PAGE日常屏風(fēng)采購制度規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司日常屏風(fēng)采購行為，確保采購活動(dòng)的合法性、規(guī)范性、合理性，提高采購效率，保證所采購屏風(fēng)的質(zhì)量，滿足公司辦公及業(yè)務(wù)需求，同時(shí)有效控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因辦公需要進(jìn)行的日常屏風(fēng)采購活動(dòng)，包括新辦公區(qū)域的屏風(fēng)配置、現(xiàn)有辦公區(qū)域屏風(fēng)的更換與補(bǔ)充等。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。公開透明原則：采購信息應(yīng)盡量公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購過程可追溯。效益原則：在保證屏風(fēng)質(zhì)量和滿足使用需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、采購需求管理1.需求提出各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《屏風(fēng)采購申請表》，詳細(xì)說明所需屏風(fēng)的規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)、顏色、功能要求等信息，并注明預(yù)計(jì)使用時(shí)間和使用地點(diǎn)。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保需求的合理性和必要性。對于涉及多個(gè)部門的聯(lián)合采購需求，由牽頭部門統(tǒng)一填寫申請表，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門意見。2.需求審核行政部門收到《屏風(fēng)采購申請表》后，對需求進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、與公司整體布局和風(fēng)格的協(xié)調(diào)性、預(yù)算的可行性等。對于重大采購需求或涉及金額較大的項(xiàng)目，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，綜合考慮公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、成本效益等因素，形成審核意見。審核通過后的申請表提交給采購部門作為采購依據(jù)。如需求不合理或不符合公司要求，行政部門應(yīng)及時(shí)與申請部門溝通，說明原因并要求其進(jìn)行調(diào)整。三、采購流程1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集屏風(fēng)供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，篩選出合格的供應(yīng)商名單。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部門對擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并確保其具備良好的商業(yè)信譽(yù)和履行合同的能力。實(shí)地考察：對于重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、工藝流程、質(zhì)量管理體系等情況，實(shí)地查看樣品質(zhì)量，確保供應(yīng)商能夠滿足公司的采購要求。確定供應(yīng)商：采購部門根據(jù)審核和考察結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂合作協(xié)議或采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購談判談判準(zhǔn)備：采購部門在與供應(yīng)商談判前，應(yīng)充分了解市場行情和公司采購需求，制定談判策略和方案。明確談判的目標(biāo)、重點(diǎn)內(nèi)容和底線，準(zhǔn)備好相關(guān)的產(chǎn)品資料、價(jià)格信息、技術(shù)要求等談判文件。談判過程：采購人員與供應(yīng)商就屏風(fēng)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。在談判過程中，應(yīng)堅(jiān)持公平公正原則，爭取有利的采購條件，同時(shí)注重與供應(yīng)商的溝通協(xié)商，達(dá)成雙方都能接受的合作協(xié)議。談判記錄：采購部門應(yīng)做好談判記錄，詳細(xì)記錄談判過程中的討論內(nèi)容、達(dá)成的共識和未決事項(xiàng)等。談判記錄作為采購合同簽訂和執(zhí)行的重要參考依據(jù)。3.采購合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同審核：采購合同起草完成后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和有效性。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門對合同的付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，優(yōu)化資金安排。合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并妥善保管合同原件。4.采購執(zhí)行與跟蹤訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確訂單的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。訂單下達(dá)后，及時(shí)與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解訂單內(nèi)容。生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤：采購部門定期與供應(yīng)商溝通，了解屏風(fēng)的生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)掌握生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商采取措施解決。對于可能影響交貨期的問題，應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通，做好應(yīng)對準(zhǔn)備。到貨驗(yàn)收：屏風(fēng)到貨前，采購部門通知行政部門等相關(guān)驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。到貨時(shí)，驗(yàn)收人員按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對屏風(fēng)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，辦理入庫手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其更換或采取其他補(bǔ)救措施。5.付款管理付款申請：供應(yīng)商按照合同約定交貨并驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)合同條款填寫《付款申請表》，附上驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)證明文件，提交給財(cái)務(wù)部門審核。付款審核：財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合規(guī)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批?？铐?xiàng)支付：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。付款后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款憑證歸檔保存。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和各部門的采購需求預(yù)測，結(jié)合市場價(jià)格行情，編制年度屏風(fēng)采購預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、總價(jià)等詳細(xì)信息。在編制預(yù)算過程中，采購部門應(yīng)與行政部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門充分溝通，綜合考慮公司的資金狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展需求和成本控制要求，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。年度采購預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為本年度屏風(fēng)采購的控制依據(jù)。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請和審批。在采購過程中，采購人員應(yīng)密切關(guān)注市場價(jià)格變化，合理控制采購成本，確保采購支出不超過預(yù)算額度。對于預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差，應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取有效措施進(jìn)行糾正。3.預(yù)算監(jiān)控與分析財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，對比實(shí)際采購支出與預(yù)算額度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的問題和異常情況。采購部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好預(yù)算監(jiān)控工作，每月向財(cái)務(wù)部門報(bào)送采購預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、采購金額、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等情況。根據(jù)預(yù)算監(jiān)控和分析結(jié)果，公司適時(shí)調(diào)整采購策略和預(yù)算安排，提高預(yù)算管理的科學(xué)性和有效性。五、質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)確定在采購合同中明確屏風(fēng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括材質(zhì)要求、工藝標(biāo)準(zhǔn)、外觀質(zhì)量、環(huán)保指標(biāo)等內(nèi)容。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)滿足公司的實(shí)際使用需求。對于特殊要求的屏風(fēng)，如防火、防潮、隔音等功能要求，應(yīng)在合同中詳細(xì)注明，并要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的檢測報(bào)告或證明文件。2.質(zhì)量檢驗(yàn)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對屏風(fēng)進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀檢查、尺寸測量、材質(zhì)鑒定、功能測試等。對于重要的采購項(xiàng)目，可委托專業(yè)的質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行抽檢，確保所采購屏風(fēng)的質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，采取退換貨、維修整改等措施，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.質(zhì)量跟蹤與反饋在屏風(fēng)使用過程中，采購部門應(yīng)定期收集使用部門的反饋意見，了解屏風(fēng)的質(zhì)量狀況和使用效果。對于出現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其提供解決方案，并跟蹤處理結(jié)果。根據(jù)質(zhì)量跟蹤和反饋情況，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評估。如供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量頻繁出現(xiàn)問題，影響公司正常使用，采購部門應(yīng)考慮采取更換供應(yīng)商等措施。六、風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別市場風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注屏風(fēng)市場價(jià)格波動(dòng)、原材料供應(yīng)緊張等因素可能導(dǎo)致的采購成本上升風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，可能影響公司正常辦公使用，帶來維修、更換等額外成本和工作不便。合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不明確、供應(yīng)商違約等可能引發(fā)的法律糾紛和經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商經(jīng)營不善、破產(chǎn)倒閉等可能導(dǎo)致無法按時(shí)交貨或提供售后服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評估采購部門定期對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。對于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，制定詳細(xì)的應(yīng)對預(yù)案；對于中低風(fēng)險(xiǎn)事件，可采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控和防范措施。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)掌握屏風(fēng)市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價(jià)格波動(dòng)對采購成本的影響。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理和質(zhì)量檢驗(yàn)，選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同審核管理，確保合同條款明確、合法、有效。在合同履行過程中，嚴(yán)格監(jiān)督供應(yīng)商履行合同義務(wù)，及時(shí)處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和監(jiān)控，了解其經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)狀況。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商，保證采購活動(dòng)的連續(xù)性。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對屏風(fēng)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、公正透明。行政部門負(fù)責(zé)對采購過程中的需求審核、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，確保采購需求合理、驗(yàn)收工作嚴(yán)格執(zhí)行，保障公司利益。財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)對采購資金的管理和監(jiān)督，審核采購付款申請，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，防止資金浪費(fèi)和濫用。2.供應(yīng)商評價(jià)與考核采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價(jià)和考核。評價(jià)方式包括日常溝通、問卷調(diào)查、實(shí)地考察等，根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行打分排名。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)考慮終止合作關(guān)系，并在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.采購人員考核建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)能力等方面進(jìn)行考核評價(jià)?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)