PAGE規(guī)范人員進(jìn)出備案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織人員進(jìn)出管理，維護(hù)公司/組織正常秩序，保障公司/組織安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工、臨時(shí)工作人員、外來訪客等所有進(jìn)入公司/組織區(qū)域的人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人員進(jìn)出備案制度合法有效。2.安全性原則：保障公司/組織人員、財(cái)產(chǎn)及信息安全，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入，防范安全風(fēng)險(xiǎn)。3.便利性原則：在確保安全的前提下，盡量簡化流程，提高工作效率，方便正常人員進(jìn)出。二、人員分類及進(jìn)出規(guī)定（一）員工1.正常工作時(shí)間進(jìn)出員工應(yīng)在公司規(guī)定的正常工作時(shí)間內(nèi)，通過公司指定的出入口進(jìn)出公司/組織。員工進(jìn)入公司/組織時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示有效工作證件，配合門禁管理人員進(jìn)行身份驗(yàn)證。若因工作需要在非工作時(shí)間進(jìn)入公司/組織，員工應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，并說明原因及預(yù)計(jì)停留時(shí)間。部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，員工憑有效工作證件在門禁處登記進(jìn)出信息。2.加班及特殊情況進(jìn)出員工加班時(shí)，應(yīng)按照公司加班管理規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，在門禁處登記加班信息及預(yù)計(jì)離開時(shí)間。因特殊情況（如突發(fā)工作任務(wù)、緊急會(huì)議等）需要臨時(shí)進(jìn)入公司/組織的員工，應(yīng)及時(shí)向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，由部門負(fù)責(zé)人通知門禁管理部門，員工憑有效工作證件進(jìn)入。（二）臨時(shí)工作人員1.申請(qǐng)與審批各部門因工作需要臨時(shí)聘用人員時(shí)，應(yīng)提前填寫《臨時(shí)工作人員申請(qǐng)表》，注明臨時(shí)工作人員姓名、身份證號(hào)碼、工作內(nèi)容、工作期限、預(yù)計(jì)進(jìn)出時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《臨時(shí)工作人員申請(qǐng)表》提交至人力資源部門審核備案。人力資源部門對(duì)臨時(shí)工作人員的身份信息進(jìn)行核實(shí)，并根據(jù)公司實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后的《臨時(shí)工作人員申請(qǐng)表》由人力資源部門留存，并通知門禁管理部門為臨時(shí)工作人員辦理臨時(shí)出入證件。2.進(jìn)出管理臨時(shí)工作人員應(yīng)在規(guī)定的工作期限內(nèi)，憑臨時(shí)出入證件從指定出入口進(jìn)出公司/組織。臨時(shí)工作人員進(jìn)入公司/組織時(shí)應(yīng)在門禁處登記個(gè)人信息及進(jìn)出時(shí)間，離開時(shí)應(yīng)主動(dòng)交回臨時(shí)出入證件，并注銷登記信息。臨時(shí)工作人員工作期限屆滿或提前結(jié)束工作時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門和門禁管理部門，辦理相關(guān)手續(xù)。（三）外來訪客1.預(yù)約與登記公司/組織員工接待外來訪客時(shí)，應(yīng)提前與訪客溝通，了解訪客基本信息、來訪目的、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等，并填寫《外來訪客預(yù)約登記表》。將《外來訪客預(yù)約登記表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人同意后，通知訪客在預(yù)約時(shí)間到達(dá)公司/組織。訪客到達(dá)公司/組織時(shí)，應(yīng)在門禁處出示有效身份證件，并按照預(yù)約信息進(jìn)行登記。門禁管理人員核實(shí)信息無誤后，為訪客發(fā)放臨時(shí)訪客證件，并告知訪客相關(guān)管理規(guī)定和注意事項(xiàng)。2.陪同與引導(dǎo)員工應(yīng)在訪客來訪期間全程陪同，不得讓訪客獨(dú)自在公司/組織內(nèi)活動(dòng)。陪同人員應(yīng)引導(dǎo)訪客按照規(guī)定路線行走，避免訪客進(jìn)入公司/組織敏感區(qū)域或限制區(qū)域。3.離開管理訪客離開公司/組織時(shí)，應(yīng)主動(dòng)將臨時(shí)訪客證件交回門禁管理人員，門禁管理人員核實(shí)訪客信息后，注銷登記記錄。若訪客在公司/組織內(nèi)停留時(shí)間超過預(yù)約時(shí)間，陪同人員應(yīng)及時(shí)向所在部門報(bào)告，并協(xié)助門禁管理人員做好相關(guān)管理工作。三、備案信息管理（一）備案內(nèi)容1.人員基本信息包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。2.進(jìn)出時(shí)間詳細(xì)記錄每次進(jìn)入和離開公司/組織的具體時(shí)間。3.進(jìn)出事由注明進(jìn)入公司/組織的目的，如工作、會(huì)議、拜訪等。4.部門及崗位信息對(duì)于員工，記錄所在部門和崗位；對(duì)于臨時(shí)工作人員，記錄所屬部門或項(xiàng)目；對(duì)于外來訪客，記錄接待部門和接待人。（二）備案方式1.門禁系統(tǒng)登記公司/組織應(yīng)配備先進(jìn)的門禁系統(tǒng)，人員進(jìn)出時(shí)通過刷卡、人臉識(shí)別等方式在門禁系統(tǒng)中自動(dòng)記錄備案信息。門禁系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和查詢功能，能夠?qū)崟r(shí)保存人員進(jìn)出記錄，并方便管理人員隨時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)。2.紙質(zhì)登記在門禁處設(shè)置紙質(zhì)登記冊(cè)，對(duì)于無法通過門禁系統(tǒng)登記的人員（如外來訪客等），應(yīng)進(jìn)行手工登記。紙質(zhì)登記冊(cè)應(yīng)包括日期、時(shí)間、姓名、身份證號(hào)碼、進(jìn)出事由、部門及崗位、接待人等欄目，確保登記信息完整準(zhǔn)確。3.電子表格備案人力資源部門或相關(guān)管理部門應(yīng)定期收集門禁系統(tǒng)登記信息和紙質(zhì)登記信息，整理成電子表格進(jìn)行備案。電子表格應(yīng)按照人員類別、進(jìn)出時(shí)間等進(jìn)行分類匯總，便于數(shù)據(jù)分析和管理。（三）備案信息保存期限1.員工備案信息保存期限為員工離職后[X]年，以便于公司/組織進(jìn)行勞動(dòng)糾紛處理、審計(jì)等工作時(shí)查閱相關(guān)記錄。2.臨時(shí)工作人員備案信息保存期限為工作結(jié)束后[X]年，確保對(duì)臨時(shí)工作人員的管理有跡可循。3.外來訪客備案信息保存期限為來訪結(jié)束后[X]年，以備不時(shí)之需。（四）備案信息查詢與使用1.查詢權(quán)限公司/組織內(nèi)部管理人員因工作需要可查詢?nèi)藛T進(jìn)出備案信息，但應(yīng)遵循最小化查詢?cè)瓌t，僅查詢與工作相關(guān)的必要信息。涉及安全、法律等特殊情況需要查詢備案信息時(shí)，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。2.信息使用規(guī)范備案信息僅供公司/組織內(nèi)部管理使用，不得泄露給無關(guān)人員。如需對(duì)外提供備案信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保信息提供符合法律法規(guī)要求。四、門禁管理（一）門禁設(shè)施維護(hù)1.定期檢查安排專人定期對(duì)門禁設(shè)施進(jìn)行檢查，包括門禁系統(tǒng)、讀卡器、門鎖、攝像頭等設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保門禁設(shè)施處于良好狀態(tài)。檢查內(nèi)容包括設(shè)備外觀是否損壞、線路是否連接正常、數(shù)據(jù)傳輸是否準(zhǔn)確等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修或更換。2.故障處理門禁設(shè)施出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取臨時(shí)措施保障人員進(jìn)出安全。通知專業(yè)維修人員盡快到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行維修，記錄故障發(fā)生時(shí)間、現(xiàn)象及維修過程，確保故障得到徹底解決，并對(duì)維修情況進(jìn)行跟蹤和反饋。（二）門禁權(quán)限管理1.權(quán)限設(shè)定原則根據(jù)人員工作崗位、職責(zé)范圍及安全需求，合理設(shè)定門禁權(quán)限。確保不同人員只能進(jìn)入其工作所需的區(qū)域，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入敏感區(qū)域。門禁權(quán)限應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，根據(jù)人員崗位變動(dòng)、工作內(nèi)容調(diào)整等情況及時(shí)更新權(quán)限設(shè)置。2.權(quán)限申請(qǐng)與審批員工因工作調(diào)動(dòng)、崗位晉升等原因需要調(diào)整門禁權(quán)限時(shí)，應(yīng)填寫《門禁權(quán)限申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)調(diào)整的權(quán)限范圍及原因。將《門禁權(quán)限申請(qǐng)表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的《門禁權(quán)限申請(qǐng)表》提交至門禁管理部門，門禁管理部門在門禁系統(tǒng)中進(jìn)行權(quán)限調(diào)整操作，并記錄調(diào)整情況。（三）門禁安全管理1.人員培訓(xùn)對(duì)公司/組織員工、臨時(shí)工作人員及門禁管理人員進(jìn)行門禁安全知識(shí)培訓(xùn)，提高人員安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括門禁設(shè)施使用方法、人員進(jìn)出備案制度、安全防范措施等，確保人員熟悉門禁管理流程和安全要求。2.安全檢查門禁管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)出入口的安全檢查，防止未經(jīng)授權(quán)人員尾隨進(jìn)入公司/組織。定期對(duì)門禁設(shè)施周邊環(huán)境進(jìn)行巡查，確保沒有安全隱患，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，定期對(duì)人員進(jìn)出備案制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。監(jiān)督小組通過查看門禁系統(tǒng)記錄、紙質(zhì)登記冊(cè)、詢問相關(guān)人員等方式，檢查人員進(jìn)出備案是否規(guī)范、門禁管理是否嚴(yán)格等情況。2外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問題。對(duì)外部監(jiān)督提出的意見和建議進(jìn)行認(rèn)真分析和研究，制定切實(shí)可行的改進(jìn)措施，不斷完善人員進(jìn)出備案制度。（二）考核辦法1.考核對(duì)象對(duì)涉及人員進(jìn)出備案制度執(zhí)行的相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核，包括各部門負(fù)責(zé)人、門禁管理人員、員工等。2.考核指標(biāo)制度執(zhí)行情況：考核人員是否嚴(yán)格按照人員進(jìn)出備案制度進(jìn)行操作，如是否準(zhǔn)確登記備案信息、是否嚴(yán)格執(zhí)行門禁權(quán)限管理等。工作效率：考核人員在人員進(jìn)出管理過程中是否能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地處理相關(guān)事務(wù)，是否存在拖延、推諉等現(xiàn)象。安全管理：考核人員對(duì)門禁安全管理工作是否到位，是否能夠有效防范安全風(fēng)險(xiǎn)，確保公司/組織人員和財(cái)產(chǎn)安全。3.考核周期考核周期為[X]個(gè)月，每月對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行一次考核評(píng)估。4.考核結(jié)果應(yīng)用將考核結(jié)果與績效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤，對(duì)制度執(zhí)行良好、工作表現(xiàn)突出的部門和人員給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反制度、工作不力的部門和人員進(jìn)行批評(píng)教育、扣減績效獎(jiǎng)金等處罰，情節(jié)嚴(yán)重