qū)檔案局報送檔案工作情況統(tǒng)計報表和檔案移交等工作。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為掇刀區(qū)各項工作提供服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守本單位檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防護措施，確保檔案的安全。4.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。5.積極開展檔案利用工作，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，及時登記檔案利用情況。6.根據(jù)檔案管理工作的需要，做好檔案信息的數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。7.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與本單位工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本單位形成的各種文件材料，包括：黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀檢監(jiān)察等方面的文件材料。行政管理類：單位規(guī)劃、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、人事管理、財務(wù)管理、物資管理、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。業(yè)務(wù)工作類：本單位各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如項目申報、審批、實施、驗收等過程中產(chǎn)生的文件。科技文件材料：科研項目、技術(shù)改造、設(shè)備儀器等方面的文件材料。聲像檔案：反映本單位重要活動、事件的照片、錄音、錄像等。電子檔案：本單位形成的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)等。3.下級機關(guān)報送的重要文件、報表、總結(jié)等。4.其他與本單位工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其內(nèi)容的真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式和存儲要求進行收集。4.各部門應(yīng)定期將收集到的文件材料移交綜合檔案室，交接時應(yīng)辦理交接手續(xù)。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照分類順序進行裝訂、排列，裝入檔案盒。2.科技檔案整理按照項目、專業(yè)、時間等進行分類。對科技文件材料進行編號、編目，繪制檔案目錄和檢索卡片。建立科技檔案卷內(nèi)目錄、備考表等。3.聲像檔案整理按照內(nèi)容、時間等進行分類。對照片、錄音、錄像等進行編號、編目，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等。將聲像檔案存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的目錄。4.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類。對電子文件進行命名、編號，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫。對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。四、檔案的保管（一）檔案保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)堅固、安全，具有防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行排列上架，標識清晰，便于查找。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.根據(jù)檔案保管期限的變化，及時調(diào)整檔案的保管位置。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對掇刀區(qū)工作具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對掇刀區(qū)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對掇刀區(qū)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定綜合檔案室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和單位領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容和利用價值等，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。2.檔案銷毀對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同到指定地點進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.方便利用原則檔案管理部門應(yīng)簡化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案泄密。（二）檔案利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與掇刀區(qū)有關(guān)的檔案，須經(jīng)本單位檔案管理部門同意，并辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案，須按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）檔案利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本單位檔案管理部門負責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人簽字后，在指定地點查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（四）檔案利用方式1.查閱檔案：利用者可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案原件。2.借閱檔案：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制檔案：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準確、完整，定期向上級主管部門和掇刀區(qū)檔案局報送。（二）檔案移交