PAGE行政規(guī)范日常管理制度一、總則（一）目的為了加強公司行政事務管理，規(guī)范公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項行政工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保公司行政工作合法合規(guī)。2.規(guī)范化原則：明確各項行政工作的流程、標準和要求，實現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、標準化。3.高效性原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低行政成本。4.服務性原則：以服務公司全體員工和各部門為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務。二、行政管理職責分工（一）行政部門職責1.負責公司行政管理制度的制定、修訂和完善，并組織實施。2.負責公司各類文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。3.負責公司會議的組織、安排和記錄工作，跟進會議決議的執(zhí)行情況。4.負責公司辦公用品、辦公設備的采購、管理和發(fā)放工作。5.負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理和安全保衛(wèi)工作。6.負責公司車輛的調(diào)度、使用和管理工作。7.負責公司對外聯(lián)絡、接待工作，協(xié)調(diào)公司與政府部門、合作伙伴等的關系。8.負責公司行政費用的預算編制、控制和報銷審核工作。9.完成公司領導交辦的其他行政工作任務。（二）各部門職責1.負責本部門文件、資料的整理、歸檔和保管工作，并及時向行政部門移交相關資料。2.負責本部門辦公用品、辦公設備的領用和管理工作，合理使用行政資源。3.配合行政部門做好本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理和安全保衛(wèi)工作。4.按照公司規(guī)定，及時提交本部門行政費用報銷申請，并配合行政部門做好費用審核工作。5.積極配合行政部門完成公司安排的各項行政工作任務，提供必要的協(xié)助和支持。三、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件、人事文件等類別。2.文件編號：對重要文件進行編號管理，以便于查詢和追溯。編號規(guī)則為：年份+部門代碼+流水號。例如：2023XZ001，表示2023年行政部門的第1號文件。3.文件起草與審核：文件起草部門應確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司政策要求。文件起草完成后，需經(jīng)部門負責人審核簽字，重要文件還需經(jīng)分管領導審核簽字。4.文件印發(fā)：經(jīng)審核通過的文件，由行政部門統(tǒng)一印發(fā)。印發(fā)前，行政部門應檢查文件格式、排版等是否規(guī)范。文件印發(fā)后，行政部門應及時將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。5.文件傳閱與處理：行政部門收到文件后，應按照文件傳閱范圍及時進行傳閱。傳閱文件時，應在文件傳閱單上注明傳閱時間、傳閱人姓名等信息。文件傳閱完畢后，傳閱人應在傳閱單上簽字確認，并將文件及時返回行政部門。相關部門和人員應按照文件要求及時處理文件，并將處理結果反饋給行政部門。6.文件存檔：文件處理完畢后，行政部門應及時將文件進行存檔。存檔文件應按照類別、年份、編號等進行分類存放，便于查詢和管理。重要文件應進行電子存檔，并備份保存。（二）檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等類別。2.檔案收集與整理：各部門應定期將本部門形成的檔案資料收集整理后移交行政部門。行政部門應按照檔案分類標準對檔案資料進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。3.檔案編號與編目：對整理好的檔案進行編號和編目，建立檔案目錄索引。檔案編號應與文件編號相對應，以便于查詢和追溯。編目內(nèi)容應包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。4.檔案保管：行政部門應設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等。檔案保管場所應保持清潔衛(wèi)生、通風良好，確保檔案資料的安全。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或繼續(xù)保管。5.檔案查閱與借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到行政部門查閱檔案。查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上注明查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。公司外部人員因特殊原因需要查閱檔案時，應提前向公司提出申請，經(jīng)公司領導批準后，方可查閱檔案。查閱檔案時，應有公司人員陪同，并按照公司規(guī)定進行查閱。檔案一般不外借，如有特殊情況需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人和分管領導簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，到期后應及時歸還檔案。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、復印、涂改檔案內(nèi)容。6.檔案銷毀：檔案保管期滿后，行政部門應按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，對檔案進行鑒定，確定檔案的銷毀范圍和方式。經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)部門負責人和分管領導簽字同意后，方可進行銷毀。檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。四、會議管理（一）會議分類公司會議分為公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等類別。（二）會議組織1.會議計劃：行政部門應根據(jù)公司工作安排，制定年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等信息。會議計劃應提前[X]天發(fā)布，如有變動應及時通知相關人員。2.會議通知：行政部門應根據(jù)會議計劃，提前[X]天向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應包括會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、注意事項等信息。會議通知可采用郵件、短信、OA系統(tǒng)等方式發(fā)送。3.會議準備：行政部門應在會議召開前做好會議準備工作，包括會議場地布置、會議資料準備、會議設備調(diào)試等。會議資料應包括會議議程、匯報材料、討論文件等，確保參會人員提前了解會議內(nèi)容。4.會議記錄：行政部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、會議決議等信息。會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理形成會議紀要。（三）會議決議執(zhí)行與跟蹤1.會議決議發(fā)布：會議紀要經(jīng)會議主持人審核簽字后，由行政部門及時發(fā)布給相關部門和人員。會議決議應明確責任部門、責任人、完成時間等信息。2.決議執(zhí)行跟蹤：責任部門應按照會議決議要求，及時組織實施，并將執(zhí)行情況定期反饋給行政部門。行政部門應定期對會議決議執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保會議決議得到有效執(zhí)行。3.決議變更與調(diào)整：如因特殊原因需要變更或調(diào)整會議決議，責任部門應及時向行政部門提出申請，經(jīng)會議主持人批準后，方可進行變更或調(diào)整。行政部門應及時將變更或調(diào)整后的會議決議通知相關部門和人員。五、辦公用品與辦公設備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購：行政部門應根據(jù)公司辦公用品使用情況，定期編制辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。辦公用品采購應選擇合格的供應商，確保辦公用品質(zhì)量可靠、價格合理。采購完成后，行政部門應及時辦理入庫手續(xù)，并做好采購記錄。2.辦公用品領用：各部門應指定專人負責辦公用品領用工作。領用人員應填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到行政部門領用辦公用品。行政部門應按照申請表上的領用數(shù)量發(fā)放辦公用品，并做好領用記錄。3.辦公用品庫存管理：行政部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保庫存數(shù)量準確。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓情況，應及時調(diào)整采購計劃或采取其他措施進行處理。辦公用品庫存應保持合理水平，避免浪費和過度庫存。（二）辦公設備管理1.辦公設備采購：行政部門應根據(jù)公司辦公設備需求情況，定期編制辦公設備采購計劃。采購計劃應包括辦公設備名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。辦公設備采購應按照公司規(guī)定的采購流程進行，選擇合格的供應商，確保辦公設備質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定。采購完成后行政部門應及時辦理驗收、入庫手續(xù)，并做好采購記錄。2.辦公設備使用與維護：各部門應負責本部門辦公設備的日常使用和維護工作，確保辦公設備正常運行。如發(fā)現(xiàn)辦公設備故障，應及時通知行政部門進行維修。行政部門應定期對辦公設備進行檢查和維護，建立辦公設備維護檔案，記錄設備維護情況。3.辦公設備報廢與更新：辦公設備達到報廢條件時，使用部門應填寫辦公設備報廢申請表，經(jīng)部門負責人和行政部門審核后，報公司領導批準。經(jīng)批準報廢的辦公設備，行政部門應及時進行處理。如因工作需要更新辦公設備，行政部門應按照公司規(guī)定的采購流程進行采購。六、辦公區(qū)域管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.各部門應負責本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，保持辦公區(qū)域整潔、衛(wèi)生。2.行政部門應定期組織對公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，對不符合要求的部門提出整改意見，并督促其及時整改。3.公司應制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確環(huán)境衛(wèi)生標準和要求，如辦公桌面整潔、文件擺放整齊、地面無垃圾等。（二）安全保衛(wèi)管理1.公司應建立安全保衛(wèi)制度，加強安全保衛(wèi)工作。行政部門應負責公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)日常管理工作，確保公司財產(chǎn)和員工人身安全。2.公司應配備必要的安全保衛(wèi)設備，如監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)、消防設備等，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。3.行政部門應加強對公司員工的安全教育，提高員工的安全意識和防范能力。如發(fā)生安全事故，應及時采取措施進行處理，并按照規(guī)定向上級主管部門報告。4.公司應嚴格執(zhí)行門禁制度，未經(jīng)授權人員不得進入公司辦公區(qū)域。員工應妥善保管門禁卡，不得轉借他人。5.行政部門應定期對公司辦公區(qū)域進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對存在安全隱患的部位，應立即采取措施進行整改，并做好記錄。七、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.行政部門應負責公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)公司工作需要，合理安排車輛使用。2.各部門如需使用車輛，應提前向行政部門提交用車申請，說明用車時間、地點、事由等信息。行政部門應根據(jù)車輛使用情況和申請時間，及時進行車輛調(diào)度，并通知用車部門。3.車輛調(diào)度應遵循先急后緩、先公后私的原則，確保公司重要工作和緊急任務的用車需求。（二）車輛使用1.用車部門應嚴格按照用車申請時間和地點使用車輛，不得擅自改變用車時間、地點和事由。如因特殊情況需要改變用車計劃，應提前通知行政部門。2.駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。在車輛行駛過程中，駕駛員不得使用手機、吸煙等妨礙安全駕駛的行為。3.車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛返回公司，并做好車輛清潔、保養(yǎng)等工作。如發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況，應及時報告行政部門。（三）車輛維護與保養(yǎng)1.行政部門應定期組織對公司車輛進行維護與保養(yǎng)，建立車輛維護檔案，記錄車輛維護情況。2.駕駛員應按照車輛維護保養(yǎng)手冊的要求，定期對車輛進行保養(yǎng)和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除車輛故障。如車輛需要維修，駕駛員應填寫車輛維修申請表，經(jīng)行政部門審核后，報公司領導批準。維修完成后，駕駛員應及時辦理維修費用報銷手續(xù)，并將維修發(fā)票、維修清單等資料提交給行政部門。3.行政部門應定期對車輛油耗情況進行統(tǒng)計分析，采取有效措施降低車輛油耗，節(jié)約能源。八、對外聯(lián)絡與接待管理（一）對外聯(lián)絡1.行政部門應負責公司對外聯(lián)絡工作，及時傳達公司信息，協(xié)調(diào)公司與政府部門、合作伙伴等的關系。2.公司員工如需對外聯(lián)絡，應使用公司統(tǒng)一的聯(lián)系方式，如公司電話、郵箱等。如因工作需要使用個人聯(lián)系方式，應提前向行政部門報備。3.行政部門應建立對外聯(lián)絡信息庫，記錄公司與外部單位的聯(lián)絡信息，包括聯(lián)系人姓名、職務、聯(lián)系方式、聯(lián)絡事項等，便于查詢和管理。（二）接待管理1.行政部門應負責公司接待工作的組織和安排，制定接待計劃，明確接待規(guī)格、接待人員、接待費用等信息。2.接待工作應遵循熱情、周到、節(jié)儉的原則，根據(jù)接待對象的身份和來訪目的，合理安排接待活動。接待活動應注重禮儀規(guī)范，展示公司良好形象。3.接待費用應嚴格按照公司規(guī)定的標準進行控制，不得超支。接待費用報銷時，應提供相關發(fā)票、清單等資料，經(jīng)行政部門審核后，報公司領導批準。九、行政費用管理（一）費用預算編制1.行政部門應根據(jù)公司年度工作計劃和行政工作實際需要，編制年度行政費用預算。行政費用預算應包括辦公用品費用、辦公設備采購費用、會議費用、車輛費用、接待費用、通訊費用、差旅費等項目。2.行政費用預算編制應遵循合理、節(jié)約、高效的原則，充分考慮公司業(yè)務發(fā)展和行政工作需求，確保預算的科學性和合理性。（二）費用控制與報銷1.行政部門應嚴格按照行政費用預算控制費用支出，確保費用支出不超過預算額度。如因特殊情況需要調(diào)整預算，應提前向公司領導提出申請，經(jīng)批準后，方可進行調(diào)整。2.各項行政費用報銷應按照公司規(guī)定的報銷流程進行，報銷人員應提供真實、合法、有效的發(fā)票和報銷憑證，并填寫報銷申