PAGE船舶訂艙管理制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司船舶訂艙業(yè)務(wù)流程，確保訂艙工作的高效、準確、合規(guī)，提高公司在航運市場的競爭力，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及船舶訂艙業(yè)務(wù)的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、運營部門、客服部門等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及航運行業(yè)的相關(guān)標準和規(guī)范，確保訂艙業(yè)務(wù)的合法性和規(guī)范性。2.準確高效原則：準確掌握貨物信息、船期信息等，提高訂艙效率，及時滿足客戶需求。3.風(fēng)險防控原則：對訂艙過程中的各類風(fēng)險進行識別、評估和防控，保障公司利益。4.信息保密原則：妥善保管客戶信息及業(yè)務(wù)相關(guān)信息，防止信息泄露。二、訂艙業(yè)務(wù)流程（一）客戶需求收集1.銷售部門與客戶溝通，詳細了解貨物的名稱、數(shù)量、重量、體積、包裝形式、起運港、目的港、交貨期等信息。2.對于特殊貨物，如危險品、冷藏品、超大件貨物等，需進一步了解其特殊要求和運輸條件。（二）訂艙信息整理1.銷售部門將收集到的客戶訂艙信息進行整理，填寫訂艙委托書，確保信息準確無誤。2.訂艙委托書中應(yīng)明確貨物的詳細情況、運輸要求、客戶聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息。（三）船公司選擇與詢價1.根據(jù)貨物的性質(zhì)、運輸要求、起運港和目的港等因素，運營部門選擇合適的船公司進行詢價。2.向船公司提供詳細的訂艙信息，包括貨物信息、運輸條款等，獲取船期、運價、艙位等相關(guān)報價。3.對不同船公司的報價進行比較和分析，綜合考慮船期、運價、服務(wù)質(zhì)量等因素，選擇最優(yōu)的船公司。（四）訂艙確認1.運營部門在選定船公司后，向船公司發(fā)送訂艙委托書，進行訂艙確認。2.船公司在收到訂艙委托書后，對訂艙信息進行審核，如無異議，將確認訂艙，并提供訂艙確認書。3.訂艙確認書應(yīng)包含船名、航次、提單號、預(yù)計開航日期、預(yù)計到港日期等信息。（五）貨物報關(guān)與報檢1.客服部門根據(jù)訂艙信息，通知客戶準備貨物報關(guān)和報檢所需的文件和資料。2.協(xié)助客戶辦理貨物報關(guān)和報檢手續(xù)，確保報關(guān)報檢工作的順利進行。3.及時跟蹤報關(guān)報檢進度，如有問題及時與客戶和相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。（六）貨物裝箱與集港1.運營部門根據(jù)訂艙信息和船期安排，通知客戶貨物裝箱時間和地點。2.監(jiān)督貨物裝箱過程，確保貨物包裝牢固、標識清晰，符合運輸要求。3.安排貨物集港，確保貨物按時到達指定港口，并辦理相關(guān)的交接手續(xù)。（七）提單簽發(fā)與交付1.貨物裝船后，船公司簽發(fā)提單。客服部門及時跟蹤提單簽發(fā)情況，確保提單內(nèi)容準確無誤。2.將提單副本提供給客戶，以便客戶辦理結(jié)匯等手續(xù)。3.根據(jù)客戶要求，及時交付提單正本。如客戶要求電放提單，需按照相關(guān)規(guī)定辦理電放手續(xù)。三、訂艙風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括航運市場運價波動、船期變化、艙位緊張等風(fēng)險。2.客戶風(fēng)險：客戶提供虛假貨物信息、拖欠運費、毀約等風(fēng)險。3.操作風(fēng)險：訂艙信息錯誤、報關(guān)報檢失誤、貨物裝箱不當?shù)蕊L(fēng)險。4.法律風(fēng)險：違反法律法規(guī)、合同糾紛等風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級。（三）風(fēng)險防控措施1.市場風(fēng)險防控關(guān)注航運市場動態(tài)，及時掌握運價、船期等信息，與船公司保持良好的合作關(guān)系。制定合理的運價策略，根據(jù)市場變化及時調(diào)整運價。對于艙位緊張的情況，提前做好預(yù)訂和調(diào)配工作。2.客戶風(fēng)險防控加強客戶信用調(diào)查，對新客戶進行嚴格的信用評估。簽訂詳細的運輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運費支付方式、違約責任等。定期與客戶溝通，及時了解客戶需求和業(yè)務(wù)進展情況，防范客戶毀約風(fēng)險。3.操作風(fēng)險防控加強訂艙信息管理，建立嚴格的信息審核制度，確保訂艙信息準確無誤。對報關(guān)報檢人員進行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責任心，確保報關(guān)報檢工作的準確性。加強貨物裝箱現(xiàn)場監(jiān)督，嚴格按照操作規(guī)程進行裝箱作業(yè)。4.法律風(fēng)險防控組織員工學(xué)習(xí)法律法規(guī)，提高法律意識，確保訂艙業(yè)務(wù)操作符合法律法規(guī)要求。對于重大合同和業(yè)務(wù)事項，咨詢專業(yè)法律顧問意見，防范法律風(fēng)險。妥善處理合同糾紛，及時采取法律措施維護公司合法權(quán)益。四、信息管理（一）客戶信息管理1.建立客戶信息檔案，記錄客戶的基本信息、業(yè)務(wù)往來情況、信用狀況等。2.對客戶信息進行分類管理，確保信息的完整性和準確性。3.嚴格保密客戶信息，未經(jīng)客戶同意，不得向任何第三方泄露。（二）訂艙信息管理1.建立訂艙信息數(shù)據(jù)庫，對訂艙業(yè)務(wù)流程中的各類信息進行集中管理。2.訂艙信息應(yīng)包括客戶信息、貨物信息、船公司信息、訂艙確認信息、報關(guān)報檢信息、提單信息等。3.定期對訂艙信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息共享與溝通1.建立信息共享平臺，實現(xiàn)銷售部門、運營部門、客服部門等相關(guān)部門之間的信息實時共享。2.定期召開業(yè)務(wù)溝通會議，及時通報訂艙業(yè)務(wù)進展情況，協(xié)調(diào)解決業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的問題。3.加強與船公司、貨代、報關(guān)行、報檢機構(gòu)等外部合作伙伴的信息溝通，確保業(yè)務(wù)順利進行。五、人員職責（一）銷售部門職責1.負責與客戶溝通，收集客戶訂艙需求，填寫訂艙委托書。2.向客戶介紹公司的訂艙服務(wù)和運價政策，解答客戶疑問。3.跟蹤客戶業(yè)務(wù)進展情況，及時反饋客戶意見和建議。（二）運營部門職責1.根據(jù)銷售部門提供的訂艙委托書，選擇合適的船公司進行詢價和訂艙。2.協(xié)調(diào)船公司、貨代、報關(guān)行、報檢機構(gòu)等相關(guān)部門，確保訂艙業(yè)務(wù)流程的順利進行。3.安排貨物裝箱和集港，跟蹤貨物運輸情況。（三）客服部門職責1.負責與客戶溝通，通知客戶準備貨物報關(guān)和報檢所需的文件和資料。2.協(xié)助客戶辦理貨物報關(guān)和報檢手續(xù)，解答客戶在報關(guān)報檢過程中的疑問。3.跟蹤提單簽發(fā)情況，及時交付提單正本或辦理電放手續(xù)。（四）財務(wù)部門職責1.負責審核訂艙業(yè)務(wù)的費用結(jié)算，確保費用計算準確無誤。2.與客戶核對運費支付情況，及時催收運費。3.對訂艙業(yè)務(wù)的財務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，為公司決策提供支持。（五）其他部門職責1.行政部門負責提供訂艙業(yè)務(wù)所需的辦公設(shè)施和后勤保障。2.人力資源部門負責訂艙業(yè)務(wù)相關(guān)人員的招聘、培訓(xùn)和績效考核。3.法務(wù)部門負責審核訂艙業(yè)務(wù)合同和相關(guān)文件，防范法律風(fēng)險。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對訂艙業(yè)務(wù)流程進行檢查和評估。2.審計部門負責對訂艙業(yè)務(wù)的財務(wù)收支、合同執(zhí)行情況等進行審計監(jiān)督。3.設(shè)立舉報郵箱和電話，接受員工和客戶對訂艙業(yè)務(wù)違規(guī)行為的舉報。（二）考核指標1.訂艙準確率：考核訂艙信息的準確程度。2.訂艙及時率：考核訂艙業(yè)務(wù)是否按時完成。3.客戶滿意度：考核客戶對訂艙服務(wù)的滿意程度。4.運費回收率：考核運費的回收情況。（三）考核方式1.定期對各部門和人員的工作進行考核，考核結(jié)果與績效獎金掛鉤。2.對