PAGE規(guī)范干部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司干部檔案管理，保證干部檔案的真實、完整、安全，充分發(fā)揮干部檔案在公司干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作中的重要作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：干部檔案必須如實反映干部的真實情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：干部檔案應(yīng)全面收集干部的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保干部檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和要求進行檔案管理工作，保證檔案管理的規(guī)范化、標準化。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.干部履歷表。2.個人經(jīng)歷的詳細說明，包括工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。（二）自傳材料干部本人撰寫的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表。2.任職期滿考核材料。3.專項考察材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書復(fù)印件。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件復(fù)印件。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表。2.涉及政治歷史問題的審查結(jié)論及相關(guān)材料。（六）黨團材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等。2.入團志愿書、入團申請書等。（七）獎勵材料1.各級各類獎勵證書復(fù)印件。2.獎勵審批表。（八）處分材料1.處分決定、處分審批表。2.解除處分的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表。2.任免文件。3.出國（境）審批表及相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.個人述職述廉報告。2.工作業(yè)績證明材料。3.其他反映干部綜合素質(zhì)和工作表現(xiàn)的材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.干部所在部門負責(zé)及時收集本部門干部的各類檔案材料，并按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對各部門移交的檔案材料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門補充完善。3.對于新入職干部，由人力資源部門在干部入職一個月內(nèi)將其檔案材料移交至檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)進行編號，并在檔案目錄中詳細登記。3.對破損、褪色的檔案材料進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案材料的清晰可讀。4.整理后的檔案應(yīng)做到目錄清晰、排列有序、裝訂整齊。四、檔案審核與鑒別（一）審核1.檔案管理部門定期對干部檔案進行審核，重點審核檔案材料的真實性、完整性、規(guī)范性。2.審核過程中發(fā)現(xiàn)問題的檔案，應(yīng)及時與相關(guān)部門和干部本人核實情況，并要求補充或更正相關(guān)材料。3.對于審核通過的檔案，檔案管理人員應(yīng)在檔案封面加蓋審核章，并注明審核日期。（二）鑒別1.對收集到的檔案材料進行鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料。2.判斷檔案材料是否真實可靠，對于有疑問的材料應(yīng)進行調(diào)查核實。3.鑒別后的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的類別和順序進行整理歸檔。五、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的干部檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）保管方式1.干部檔案應(yīng)采用專柜存放，每個專柜應(yīng)標明存放檔案的類別和范圍。2.對檔案進行分類上架，便于查找和管理。3.建立檔案電子數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（三）安全管理1.嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱干部檔案的，應(yīng)填寫《干部檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定查閱人員和查閱范圍，并安排專人負責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《干部檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱干部檔案的，應(yīng)填寫《干部檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《干部檔案借閱登記表》上簽字確認。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.干部工作調(diào)動、職務(wù)變動等需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案的安全和完整，不得丟失、損壞檔案材料。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.干部所在部門填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位等信息，并加蓋部門公章。2.將《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及檔案材料一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門審核無誤后，密封檔案，并在封口處加蓋公章。4.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并在《干部檔案轉(zhuǎn)遞登記表》上詳細登記轉(zhuǎn)遞情況。八、檔案信息化管理（一）信息錄入1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標準，將檔案材料中的信息錄入電子數(shù)據(jù)庫。2.錄入的信息應(yīng)準確、完整，與檔案材料原件一致。（二）信息維護1.定期對檔案電子數(shù)據(jù)庫進行維護，確保數(shù)據(jù)的安全和正常運行。2.及時更新檔案信息，將新產(chǎn)生的檔案材料錄入數(shù)據(jù)庫。（三）信息利用1.利用檔案電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢，為干部管理工作提供便捷服務(wù)。2.按照規(guī)定的權(quán)限開放檔案信息查詢功能，確保檔案信息的安全使用。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)制定和完善干部檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保障檔案管理工作順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)干部檔案的收集、整理、審核、鑒別、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.嚴格遵守檔案管理工作的各項規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.保守檔案機密，維護檔案安全，防止檔案信息泄露和丟失。4.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和匯報，及時提出改進工作的建議和措施。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對干部檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的規(guī)范性等。2.檔案管理部門定期對自身工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、組織人事部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時制定整改措施，限期整改到位，并將整改情況及時報告相關(guān)部門。十一、責(zé)任追究（一）對違反檔案管理制度行為的認定1.未經(jīng)批準擅自查閱、借閱干部檔案的。2.擅自涂改、抽取、撤換檔案材料的。