PAGE公司采購規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒或歧視。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，維護(hù)公司信譽(yù)。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門：各使用部門根據(jù)工作需要，提前填寫采購申請單，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息。2.需求審核：采購申請單提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實際工作需求及預(yù)算情況進(jìn)行審批，確保需求的合理性和必要性。（二）采購計劃制定1.采購部門：采購部門根據(jù)審核通過的采購申請單，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體內(nèi)容、采購時間、采購方式等。2.計劃調(diào)整：如因市場變化、需求變更等原因需要調(diào)整采購計劃，采購部門應(yīng)及時與使用部門溝通協(xié)調(diào)，并重新提交采購計劃調(diào)整申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評價：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。3.供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核后簽訂。（四）采購實施1.采購方式選擇：采購部門根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點、金額大小、市場情況等因素，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。2.采購文件編制：對于招標(biāo)采購、競爭性談判等采購方式，采購部門應(yīng)編制采購文件，明確采購要求、評審標(biāo)準(zhǔn)、采購程序等內(nèi)容。采購文件應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。3.采購談判與合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致意見。談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。采購合同應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果簽訂，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)及公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（五）采購驗收1.驗收標(biāo)準(zhǔn)制定：采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定采購物資或服務(wù)的驗收標(biāo)準(zhǔn)。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確驗收內(nèi)容、驗收方法、驗收流程及驗收人員職責(zé)等。2.驗收實施：采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行檢驗，填寫驗收報告，記錄驗收結(jié)果。3.驗收結(jié)果處理：如驗收合格，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)，并將采購物資或服務(wù)移交使用部門。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨等處理方式。如供應(yīng)商拒絕處理或處理結(jié)果不符合要求，采購部門可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同及驗收報告，填寫付款申請單，注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款時間等信息。付款申請單應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交財務(wù)部門。2.付款審核：財務(wù)部門對付款申請單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核無誤后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.付款方式：公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。具體付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定及公司財務(wù)制度執(zhí)行。三、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購風(fēng)險識別：采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：采購部門根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。對于高風(fēng)險的采購項目，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格變化、供求關(guān)系等信息，合理安排采購計劃，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加或物資短缺。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，選擇信譽(yù)良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，加強(qiáng)對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量檢驗工作。對于重要物資或關(guān)鍵服務(wù)，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗檢測。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨等處理方式。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對采購合同的管理，簽訂合同前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。合同執(zhí)行過程中，應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同糾紛。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格按照采購合同約定及公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)，加強(qiáng)對付款申請的審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。對于存在付款風(fēng)險的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。四、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的編制與審核情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.法律法規(guī)監(jiān)督：采購活動應(yīng)接受國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，確保采購行為合法合規(guī)。2.社會監(jiān)督：公司應(yīng)接受社會公眾的監(jiān)督，對于涉及公眾利益的采購項目，應(yīng)及時公開采購信息，接受社會監(jiān)督。五、采購人員管理（一）人員資質(zhì)與培訓(xùn)1.資質(zhì)要求：采購人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉采購業(yè)務(wù)流程，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)。采購人員應(yīng)持有相關(guān)職業(yè)資格證書或具備相應(yīng)的工作經(jīng)驗。2.培訓(xùn)計劃：采購部門應(yīng)制定采購人員培訓(xùn)計劃，定期組織采購人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括采購法律法規(guī)、采購業(yè)務(wù)流程、供應(yīng)商管理、談判技巧、合同管理等方面。（二）績效考核1.考核指標(biāo)：采購部門應(yīng)建立采購人員績效考核制度，明確績效考核指標(biāo)，包括采購成本控制、采購質(zhì)量保證、交貨期保證、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況等方面。2.考核方法：績效考核采用定量與定性相結(jié)合的方法，定期對采購人員的工作業(yè)績進(jìn)行考核評價?？己私Y(jié)果與采購人員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵采購人員提高工作績效。（三）廉潔自律1.廉潔規(guī)定：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.監(jiān)督檢查：公司應(yīng)加強(qiáng)