PAGE行政采購制度管理規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有行政采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、勞保用品、維修材料、印刷品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平競(jìng)爭(zhēng)。4.誠實(shí)信用原則：采購活動(dòng)各方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定。二、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門填寫采購申請(qǐng)表：詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交采購申請(qǐng)：將采購申請(qǐng)表提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門初審：行政部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)信息的完整性和準(zhǔn)確性，判斷采購需求是否合理。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算情況，對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購金額大小，分別提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額較小的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（三）采購實(shí)施1.采購方式選擇：根據(jù)采購物品或服務(wù)的特點(diǎn)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)激烈的項(xiàng)目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商投標(biāo)，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢價(jià)采購：適用于采購物品規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，選擇報(bào)價(jià)合理的供應(yīng)商。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目。與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和條款。2.供應(yīng)商選擇：建立供應(yīng)商庫：行政部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司供應(yīng)商庫，收錄各類供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況等。供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購邀請(qǐng)。對(duì)于新的供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)審查和實(shí)地考察，確保其具備良好的信譽(yù)和供應(yīng)能力。確定供應(yīng)商：綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，通過比較和評(píng)估，確定最終的供應(yīng)商。3.簽訂采購合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。（四）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購物品到貨前，行政部門通知需求部門和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.驗(yàn)收實(shí)施：采購物品到貨后，由需求部門和相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于重要設(shè)備或物資，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，注明驗(yàn)收情況，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為付款和入庫的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（五）采購付款1.付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)表，注明采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。2.付款審批：付款申請(qǐng)表經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.年度采購預(yù)算編制：行政部門每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)填寫預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表，詳細(xì)說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)行政部門、財(cái)務(wù)部門審核后，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。預(yù)算調(diào)整應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批程序，確保預(yù)算的嚴(yán)肅性。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.預(yù)算執(zhí)行：采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，確保采購費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。對(duì)于超預(yù)算采購項(xiàng)目，必須事先經(jīng)過預(yù)算調(diào)整審批程序。2.預(yù)算監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并向相關(guān)部門反饋。行政部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好預(yù)算監(jiān)控工作，加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的管理和監(jiān)督。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購物品或服務(wù)不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，影響公司正常運(yùn)營。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)。4.人員風(fēng)險(xiǎn)：采購人員違規(guī)操作、貪污受賄等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性評(píng)估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)情況、供應(yīng)商狀況等因素，對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估：評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對(duì)公司造成的影響程度，包括對(duì)公司運(yùn)營、財(cái)務(wù)狀況、聲譽(yù)等方面的影響，分為重大、較大、一般三個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣確定：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定各類風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)較高且無法有效控制的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如放棄采購項(xiàng)目、更換采購方式等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)中等的風(fēng)險(xiǎn)，通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同條款、加強(qiáng)采購過程監(jiān)控等措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于部分風(fēng)險(xiǎn)，可通過購買保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等方式，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)較低且對(duì)公司影響較小的風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，降低損失。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門監(jiān)督：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。2.財(cái)務(wù)部門監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，審核采購付款申請(qǐng)，確保采購費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。3.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.定期接受外部審計(jì)：公司應(yīng)定期接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)，配合審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全面審查，確保采購活動(dòng)符合法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.整改落實(shí)外部審計(jì)意見：對(duì)于外部審計(jì)機(jī)構(gòu)提出的審計(jì)意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給外部審計(jì)機(jī)構(gòu)。六、采購檔案管理（一）檔案收集采購活動(dòng)結(jié)束后，采購部門應(yīng)及時(shí)收集整理采購過程中形成的各類文件和資料，包括采購申請(qǐng)表、采購審批文件、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，確保檔案資料的完整性。（二）檔案整理與歸檔采購部門按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存放在專門的檔案柜中，便于查閱和保管。（三）檔案保管與查閱1.檔案保管：檔案管理人員應(yīng)妥善保管采購檔案，確保檔案的安全和完整。定期對(duì)檔