PAGE規(guī)范會議保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司會議保密管理，確保公司商業(yè)秘密、敏感信息等在會議期間及相關(guān)過程中得到妥善保護，防止信息泄露，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門會議、專項工作會議等，以及與外部機構(gòu)或個人召開的涉及公司保密信息的會議。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)保密規(guī)定，確保會議保密管理活動合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強化會議保密意識教育，采取有效防范措施，從源頭上防止保密信息的泄露。3.全程管控原則：對會議籌備、召開、結(jié)束后的各個環(huán)節(jié)進行全面保密管理，確保保密措施落實到位。4.責(zé)任明確原則：明確各相關(guān)人員在會議保密管理中的職責(zé)，對違反保密制度的行為追究責(zé)任。二、會議保密管理職責(zé)（一）公司高層管理團隊1.負責(zé)審批涉及公司重大機密信息的會議保密方案，確保會議保密措施符合公司戰(zhàn)略利益和安全要求。2.監(jiān)督會議保密管理制度的執(zhí)行情況，對違反制度的行為進行決策處理。（二）會議組織者1.根據(jù)會議內(nèi)容和性質(zhì)，確定會議保密級別，并制定相應(yīng)的保密方案。保密方案應(yīng)包括會議場所選擇、參會人員范圍界定、會議資料管理、會議過程保密措施等內(nèi)容。2.負責(zé)審核參會人員資格，向參會人員傳達會議保密要求，發(fā)放會議保密須知等資料。3.組織會議相關(guān)人員簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.負責(zé)會議場所的安全檢查和保密設(shè)施配備，確保會議場所符合保密要求。5.對會議過程中的保密工作進行全程監(jiān)督和管理，及時處理保密突發(fā)事件。（三）參會人員1.嚴格遵守會議保密制度，不得擅自將會議保密信息泄露給無關(guān)人員。2.妥善保管會議資料，不得私自復(fù)制、傳播、留存涉及公司保密信息的文件、資料等。3.在會議結(jié)束后，及時歸還所領(lǐng)取的會議資料，不得自行留存或轉(zhuǎn)借他人。4.如發(fā)現(xiàn)會議保密信息有泄露風(fēng)險或已經(jīng)泄露，應(yīng)立即向會議組織者報告。（四）會議記錄人員1.對會議記錄內(nèi)容嚴格保密，未經(jīng)會議組織者同意，不得私自傳播會議記錄。2.按照會議組織者要求，對會議記錄進行妥善保管，防止丟失或損壞。3.在會議記錄整理完成后，及時將記錄資料交會議組織者存檔。（五）會議服務(wù)人員1.嚴格遵守會議保密制度，不得偷聽、偷看會議內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露會議信息。2.做好會議場所的清潔、設(shè)備維護等服務(wù)工作，確保會議正常進行，同時注意保護會議現(xiàn)場的保密環(huán)境。三、會議保密措施（一）會議場所選擇1.優(yōu)先選擇公司內(nèi)部具有保密條件的會議室召開涉及保密信息的會議。若需在外部場所召開會議，應(yīng)選擇具有良好保密設(shè)施和安全保障的場所，并與場所提供方簽訂保密協(xié)議。2.會議場所應(yīng)具備完善的隔音、遮光等設(shè)施，防止會議內(nèi)容被外部竊聽或窺視。（二）參會人員管理1.嚴格控制參會人員范圍，根據(jù)會議內(nèi)容和保密要求，確定具體參會人員名單。非必要人員不得進入會議現(xiàn)場。2.對參會人員進行身份驗證，確保參會人員身份真實、合法，并符合會議保密要求。3.在會議開始前，向參會人員發(fā)放會議保密須知，明確會議保密級別、保密要求和違反保密規(guī)定的后果等內(nèi)容。（三）會議資料管理1.會議資料應(yīng)根據(jù)保密級別進行分類、編號和標識，注明保密期限和適用范圍。2.嚴格控制會議資料的發(fā)放范圍，只發(fā)放給參會人員，并要求參會人員簽收。如需留存資料，應(yīng)明確留存期限和歸還要求。3.會議資料的復(fù)制、打印應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行審批，確保復(fù)制、打印數(shù)量與實際需求相符，并對復(fù)制、打印過程進行登記。4.會議結(jié)束后，及時收回會議資料，對剩余資料進行清點、銷毀或妥善保管。（四）會議過程保密1.會議期間，禁止無關(guān)人員進入會議場所。如有特殊情況需要進入，應(yīng)經(jīng)過會議組織者批準，并采取相應(yīng)的保密措施。2.會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)會議現(xiàn)場的秩序維護，防止參會人員在會議過程中私自交流、傳遞保密信息。3.會議期間，禁止使用未經(jīng)加密的電子設(shè)備傳輸或存儲會議保密信息。如需使用電子設(shè)備，應(yīng)確保設(shè)備已采取加密措施，并對設(shè)備使用情況進行監(jiān)督。4.會議過程中涉及公司核心機密信息的討論，應(yīng)盡量縮短時間，避免無關(guān)人員在場。如有必要，可采取分組討論、限制發(fā)言等方式進行。（五）會議記錄保密1.會議記錄人員應(yīng)使用專門的筆記本或電子設(shè)備進行記錄，并對記錄設(shè)備進行加密保護。2.會議記錄內(nèi)容應(yīng)準確、完整，不得擅自修改或刪除。記錄完成后，應(yīng)及時將記錄資料交會議組織者審核。3.會議記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，存檔期限根據(jù)會議保密級別和相關(guān)規(guī)定確定。（六）會后保密工作1.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)及時清理個人物品，不得在會議場所遺留涉及公司保密信息的文件、資料等。2.會議組織者應(yīng)組織對會議場所進行清理檢查，確保無保密信息遺漏或泄露。3.對會議資料進行整理歸檔，按照保密要求進行妥善保管。如需銷毀會議資料，應(yīng)按照公司文件銷毀流程進行審批和操作，并做好銷毀記錄。四、保密信息分類與標識（一）保密信息分類1.商業(yè)秘密：包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等，這些信息一旦泄露可能會對公司的市場競爭力、經(jīng)濟效益等造成重大損害。2.敏感信息：涉及公司內(nèi)部管理、人事變動、重要決策等方面的信息，雖然不屬于商業(yè)秘密，但也需要嚴格保密，防止對公司正常運營產(chǎn)生不利影響。3.國家秘密：如公司涉及國家重大項目、國防科研等領(lǐng)域，可能涉及國家秘密的信息，應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)進行嚴格管理。（二）保密標識1.在會議資料上，應(yīng)根據(jù)保密信息的分類，在文件首頁右上角加蓋相應(yīng)的保密標識章，注明保密級別和保密期限。2.保密標識章應(yīng)包括公司名稱、保密級別（如絕密、機密、秘密）、保密期限等內(nèi)容，具體樣式由公司保密管理部門統(tǒng)一制定。3.對于電子文檔，應(yīng)在文件名、文檔首頁等顯著位置標注保密標識，并設(shè)置相應(yīng)的加密權(quán)限。五、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立保密管理部門，負責(zé)對會議保密管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。2.各部門負責(zé)人為本部門會議保密管理的第一責(zé)任人，應(yīng)定期對本部門召開的會議保密工作進行自查，并向公司保密管理部門報告自查情況。（二）檢查內(nèi)容1.會議保密方案的制定和執(zhí)行情況，包括會議場所選擇、參會人員管理、會議資料管理、會議過程保密等措施的落實情況。2.參會人員對會議保密制度的遵守情況，是否存在私自泄露保密信息的行為。3.會議記錄的管理情況，是否按照規(guī)定進行記錄、保管和存檔。4.會議資料的清理、銷毀情況，是否符合公司文件管理規(guī)定。（三）檢查方式1.定期檢查：公司保密管理部門每季度對公司會議保密管理情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對特定會議或部門的會議保密工作進行不定期抽查。3.專項檢查：針對涉及公司重大機密信息的會議或出現(xiàn)保密問題的會議，進行專項檢查，深入調(diào)查原因，提出整改措施。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司保密管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細的整改方案，明確整改措施、整改責(zé)任人、整改期限，并按時將整改情況報告公司保密管理部門。3.公司保密管理部門對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門和個人，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。六、保密教育培訓(xùn)（一）培訓(xùn)計劃1.公司人力資源部門應(yīng)將會議保密管理培訓(xùn)納入年度培訓(xùn)計劃，定期組織開展培訓(xùn)活動。2.根據(jù)不同崗位和人員的特點，制定有針對性的培訓(xùn)內(nèi)容，確保培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家法律法規(guī)和行業(yè)保密規(guī)定，使員工了解保密工作的法律責(zé)任和義務(wù)。2.公司會議保密管理制度，明確會議保密的具體要求和操作流程。3.保密意識教育，通過案例分析、模擬演練等方式，提高員工的保密意識和防范能力。4.保密技術(shù)培訓(xùn)，如電子設(shè)備加密、文件加密等技術(shù)的應(yīng)用，使員工掌握基本的保密技能。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體員工參加會議保密管理培訓(xùn)，邀請專業(yè)講師進行授課。2.專題培訓(xùn)：針對特定崗位或會議類型，開展專題保密培訓(xùn)，如涉及核心機密信息會議的參會人員專題培訓(xùn)。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供會議保密管理相關(guān)的在線學(xué)習(xí)課程，方便員工隨時學(xué)習(xí)。4.案例分享：定期分享保密工作中的典型案例，通過案例分析，加深員工對保密工作的認識。（四）培訓(xùn)考核1.對參加會議保密管理培訓(xùn)的員工進行考核，考核方式可以包括書面考試、實際操作、案例分析回答等。2.考核成績應(yīng)記錄在員工培訓(xùn)檔案中，作為員工績效考核、晉升等的參考依據(jù)。3.對于考核不合格的員工，應(yīng)進行補考或重新培訓(xùn)，確保員工掌握會議保密管理知識和技能。七、保密獎懲制度（一）獎勵措施1.對在會議保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司給予表彰和獎勵。表彰形式可以包括頒發(fā)榮譽證書、獎金獎勵等。2.如發(fā)現(xiàn)員工及時制止或報告會議保密信息泄露行為，避免公司遭受重大損失的，給予特別獎勵。（二）懲罰措施1.對于違反會議保密管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等