PAGE規(guī)范公證業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司公證業(yè)務(wù)管理，規(guī)范公證業(yè)務(wù)流程，提高公證質(zhì)量，保障公證當(dāng)事人合法權(quán)益，促進(jìn)公證事業(yè)健康發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理制度。（二）適用范圍本管理制度適用于本公司內(nèi)所有公證業(yè)務(wù)的辦理、管理及監(jiān)督。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：公證業(yè)務(wù)的開展必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，確保公證行為的合法性和有效性。2.公正公平原則：秉持公正、公平的態(tài)度對待每一位公證當(dāng)事人，不受任何外部因素干擾，保證公證結(jié)果的公正性。3.真實(shí)自愿原則：要求公證事項(xiàng)的內(nèi)容真實(shí)、當(dāng)事人意思表示真實(shí)自愿，杜絕虛假材料和強(qiáng)迫行為。4.保密原則：對公證當(dāng)事人的隱私信息、商業(yè)秘密等予以嚴(yán)格保密，維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益。二、公證業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）申請與受理1.當(dāng)事人申請：當(dāng)事人向本公司提出公證申請，應(yīng)提交真實(shí)、完整、有效的證明材料，并填寫公證申請表。申請表應(yīng)包括當(dāng)事人基本信息、申請公證事項(xiàng)的詳細(xì)內(nèi)容、證明材料清單等。2.受理審查：受理人員對當(dāng)事人提交的申請及證明材料進(jìn)行初步審查。審查內(nèi)容包括申請事項(xiàng)是否屬于本公司公證業(yè)務(wù)范圍、證明材料是否齊全、真實(shí)有效、當(dāng)事人身份是否屬實(shí)等。如申請材料不齊全或不符合要求，應(yīng)一次性告知當(dāng)事人需要補(bǔ)充或更正的內(nèi)容。經(jīng)審查符合受理?xiàng)l件的，予以受理，并向當(dāng)事人出具受理通知單；不符合受理?xiàng)l件的，不予受理，并書面說明理由。（二）公證事項(xiàng)核實(shí)1.核實(shí)方式：根據(jù)公證事項(xiàng)的具體情況，可采取多種核實(shí)方式，包括向相關(guān)單位、個(gè)人進(jìn)行調(diào)查取證、查閱檔案資料、現(xiàn)場勘查、電話核實(shí)等。核實(shí)過程中應(yīng)制作詳細(xì)的核實(shí)記錄，記錄核實(shí)時(shí)間、地點(diǎn)、核實(shí)人員、核實(shí)內(nèi)容及結(jié)果等。2.核實(shí)要求：核實(shí)人員應(yīng)客觀、公正地進(jìn)行核實(shí)工作，不得偏袒任何一方。核實(shí)過程中發(fā)現(xiàn)證明材料存在疑問或當(dāng)事人陳述存在矛盾的，應(yīng)進(jìn)一步深入調(diào)查核實(shí)，確保公證事項(xiàng)的真實(shí)性。（三）公證文書制作1.擬稿：公證員根據(jù)核實(shí)后的事實(shí)和證據(jù)，按照公證文書格式要求擬寫公證文書初稿。擬稿內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整地反映公證事項(xiàng)的真實(shí)情況和當(dāng)事人的意思表示。2.審核：擬稿完成后，由本公司內(nèi)部的審核人員對公證文書初稿進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公證事項(xiàng)的合法性、真實(shí)性、文書格式的規(guī)范性、語言表達(dá)的準(zhǔn)確性等。審核人員應(yīng)提出審核意見，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與公證員溝通并要求修改。3.審批：審核通過后的公證文書初稿提交給審批人員進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，對公證文書進(jìn)行全面審查，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。批準(zhǔn)后的公證文書方可打印制作。4.打印與校對：按照審批后的公證文書內(nèi)容進(jìn)行打印，并由專人負(fù)責(zé)校對。校對人員應(yīng)認(rèn)真核對文書內(nèi)容與審批稿是否一致，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對無誤后，在公證文書上加蓋本公司公章及公證員簽名章。（四）公證書送達(dá)與歸檔1.送達(dá)：公證書制作完成后，應(yīng)及時(shí)送達(dá)當(dāng)事人。送達(dá)方式可根據(jù)當(dāng)事人要求選擇直接送達(dá)、郵寄送達(dá)或委托送達(dá)等。送達(dá)時(shí)應(yīng)要求當(dāng)事人在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)，注明送達(dá)日期。2.歸檔：公證業(yè)務(wù)辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將公證申請材料、核實(shí)記錄、公證文書等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。歸檔資料應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，便于日后查閱和管理。三、公證人員管理（一）人員資質(zhì)要求1.專業(yè)資格：從事公證業(yè)務(wù)的人員必須取得國家司法行政部門頒發(fā)的公證員執(zhí)業(yè)證書，具備相應(yīng)的法律專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。2.職業(yè)道德：公證人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實(shí)守信、廉潔奉公、保守秘密，不得從事有損公證機(jī)構(gòu)形象和聲譽(yù)的行為。（二）培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計(jì)劃：制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織公證人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)更新、公證業(yè)務(wù)新規(guī)定、典型案例分析等，以提高公證人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.考核機(jī)制：建立公證人員考核機(jī)制，定期對公證人員的業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、職業(yè)道德等方面進(jìn)行考核。考核結(jié)果作為公證人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰的重要依據(jù)。對考核不合格的公證人員，應(yīng)進(jìn)行針對性培訓(xùn)或調(diào)整工作崗位。（三）監(jiān)督與獎(jiǎng)懲1.內(nèi)部監(jiān)督：加強(qiáng)對公證人員的內(nèi)部監(jiān)督管理，建立健全監(jiān)督制度。通過定期檢查公證檔案、抽查公證業(yè)務(wù)辦理過程、受理當(dāng)事人投訴等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正公證人員在業(yè)務(wù)辦理過程中存在的問題。2.獎(jiǎng)懲措施：對在公證業(yè)務(wù)工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的公證人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、晉升機(jī)會(huì)等；對違反法律法規(guī)、職業(yè)道德或本公司管理制度的公證人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停執(zhí)業(yè)、吊銷執(zhí)業(yè)證書等處罰，并依法追究相應(yīng)責(zé)任。四、公證業(yè)務(wù)質(zhì)量控制（一）質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)1.合法性標(biāo)準(zhǔn)：公證事項(xiàng)必須符合國家法律法規(guī)規(guī)定，公證程序必須合法合規(guī)。確保公證文書具有法律效力，能夠得到司法機(jī)關(guān)及社會(huì)各界的認(rèn)可。2.真實(shí)性標(biāo)準(zhǔn)：公證人員應(yīng)嚴(yán)格審查證明材料的真實(shí)性，通過多種核實(shí)方式確保公證事項(xiàng)的事實(shí)依據(jù)真實(shí)可靠。杜絕虛假公證行為，維護(hù)公證行業(yè)的公信力。3.規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)：公證文書的制作應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范要求，包括文書格式、語言表達(dá)、簽字蓋章等方面。確保公證文書的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，便于當(dāng)事人使用和相關(guān)部門查閱。（二）質(zhì)量檢查與評估1.定期檢查：定期對已辦理的公證業(yè)務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括公證程序是否合規(guī)、證明材料是否真實(shí)有效、公證文書是否規(guī)范等。檢查方式可采取自查、互查、抽查等多種形式。2.質(zhì)量評估：建立公證業(yè)務(wù)質(zhì)量評估體系，對公證業(yè)務(wù)質(zhì)量進(jìn)行量化評估。評估指標(biāo)包括公證事項(xiàng)的準(zhǔn)確性、辦理效率、當(dāng)事人滿意度等。通過質(zhì)量評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)公證業(yè)務(wù)質(zhì)量。（三）問題處理與改進(jìn)1.問題發(fā)現(xiàn)與反饋：在質(zhì)量檢查和評估過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和反饋。明確問題產(chǎn)生的原因、涉及的人員和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以便采取針對性措施進(jìn)行整改。2.整改措施：針對發(fā)現(xiàn)的問題，制定具體的整改措施，明確責(zé)任人和整改期限。整改措施應(yīng)具有可操作性，能夠有效解決問題，提高公證業(yè)務(wù)質(zhì)量。整改完成后，應(yīng)對整改效果進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。五、公證業(yè)務(wù)收費(fèi)管理（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)制定1.依據(jù)規(guī)定：公證業(yè)務(wù)收費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照國家物價(jià)部門制定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得擅自提高或降低收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。2.公示制度：在本公司辦公場所顯著位置公示公證業(yè)務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，方便當(dāng)事人查閱和監(jiān)督。同時(shí)，通過公司網(wǎng)站、微信公眾號等渠道向社會(huì)公開收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，確保收費(fèi)透明。（二）收費(fèi)流程規(guī)范1.告知義務(wù)：在受理公證申請時(shí)，受理人員應(yīng)向當(dāng)事人明確告知公證業(yè)務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)金額及繳費(fèi)方式等信息。2.繳費(fèi)方式：提供多種繳費(fèi)方式供當(dāng)事人選擇，如現(xiàn)金繳費(fèi)、銀行轉(zhuǎn)賬、網(wǎng)上支付等。當(dāng)事人繳費(fèi)后，應(yīng)出具合法有效的收費(fèi)憑證。3.收費(fèi)管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對公證業(yè)務(wù)收費(fèi)的管理，建立收費(fèi)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆收費(fèi)的金額、時(shí)間、當(dāng)事人等信息。定期對收費(fèi)情況進(jìn)行核對和統(tǒng)計(jì)，確保收費(fèi)準(zhǔn)確無誤。（三）退費(fèi)管理1.退費(fèi)情形：如因特殊原因需要退費(fèi)的，應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定和本公司內(nèi)部制度執(zhí)行。退費(fèi)情形包括公證申請撤回、公證事項(xiàng)未辦理成功等。2.退費(fèi)流程：當(dāng)事人提出退費(fèi)申請后，承辦人員應(yīng)進(jìn)行審核，核實(shí)退費(fèi)原因及相關(guān)情況。審核通過后，填寫退費(fèi)審批表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由財(cái)務(wù)部門辦理退費(fèi)手續(xù)。退費(fèi)應(yīng)按照原繳費(fèi)渠道退還當(dāng)事人，確保退費(fèi)過程規(guī)范、透明。六、公證業(yè)務(wù)檔案管理（一）檔案收集與整理1.及時(shí)收集：公證業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類文件材料，承辦人員應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時(shí)收集齊全，不得遺漏。2.分類整理：按照檔案管理的要求，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。整理內(nèi)容包括對文件材料進(jìn)行編號、編目、裝訂等。（二）檔案保管與借閱1.保管要求：設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)施，確保檔案的安全存放。檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.借閱規(guī)定：嚴(yán)格檔案借閱制度，因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）檔案銷毀1.銷毀條件：對超過保管期限、已無保存價(jià)值的檔案，