PAGE規(guī)范工作郵箱管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司工作郵箱的使用，確保信息傳遞的準確、及時、安全與高效，維護公司正常的辦公秩序和信息安全。適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要使用公司工作郵箱的外部人員。基本原則1.合法性原則：工作郵箱的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，不得利用郵箱從事違法違規(guī)活動。2.安全性原則：加強郵箱賬號及信息的安全保護，防止信息泄露、丟失或被非法篡改。3.規(guī)范性原則：明確郵箱使用的各項規(guī)范，確保員工在使用過程中有章可循。4.責任性原則：使用人員應(yīng)對郵箱內(nèi)的信息負責，確保信息的真實性、準確性和完整性。郵箱賬號管理賬號申請1.新員工入職時，由人力資源部門統(tǒng)一為其申請工作郵箱賬號。申請信息應(yīng)包括員工姓名、部門、職位等準確信息。2.因工作需要臨時使用公司工作郵箱的外部人員，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，經(jīng)部門負責人審批后，報信息技術(shù)部門開通賬號。申請信息應(yīng)包括外部人員姓名、單位、聯(lián)系方式及使用期限等。賬號命名規(guī)則1.工作郵箱賬號采用員工姓名全拼的小寫形式，例如：zhangsan@。2.如有重名情況，可在姓名全拼后添加數(shù)字進行區(qū)分，如：zhangsan1@。賬號密碼管理1.員工應(yīng)妥善保管工作郵箱賬號密碼，不得將密碼告知他人。2.密碼應(yīng)具備一定的強度，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于[X]位。3.定期更換密碼，建議每[X]個月更換一次。4.如發(fā)現(xiàn)密碼可能泄露，應(yīng)立即更換密碼，并及時通知信息技術(shù)部門。賬號停用與刪除1.員工離職或因其他原因不再需要使用工作郵箱時，所在部門應(yīng)及時通知信息技術(shù)部門停用賬號。2.對于長期未使用（連續(xù)超過[X]個月）的工作郵箱賬號，信息技術(shù)部門可進行定期清理，清理前應(yīng)通知相關(guān)部門及人員。3.外部人員使用期滿或不再需要使用公司工作郵箱時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知信息技術(shù)部門刪除賬號。郵箱使用規(guī)范郵件發(fā)送1.主題應(yīng)簡潔明了，準確概括郵件內(nèi)容，避免使用模糊或歧義性的表述。2.正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰，語言規(guī)范，表達準確。重要事項應(yīng)分點闡述，便于閱讀和理解。3.郵件內(nèi)容應(yīng)確保真實、準確、完整，不得發(fā)送虛假、有害、違法或違規(guī)信息。4.發(fā)送郵件時應(yīng)明確收件人、抄送人及密送人，確保信息傳遞的準確性和針對性。5.涉及公司機密信息的郵件，應(yīng)按照公司保密制度進行加密或標注密級，并嚴格控制知悉范圍。郵件接收與處理1.員工應(yīng)及時查看工作郵箱，對收到的郵件進行及時處理。重要郵件應(yīng)在收到后[X]小時內(nèi)做出響應(yīng)。2.對于需要回復的郵件，應(yīng)在合理時間內(nèi)給予答復，不得無故拖延。3.對郵件中的重要信息應(yīng)進行及時整理和歸檔，以便日后查閱。4.如收到不明來源或可疑的郵件，應(yīng)謹慎對待，避免點擊郵件中的鏈接或下載附件，以防遭受網(wǎng)絡(luò)詐騙或病毒攻擊。郵件轉(zhuǎn)發(fā)1.未經(jīng)郵件原發(fā)件人同意，不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)郵件內(nèi)容。2.如需轉(zhuǎn)發(fā)郵件，應(yīng)確保轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容完整，并在轉(zhuǎn)發(fā)時注明轉(zhuǎn)發(fā)原因及相關(guān)說明。3.涉及公司機密信息的郵件，嚴禁私自轉(zhuǎn)發(fā)給無關(guān)人員。附件管理1.如需在郵件中添加附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容與郵件主題相關(guān)，且附件格式清晰、規(guī)范，易于打開和閱讀。2.對于較大的附件，應(yīng)盡量壓縮后發(fā)送，以減少網(wǎng)絡(luò)傳輸時間和占用的郵箱空間。3.避免在郵件中發(fā)送過多附件，如確有必要，可將多個附件打包壓縮后發(fā)送，并在郵件正文中注明附件內(nèi)容簡介。4.不得發(fā)送包含病毒、惡意軟件或其他有害程序的附件。信息安全與保密安全意識教育1.公司定期組織員工進行工作郵箱信息安全培訓，提高員工的安全意識和防范能力。2.培訓內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、郵箱使用規(guī)范、信息保密意識等，確保員工了解信息安全風險及應(yīng)對措施。安全防護措施1.信息技術(shù)部門應(yīng)采取必要的技術(shù)手段，對公司工作郵箱進行安全防護，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部非法入侵和惡意攻擊。2.定期對郵箱系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。3.對重要郵件和數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。保密要求1.員工應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，對工作郵箱內(nèi)涉及的公司機密信息予以保密。2.不得將工作郵箱用于個人目的或傳播與工作無關(guān)的信息。3.在使用工作郵箱過程中，如發(fā)現(xiàn)信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)立即采取措施，并及時向公司報告。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.公司設(shè)立工作郵箱使用監(jiān)督小組，由信息技術(shù)部門、行政部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負責對工作郵箱的使用情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查郵箱賬號的使用規(guī)范、信息安全情況、郵件處理及時性等方面，并做好檢查記錄?？己宿k法1.將工作郵箱使用情況納入員工績效考核體系，對違反本制度的行為進行相應(yīng)扣分。2.對于因郵箱使用不當導致公司信息泄露、工作延誤或其他不良后果的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。3.對在工作郵箱使用中表現(xiàn)優(yōu)秀，能夠嚴格遵守制度，有效利用郵箱促