PAGE文書使用規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書使用管理，確保文書的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位在工作中所涉及的各類文書的使用與管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：文書的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，語(yǔ)言表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)清晰。3.及時(shí)高效原則：文書的起草、審核、審批、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和時(shí)間要求進(jìn)行，確保工作效率。4.安全保密原則：涉及公司機(jī)密的文書應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文書分類及定義（一）行政公文1.定義：行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，主要包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.適用范圍：適用于公司傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，發(fā)布規(guī)章制度，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)等。（二）業(yè)務(wù)文書1.定義：業(yè)務(wù)文書是公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文書，如合同、協(xié)議、標(biāo)書、項(xiàng)目報(bào)告、業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.適用范圍：適用于公司市場(chǎng)營(yíng)銷、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)等各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域。（三）內(nèi)部文件1.定義：內(nèi)部文件是公司內(nèi)部用于溝通、協(xié)調(diào)、管理等目的而形成的文書，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、備忘錄等。2.適用范圍：適用于公司內(nèi)部各部門之間的信息傳遞、工作安排和溝通協(xié)調(diào)。（四）其他文書1.定義：其他文書是指除行政公文、業(yè)務(wù)文書、內(nèi)部文件以外的各類文書，如宣傳資料、培訓(xùn)教材、證書、獎(jiǎng)狀等。2.適用范圍：適用于公司對(duì)外宣傳、員工培訓(xùn)、榮譽(yù)表彰等方面。三、文書起草（一）起草要求1.內(nèi)容要求：文書內(nèi)容應(yīng)主題明確，觀點(diǎn)清晰，論據(jù)充分，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語(yǔ)句。2.格式要求：文書格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的統(tǒng)一格式，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距、頁(yè)眉頁(yè)腳等。3.語(yǔ)言規(guī)范：文書語(yǔ)言應(yīng)使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語(yǔ)，避免使用口語(yǔ)化、隨意性較強(qiáng)的表述，確保文書的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。（二）起草流程1.明確任務(wù)：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員確定文書起草的任務(wù)和要求。2.收集資料：起草人員應(yīng)廣泛收集與文書主題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、案例等，為文書起草提供充分的依據(jù)。3.擬定提綱：在收集資料的基礎(chǔ)上，起草人員應(yīng)擬定文書的提綱，明確文書的結(jié)構(gòu)和主要內(nèi)容。4.撰寫初稿：按照提綱要求，起草人員認(rèn)真撰寫文書初稿，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。5.審核修改：初稿完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否通順等。同時(shí)，應(yīng)將初稿提交給本部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審核人員進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。四、文書審核（一）審核內(nèi)容1.合法性審核：審核文書內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否存在違法違規(guī)的條款。2.準(zhǔn)確性審核：審核文書內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠，觀點(diǎn)是否清晰明確，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)合理。3.規(guī)范性審核：審核文書格式是否符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的統(tǒng)一格式，語(yǔ)言表達(dá)是否規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。4.完整性審核：審核文書內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)涉及的各個(gè)方面，是否存在遺漏或缺失的內(nèi)容。（二）審核流程1.部門初審：文書起草完成后，應(yīng)首先提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文書的內(nèi)容、格式、語(yǔ)言等進(jìn)行全面審核，提出修改意見，并在文書上簽署初審意見。2.職能部門審核：對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)、重大決策、重要事項(xiàng)等的文書，應(yīng)提交給公司相關(guān)職能部門進(jìn)行審核。職能部門應(yīng)根據(jù)其職責(zé)范圍，對(duì)文書內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)審核，提出審核意見，并在文書上簽署審核意見。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：經(jīng)部門初審和職能部門審核后的文書，應(yīng)提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文書的整體情況進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文書內(nèi)容是否符合公司的戰(zhàn)略方針和工作部署，是否與公司的其他相關(guān)政策和規(guī)定相一致，是否存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問題等，并在文書上簽署審核意見。4.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)于涉及公司重大事項(xiàng)、重要決策等的文書，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，應(yīng)提交給公司主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文書的內(nèi)容、格式、語(yǔ)言等進(jìn)行全面審核，做出最終的審批決定，并在文書上簽署審批意見。五、文書審批（一）審批權(quán)限1.行政公文：行政公文的審批權(quán)限按照公司行政公文管理辦法的規(guī)定執(zhí)行，一般由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.業(yè)務(wù)文書：業(yè)務(wù)文書的審批權(quán)限根據(jù)文書的性質(zhì)、涉及金額、重要程度等因素確定，一般由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.內(nèi)部文件：內(nèi)部文件的審批權(quán)限由各部門根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)自行確定，一般由部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.其他文書：其他文書的審批權(quán)限根據(jù)文書的具體情況確定，一般由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.提交審批：文書起草人員按照審核意見修改完善后，將文書提交給相應(yīng)的審批人進(jìn)行審批。2.審批意見填寫：審批人應(yīng)認(rèn)真閱讀文書內(nèi)容，根據(jù)審核意見和自身的判斷，在文書上填寫審批意見，明確是否同意印發(fā)，并簽署姓名和日期。3.審批通過：如果審批人同意印發(fā)，文書即可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；如果審批人不同意印發(fā)，應(yīng)明確指出不同意的原因，并提出修改意見，文書起草人員應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行修改完善后，重新提交審批。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)流程1.編號(hào)登記：文書審批通過后，由公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行編號(hào)登記，建立文書檔案，以便于查詢和管理。2.排版印刷：公司辦公室根據(jù)文書的格式要求，進(jìn)行排版印刷。排版印刷應(yīng)確保文書內(nèi)容清晰、格式規(guī)范、印刷質(zhì)量良好。3.分發(fā)歸檔：文書印刷完成后，由公司辦公室按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，并將文書的電子文檔和紙質(zhì)文檔進(jìn)行歸檔保存。（二）印發(fā)要求1.印發(fā)數(shù)量：文書的印發(fā)數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要確定，避免浪費(fèi)。對(duì)于重要的文書，應(yīng)適當(dāng)增加印發(fā)數(shù)量，以便于存檔和查閱。2.印發(fā)時(shí)間：文書的印發(fā)時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和工作安排進(jìn)行，確保文書能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排印發(fā)，確保文件能夠及時(shí)送達(dá)。3.印發(fā)質(zhì)量：文書的印發(fā)質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的要求，確保文書內(nèi)容清晰、格式規(guī)范、印刷質(zhì)量良好。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文書，應(yīng)采取加密、防偽等措施，確保文件的安全性。七）文書使用（一）使用范圍1.行政公文：行政公文主要用于公司內(nèi)部的行政管理和對(duì)外的公務(wù)活動(dòng)，如傳達(dá)上級(jí)指示、發(fā)布公司規(guī)章制度、請(qǐng)示和答復(fù)問題、商洽工作等。2.業(yè)務(wù)文書：業(yè)務(wù)文書主要用于公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的合同簽訂、項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)報(bào)表等方面。3.內(nèi)部文件：內(nèi)部文件主要用于公司內(nèi)部各部門之間的溝通、協(xié)調(diào)、管理等工作，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。4.其他文書：其他文書主要用于公司對(duì)外宣傳、員工培訓(xùn)、榮譽(yù)表彰等方面。（二）使用要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定使用：各類文書應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和程序進(jìn)行使用，不得擅自擴(kuò)大或縮小使用范圍，不得違反規(guī)定的程序使用文書。2.使用前進(jìn)行登記：使用文書前，應(yīng)填寫文書使用登記表，注明文書名稱、文號(hào)、使用部門、使用時(shí)間、使用目的等信息，以便于管理和查詢。3.妥善保管文書：使用文書后，應(yīng)妥善保管文書，不得隨意丟棄、損毀或泄露。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文書，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行保管，防止信息泄露。4.及時(shí)歸還文書：使用完文書后，應(yīng)及時(shí)將文書歸還給公司辦公室或相關(guān)部門，不得長(zhǎng)期占用。對(duì)于需要留存的文書，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存檔保存。八、文書歸檔（一）歸檔范圍1.行政公文：公司制發(fā)的各類行政公文，包括正本、副本、存根等。2.業(yè)務(wù)文書：公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類業(yè)務(wù)文書，如合同、協(xié)議、標(biāo)書、項(xiàng)目報(bào)告等。3.內(nèi)部文件：公司內(nèi)部各部門形成的各類內(nèi)部文件，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、備忘錄等。4.其他文書：公司形成的其他各類文書，如宣傳資料、培訓(xùn)教材、證書、獎(jiǎng)狀等。（二）歸檔要求1.分類歸檔：文書應(yīng)按照行政公文、業(yè)務(wù)文書、內(nèi)部文件、其他文書等類別進(jìn)行分類歸檔，便于查找和管理。2.編號(hào)裝訂：文書應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保文書的完整性和規(guī)范性。對(duì)于篇幅較長(zhǎng)的文書，可采用活頁(yè)裝訂或分冊(cè)裝訂的方式。3.編制目錄：文書歸檔后，應(yīng)編制文書目錄，注明文書名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息，以便于查詢和檢索。4.定期歸檔：文書應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，一般每年進(jìn)行一次全面歸檔。對(duì)于重要的文書，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保文書的安全性和完整性。九、文書保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密的文書，如技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、市場(chǎng)策略等。2.涉及公司機(jī)密事項(xiàng)的文書，如公司重大決策、重要會(huì)議紀(jì)要、人事任免等。3.其他需要保密的文書，如公司內(nèi)部規(guī)定、工作流程、應(yīng)急預(yù)案等。（二）保密措施1.設(shè)定保密級(jí)別：根據(jù)文書的內(nèi)容和性質(zhì)，設(shè)定不同的保密級(jí)別，如絕密、機(jī)密、秘密等。不同保密級(jí)別的文書應(yīng)采取不同的保密措施。2.限制接觸范圍：嚴(yán)格限制文書的接觸范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和使用涉及保密的文書。3.加密存儲(chǔ)傳輸：對(duì)于涉及保密的文書，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。4.專人保管：對(duì)于重要的保密文書，應(yīng)指定專人進(jìn)行保管，確保文書的安全性。5.定期銷毀：對(duì)于過期或不再需要的保密文書，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行定期銷毀，防止信息泄露。十、文書銷毀（一）銷毀范圍1.過期或失效的文書，如行政公文的存根、業(yè)務(wù)文書的合同副本等。2.不再需要的文書，如內(nèi)部文件的草稿、其他文書的廢舊資料等。3.涉及保密的文書，如過期的保密文件、不再使用的保密資料等。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：由文書保管部門或使用部門提出文書銷毀申請(qǐng)，注明銷毀文書的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審核批準(zhǔn)：文書銷毀