PAGE標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范借閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部文件、資料、圖書等資源的管理，規(guī)范借閱行為，確保資源的安全與合理利用，特制定本借閱管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要臨時(shí)借閱相關(guān)資源的外部人員。（三）基本原則1.確保安全原則：借閱過程中要保證資源的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，防止資源丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.合理利用原則：在確保資源安全的前提下，充分發(fā)揮資源的作用，提高資源的使用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作的開展需求。3.規(guī)范流程原則：明確借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程，做到有章可循，規(guī)范有序。二、借閱范圍（一）文件資料1.公司/組織內(nèi)部發(fā)布的各類規(guī)章制度、政策文件、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等。2.部門之間流轉(zhuǎn)的工作文件、通知、函件等。3.涉及公司/組織業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。（二）圖書資料1.公司/組織購置的各類專業(yè)書籍、工具書、行業(yè)期刊等。2.員工個(gè)人捐贈(zèng)的與工作相關(guān)的圖書資料。（三）其他資源1.公司/組織擁有的電子文檔、數(shù)據(jù)庫資源等。2.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的其他可供借閱的資源。三、借閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部員工借閱1.員工因工作需要借閱文件資料、圖書等資源時(shí)，應(yīng)填寫《借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱資源的名稱、數(shù)量、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保借閱需求合理、必要。3.對(duì)于涉及重要機(jī)密、敏感信息的資源借閱，還需經(jīng)公司/組織相關(guān)保密管理部門或領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）外部人員借閱1.因工作往來需要借閱公司/組織資源的外部人員，應(yīng)提前與公司/組織相關(guān)部門或人員聯(lián)系，說明借閱需求。2.外部人員需填寫《外部人員借閱申請(qǐng)表》，并提供有效身份證明、單位介紹信等相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表除包含內(nèi)部員工借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容外，還應(yīng)注明外部單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。3.《外部人員借閱申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)告知外部人員借閱相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。四、借閱登記（一）登記方式1.設(shè)立專門的《借閱登記臺(tái)賬》，對(duì)每一次借閱行為進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記臺(tái)賬應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名（部門/單位）、資源名稱及數(shù)量、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期、實(shí)際歸還日期等信息。2.對(duì)于電子文檔借閱，除在臺(tái)賬上進(jìn)行登記外，還應(yīng)記錄電子文檔的存儲(chǔ)位置、文件名稱及版本號(hào)等詳細(xì)信息。（二）登記流程1.借閱人提交《借閱申請(qǐng)表》經(jīng)審批通過后，借閱管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容在《借閱登記臺(tái)賬》上進(jìn)行登記。2.對(duì)于圖書資料借閱，借閱管理人員應(yīng)同時(shí)在圖書資料上粘貼借閱標(biāo)識(shí)，注明借閱人姓名、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。3.電子文檔借閱時(shí)，借閱管理人員應(yīng)確保借閱人知曉電子文檔的存儲(chǔ)位置和訪問權(quán)限，并協(xié)助借閱人完成相關(guān)借閱手續(xù)。五、借閱期限（一）一般規(guī)定1.普通文件資料的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前向借閱管理人員說明并辦理續(xù)借手續(xù)。2.圖書資料的借閱期限一般為[X]周，如需續(xù)借，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]天提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可續(xù)借[X]周。（二）特殊情況處理1.對(duì)于涉及緊急工作任務(wù)、重要項(xiàng)目推進(jìn)等特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)及時(shí)向借閱審批部門說明情況，經(jīng)同意后方可延長借閱期限，但最長不得超過規(guī)定期限的[X]倍。2.因工作需要長期借閱某些資源的，借閱人應(yīng)定期向借閱管理部門匯報(bào)資源使用情況，并根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)展適時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。六、借閱歸還（一）按時(shí)歸還1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)計(jì)歸還日期歸還所借資源，不得逾期。如因特殊原因無法按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱管理人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期臨近時(shí)，主動(dòng)提醒借閱人按時(shí)歸還資源。（二）歸還檢查1.借閱人歸還資源時(shí)，借閱管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查內(nèi)容包括資源的完整性、準(zhǔn)確性、有無損壞、涂改等情況。2.對(duì)于圖書資料，應(yīng)檢查是否有缺頁、破損、污損等問題；對(duì)于文件資料，應(yīng)檢查是否有丟失、內(nèi)容缺失、擅自修改等情況。3.如發(fā)現(xiàn)資源存在問題，借閱管理人員應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通，查明原因，并根據(jù)情況要求借閱人采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如修復(fù)、補(bǔ)充、賠償?shù)?。（三）歸還登記1.資源歸還檢查無誤后，借閱管理人員應(yīng)在《借閱登記臺(tái)賬》上記錄實(shí)際歸還日期，并注明資源狀態(tài)正常。2.對(duì)于電子文檔借閱，借閱人歸還后，借閱管理人員應(yīng)及時(shí)確認(rèn)電子文檔的完整性和可訪問性，并在臺(tái)賬上進(jìn)行相應(yīng)記錄。3.借閱標(biāo)識(shí)由借閱管理人員負(fù)責(zé)從圖書資料上取下，歸還至指定位置妥善保管。七、借閱資源的保管與維護(hù)（一）保管要求1.借閱管理人員應(yīng)妥善保管借閱登記臺(tái)賬及相關(guān)借閱申請(qǐng)資料，確保資料的完整性和可追溯性。2.對(duì)于紙質(zhì)文件資料和圖書資料，應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的環(huán)境中，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。3.對(duì)于電子文檔資源，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。（二）維護(hù)措施1.借閱管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱資源進(jìn)行盤點(diǎn)清查，核對(duì)臺(tái)賬記錄與實(shí)際資源情況是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并處理。2.對(duì)于出現(xiàn)損壞、老化等情況的圖書資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更新；對(duì)于過期、失效的文件資料，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行清理銷毀。3.鼓勵(lì)借閱人在借閱過程中愛護(hù)資源，如發(fā)現(xiàn)資源有損壞跡象，應(yīng)及時(shí)向借閱管理人員報(bào)告，以便及時(shí)采取措施進(jìn)行維護(hù)。八、借閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.逾期未還：借閱人未按照規(guī)定的借閱期限歸還資源，且未辦理續(xù)借手續(xù)。2.資源損壞或丟失：借閱人在借閱期間因保管不善導(dǎo)致資源出現(xiàn)損壞、丟失等情況。3.擅自轉(zhuǎn)借他人：借閱人未經(jīng)批準(zhǔn)將所借資源轉(zhuǎn)借給其他人員。4.擅自復(fù)制、傳播：借閱人未經(jīng)授權(quán)對(duì)借閱的資源進(jìn)行復(fù)制、傳播，造成資源泄露或不當(dāng)擴(kuò)散。5.違反保密規(guī)定：借閱人在借閱涉及公司/組織機(jī)密信息的資源時(shí)，未遵守相關(guān)保密制度，導(dǎo)致信息泄露。（二）處理措施1.警告：對(duì)于初次出現(xiàn)輕微違規(guī)行為的借閱人，給予口頭或書面警告，提醒其遵守借閱管理制度。2.限制借閱權(quán)限：對(duì)于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)較嚴(yán)重的借閱人，在一定期限內(nèi)限制其借閱權(quán)限，暫停其借閱申請(qǐng)資格。3.賠償損失：因借閱人原因?qū)е沦Y源損壞或丟失的，借閱人應(yīng)按照資源的原價(jià)或評(píng)估價(jià)值進(jìn)行賠償。賠償金額應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)支付給公司/組織。4.紀(jì)律處分：對(duì)于嚴(yán)重違反借閱管理制度，給公司/組織造成重大損失或不良影響的借閱人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如通報(bào)批評(píng)、罰款、降職、辭退等。5.法律責(zé)任追究：對(duì)于因借閱人違規(guī)行為導(dǎo)致公司/組織遭受法律糾