PAGE統(tǒng)一要求規(guī)范談話制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范談話行為，確保溝通的有效性、準確性和合法性，特制定本制度。本制度旨在明確談話的目的、原則、適用范圍以及相關(guān)責任，保障公司各項工作的順利開展，維護公司和員工的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及正式談話的活動，包括但不限于工作安排溝通、績效反饋、紀律處分談話、離職面談等各類與員工工作、職業(yè)發(fā)展相關(guān)的談話場景。（三）基本原則1.合法性原則：談話內(nèi)容及程序必須符合國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度，確保談話過程合法合規(guī)。2.真實性原則：談話雙方應秉持誠實、客觀的態(tài)度，提供真實、準確的信息，不得隱瞞或歪曲事實。3.保密性原則：對于談話過程中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息，談話人員應嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.有效性原則：談話應具有明確的目的，能夠有效地傳達信息、解決問題、促進工作，達到預期的溝通效果。二、談話準備（一）談話發(fā)起1.明確談話需求：談話發(fā)起者應根據(jù)工作需要或特定情況，清晰確定談話的主題、目的、對象以及預期達成的結(jié)果。例如，若進行績效反饋談話，需明確是針對季度績效還是年度績效，重點關(guān)注哪些績效指標等。2.選擇合適的談話時間和地點：談話發(fā)起者應充分考慮談話對象的工作安排和情緒狀態(tài)，選擇雙方都較為方便且不受干擾的時間和地點。避免在對方工作繁忙、情緒不佳或可能受到外界干擾的情況下進行談話。比如，盡量避免在臨近項目截止日期或員工面臨較大工作壓力時安排績效反饋談話。（二）資料準備1.收集相關(guān)信息：談話發(fā)起者應提前收集與談話主題相關(guān)的資料，如員工的工作表現(xiàn)記錄、業(yè)務數(shù)據(jù)、規(guī)章制度等。例如，在進行紀律處分談話前，需整理好員工違規(guī)行為的相關(guān)證據(jù)材料。2.擬定談話提綱：根據(jù)談話主題和目的，擬定詳細的談話提綱。提綱應涵蓋主要內(nèi)容、問題要點以及預期討論的方向，確保談話過程有條理、有重點。例如，績效反饋談話提綱可包括員工的工作目標完成情況、優(yōu)點與不足、改進建議等方面。（三）通知談話對象1.提前通知：談話發(fā)起者應提前[X]個工作日通知談話對象談話的時間、地點、主題和大致時長，確保談話對象有足夠的時間做好準備。通知方式可采用書面通知、郵件或內(nèi)部通訊工具等，確保通知信息準確傳達。2.確認回復：要求談話對象在接到通知后[X]個工作日內(nèi)進行回復，確認是否能夠按時參加談話。如因特殊情況無法參加，應提前說明原因，并協(xié)商重新安排談話時間。三、談話實施（一）開場環(huán)節(jié)1.營造良好氛圍：談話開始時，談話發(fā)起者應營造輕松、和諧的談話氛圍，讓談話對象感到舒適和放松?？梢韵冗M行簡單的問候，詢問對方近期的工作和生活情況，拉近雙方的距離。2.介紹談話目的：清晰、明確地向談話對象闡述本次談話的目的和大致流程，讓談話對象了解談話的方向和重點，做好心理準備。例如，“今天找你來談話，主要是想和你溝通一下你近期的工作表現(xiàn)，同時也聽聽你的想法，我們大概會聊[X]個方面的內(nèi)容……”（二）主體內(nèi)容1.客觀陳述：談話發(fā)起者應依據(jù)準備好的資料，客觀、準確地陳述與談話主題相關(guān)的事實和情況。例如，在績效反饋談話中，詳細說明員工各項績效指標的完成情況，用具體的數(shù)據(jù)和事例進行支撐。2.傾聽反饋：給予談話對象充分的時間表達自己的觀點、想法和感受，認真傾聽對方的反饋。談話過程中，談話發(fā)起者應保持專注，不要打斷對方，通過點頭、眼神交流等方式給予對方回應，讓談話對象感受到被尊重。3.互動交流：鼓勵談話對象積極提問、發(fā)表意見，針對談話對象提出的問題和觀點進行耐心解答和深入討論。在互動交流過程中，引導談話對象圍繞談話主題展開，確保談話內(nèi)容不偏離主題，達到預期的溝通效果。例如，在紀律處分談話中，對于員工對違規(guī)行為的疑問，應詳細解釋相關(guān)規(guī)章制度和認定依據(jù)。（三）結(jié)束環(huán)節(jié)1.總結(jié)歸納：談話接近尾聲時，談話發(fā)起者應對談話內(nèi)容進行總結(jié)歸納，強調(diào)重點內(nèi)容和關(guān)鍵信息，確保談話對象清楚了解談話的主要結(jié)論。例如，在績效反饋談話結(jié)束時，總結(jié)員工的優(yōu)點、不足以及改進方向，并再次明確績效目標和要求。2.確認共識：與談話對象就談話中達成的共識進行確認，確保雙方對談話結(jié)果有一致的理解和認知。例如，對于確定的改進措施和行動計劃，雙方應明確各自的責任和時間節(jié)點。3.表達期望：向談話對象表達對其未來工作的期望和鼓勵，給予積極的反饋，增強談話對象的信心和動力。例如，“我相信你在接下來的工作中能夠充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，按照我們討論的方向努力改進，取得更好的成績?！彼?、談話記錄（一）記錄要求1.及時準確：談話過程中，應由專人負責記錄談話內(nèi)容，記錄要及時、準確，確保完整記錄談話雙方的發(fā)言要點和達成的共識。記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通理解能力，能夠準確把握談話的核心內(nèi)容。2.客觀真實：記錄內(nèi)容應客觀、真實地反映談話實際情況，不得加入記錄人員的主觀臆斷和個人觀點。記錄語言應簡潔明了，避免使用模糊、歧義的表述。（二）記錄內(nèi)容1.基本信息：記錄談話的時間、地點、談話發(fā)起者、談話對象、談話主題等基本信息。2.談話內(nèi)容：詳細記錄談話過程中雙方的發(fā)言內(nèi)容，可以采用逐字記錄或摘要記錄的方式，但要確保關(guān)鍵信息不遺漏。對于重要觀點、數(shù)據(jù)、事例等應重點標注。3.達成共識：記錄談話過程中雙方達成的共識，如改進措施、工作計劃、績效目標調(diào)整等內(nèi)容，并明確責任人和時間節(jié)點。4.簽字確認：談話結(jié)束后，談話記錄應由談話發(fā)起者、談話對象和記錄人員共同簽字確認，確保記錄的準確性和有效性。（三）存檔管理1.定期整理：談話記錄完成后，應定期進行整理，按照談話主題、時間順序等進行分類歸檔，便于查閱和管理。2.安全保存：談話記錄應妥善保存，采用電子存儲和紙質(zhì)存檔相結(jié)合的方式，確保記錄的安全性和完整性。電子記錄應進行加密存儲，并定期備份；紙質(zhì)記錄應存放在專門的文件柜中，防止丟失、損壞或泄露。3.查閱權(quán)限：明確談話記錄的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)記錄。查閱記錄時，應進行登記，注明查閱時間、查閱人員、查閱目的等信息。五、談話后續(xù)跟蹤（一）行動計劃跟蹤1.明確責任：對于談話過程中確定的行動計劃，明確責任人和時間節(jié)點，確保各項任務能夠得到有效落實。例如，在績效改進談話后，員工應制定具體的改進計劃，并明確每個階段的任務和完成時間，上級領導負責監(jiān)督和指導。2.定期檢查：按照預定的時間節(jié)點，對行動計劃的執(zhí)行情況進行定期檢查。檢查方式可以包括工作匯報、實地考察、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等，及時了解任務進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。例如，每周進行一次工作進度匯報，每月進行一次實地工作檢查。3.調(diào)整優(yōu)化：根據(jù)行動計劃的執(zhí)行情況和實際效果，及時進行調(diào)整優(yōu)化。如發(fā)現(xiàn)原定計劃存在不合理之處或外部環(huán)境發(fā)生變化，應及時與相關(guān)人員溝通，調(diào)整計劃內(nèi)容和執(zhí)行方式，確保行動計劃能夠持續(xù)有效地推進。（二）效果評估1.設定評估指標：根據(jù)談話目的和預期結(jié)果，設定明確的效果評估指標。例如，在績效反饋談話后，評估指標可以包括員工績效指標的提升情況、工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變、團隊協(xié)作能力的改善等方面。2.定期評估：定期對談話效果進行評估，評估周期可根據(jù)談話性質(zhì)和實際情況確定，如每月、每季度或半年進行一次評估。評估方式可以采用自我評價、上級評價、同事評價相結(jié)合的方式，全面、客觀地了解談話效果。3.總結(jié)經(jīng)驗：根據(jù)效果評估結(jié)果，總結(jié)談話過程中的經(jīng)驗教訓，為今后類似談話提供參考和借鑒。對于成功的經(jīng)驗，應進行推廣應用；對于存在的問題，應分析原因，采取措施加以改進，不斷完善談話制度和流程。六、監(jiān)督與問責（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司設立專門的監(jiān)督小組，負責對談話制度的執(zhí)行情況進行內(nèi)部監(jiān)督。監(jiān)督小組定期對談話記錄、后續(xù)跟蹤情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。例如，每月對各部門的談話記錄進行抽查，檢查談話程序是否規(guī)范、記錄是否完整準確等。2.員工反饋：鼓勵員工對談話過程中存在的問題進行反饋，如發(fā)現(xiàn)談話發(fā)起者存在違規(guī)行為或不公正對待等情況，員工可通過匿名舉報、直接向上級反映等方式進行反饋。公司應及時受理員工反饋，并進行調(diào)查處理。（二）問責制度1.違規(guī)界定：明確談話過程中違規(guī)行為的界定標準，如違反談話程序、泄露保密信息、談話內(nèi)容虛假等行為均屬于違規(guī)范疇。2.責任追究：對于違反談話制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人進行責任追究。責任追究方式包括批評教育、警告、罰款、降職、辭退等。例如，若談話發(fā)起者故意隱瞞重要信息導致談話結(jié)果失真，給予警告處分，并要求其重新進行談話；若因泄露保密信息給公司造成重大損失的，予以辭退并追究法律責任。3.申訴機制：建立健全申訴機制，對于受到問責的人員，如認為問責不合理，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。公司應組織專門的調(diào)查小組對申訴進行審查，根據(jù)審查結(jié)果做出維持、