PAGE規(guī)范公安檔案管理制度一、總則（一）目的公安檔案是公安機(jī)關(guān)在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是公安機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。規(guī)范公安檔案管理制度，旨在加強(qiáng)公安檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，有效發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，為維護(hù)國家安全、社會(huì)穩(wěn)定和服務(wù)人民群眾提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于各級(jí)公安機(jī)關(guān)及其所屬單位在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案的管理。包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公安機(jī)關(guān)的工作實(shí)際，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公安工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率，滿足公安工作的實(shí)際需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各級(jí)公安機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理本單位在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的有序存放。2.檔案保管與維護(hù)：妥善保管檔案，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)，防止檔案損壞、丟失和霉變。3.檔案利用服務(wù)：為公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門和其他有權(quán)限的單位及個(gè)人提供檔案查詢、調(diào)閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。4.檔案信息化建設(shè)：參與本單位檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份和維護(hù)，推動(dòng)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作，并做好相關(guān)記錄。（三）各部門職責(zé)1.形成部門：負(fù)責(zé)本部門在工作中產(chǎn)生檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。2.使用部門：在使用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、信函等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋各類公安業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，如刑事偵查檔案、治安管理檔案、交通管理檔案、出入境管理檔案、消防管理檔案等。3.聲像檔案：通過照片、錄音、錄像等形式記錄公安工作活動(dòng)的檔案，如重大案件現(xiàn)場(chǎng)照片、公安工作紀(jì)錄片、領(lǐng)導(dǎo)視察工作影像等。4.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類公安檔案，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)重要的、具有保存價(jià)值的文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并向檔案管理部門移交，不得擅自留存或銷毀。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、裁剪或損毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類。文書檔案可分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作等類別；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成歸檔。例如，刑事偵查檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后一個(gè)月內(nèi)歸檔；治安管理處罰檔案應(yīng)在處罰決定執(zhí)行完畢后半個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)整理規(guī)范、齊全完整，符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列，依次編號(hào)，并裝入檔案盒或檔案袋，在盒（袋）上注明檔案編號(hào)、題名、日期等信息。3.歸檔的電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)位置進(jìn)行保存。（三）移交程序1.各部門在完成檔案整理和歸檔后，應(yīng)填寫檔案移交清單，將檔案及清單一并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.經(jīng)核對(duì)無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案的移交手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列存放，便于查找和調(diào)閱。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，并做好標(biāo)識(shí)和保護(hù)措施。3.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公安機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)公安機(jī)關(guān)工作需要查考的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡在較短時(shí)期內(nèi)公安機(jī)關(guān)工作需要查考的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（五）檔案清查與盤點(diǎn)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并采取補(bǔ)救措施。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公安檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要確保檔案信息的安全，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)公安工作原則：檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞公安工作實(shí)際需求，為公安機(jī)關(guān)的決策、辦案、管理等工作提供有力支持。（二）利用范圍1.公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門因工作需要查閱、調(diào)閱本單位檔案。2.上級(jí)公安機(jī)關(guān)及其他有權(quán)限的單位因工作需要查閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、有關(guān)部門及社會(huì)組織因辦理案件、開展工作等需要，按照規(guī)定程序查閱公安檔案。（三）利用手續(xù)1.公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.上級(jí)公安機(jī)關(guān)及其他有權(quán)限的單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、有關(guān)部門及社會(huì)組織查閱公安檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定程序，提交查閱申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，經(jīng)公安機(jī)關(guān)檔案管理部門審核同意，并報(bào)經(jīng)公安機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供利用者查閱。查閱過程中，利用者應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。到期應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值，是否涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密和個(gè)人隱私等。3.考慮檔案的完整性和真實(shí)性，對(duì)殘缺不全、內(nèi)容失真的檔案進(jìn)行甄別。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將檔案清單提交鑒定小組，鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作中的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公安檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動(dòng)化檢索和智能化利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將紙質(zhì)檔案和電子檔案中的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案信息，刪除已銷毀或不再具有保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理制度，對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行權(quán)限分配，確保不同人員只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。（四）信息資源共享利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公安檔案信息資源的共享。在確保安全保密的前提下，為公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門及其他有權(quán)限的單位提供檔案信息查詢、共享服務(wù)，促進(jìn)公安工作的協(xié)同開展。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全公安檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，是否滿足檔案安全保管的要求。3.檔案信息化建設(shè)情況