PAGE招辦接待制度規(guī)范要求一、總則1.目的為規(guī)范招生辦公室（以下簡稱“招辦”）的接待工作，確保接待工作的高效、有序、專業(yè)，展示良好形象，促進招生工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于招辦在招生期間及與招生相關(guān)活動中對各類來訪人員的接待工作。3.基本原則熱情周到原則：以熱情、友好的態(tài)度對待來訪人員，提供周到的服務(wù)，讓來訪者感受到尊重和關(guān)懷。規(guī)范有序原則：接待工作流程明確，操作規(guī)范，確保各項接待任務(wù)有條不紊地進行。高效務(wù)實原則：在保證接待質(zhì)量的前提下，提高工作效率，務(wù)實解決來訪者的問題和需求。安全保密原則：確保接待場所的安全，保護來訪者的隱私和學(xué)校的招生信息安全。二、接待準備1.信息收集提前了解來訪人員的基本信息，包括姓名、單位、職務(wù)、來訪目的、人數(shù)、行程安排等。對于重要來訪，收集其背景資料，如所在地區(qū)招生情況、以往與學(xué)校的合作關(guān)系等，以便更好地安排接待工作。2.場地安排根據(jù)來訪人數(shù)和活動內(nèi)容，選擇合適的接待場地，如會議室、接待室等。確保場地整潔、舒適，設(shè)施設(shè)備齊全、正常運行。對于大型來訪或重要活動，提前進行場地布置，如懸掛歡迎橫幅、擺放宣傳資料、安排座位等，營造良好的接待氛圍。3.人員安排根據(jù)接待任務(wù)的重要程度和復(fù)雜程度，安排相應(yīng)的接待人員。接待人員應(yīng)具備良好的溝通能力、服務(wù)意識和專業(yè)素養(yǎng)。明確接待人員的職責(zé)分工，如引導(dǎo)、介紹、記錄、解答疑問等，確保接待工作的各個環(huán)節(jié)都有專人負責(zé)。對接待人員進行培訓(xùn)，使其熟悉接待流程、學(xué)校招生政策和相關(guān)情況，能夠準確、專業(yè)地回答來訪者的問題。4.資料準備準備好學(xué)校的宣傳資料，如招生簡章、學(xué)校簡介、專業(yè)介紹、歷年招生情況等，以便來訪者查閱。根據(jù)來訪人員的需求，準備相關(guān)的文件、報表、數(shù)據(jù)等資料，供其參考和了解。確保資料的準確性、完整性和時效性，及時更新和補充相關(guān)信息。三、接待流程1.迎接來訪接待人員提前到達約定地點迎接來訪人員，主動打招呼，自我介紹，熱情歡迎來訪者的到來。幫助來訪人員搬運行李、引導(dǎo)上車等，提供必要的協(xié)助和服務(wù)。在前往接待場地的途中，與來訪人員進行友好交流，了解其旅途情況，緩解緊張情緒。2.簽到登記到達接待場地后，引導(dǎo)來訪人員簽到登記，填寫來訪登記表，包括姓名、單位、職務(wù)、來訪時間、來訪目的等信息。對來訪人員的證件進行查驗和登記，確保人員身份的真實性和安全性。3.介紹交流安排專人向來訪人員介紹學(xué)校的基本情況、招生政策、專業(yè)設(shè)置、招生計劃等內(nèi)容，使來訪者對學(xué)校有初步的了解。組織雙方進行交流互動，解答來訪人員的疑問，聽取他們的意見和建議。對于來訪者關(guān)心的重點問題，要詳細、準確地進行解答，提供有針對性的信息。介紹學(xué)校的優(yōu)勢和特色，展示學(xué)校的辦學(xué)成果和發(fā)展前景，增強來訪者對學(xué)校的認同感和吸引力。4.參觀考察根據(jù)來訪人員的需求和安排，組織其參觀學(xué)校的教學(xué)設(shè)施、實驗室、圖書館、學(xué)生宿舍等場所，讓來訪者親身感受學(xué)校的學(xué)習(xí)和生活環(huán)境。在參觀過程中，安排專人進行講解，介紹各場所的功能和使用情況，展示學(xué)校的硬件實力和教學(xué)條件。解答來訪人員在參觀過程中提出的問題，收集他們對學(xué)校環(huán)境和設(shè)施的反饋意見。5.用餐安排根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，合理安排用餐。用餐地點應(yīng)選擇環(huán)境整潔、服務(wù)良好的餐廳。提前與餐廳溝通，確定用餐標(biāo)準、菜品安排等細節(jié)，確保用餐質(zhì)量和服務(wù)水平。在用餐過程中，注意引導(dǎo)來訪人員文明用餐，營造和諧的用餐氛圍。6.送別來訪接待工作結(jié)束后，安排專人將來訪人員送至約定地點，如車站、機場等。再次感謝來訪人員的光臨，歡迎他們今后繼續(xù)關(guān)注學(xué)校的招生工作，并保持聯(lián)系。對來訪人員的意見和建議進行整理和反饋，及時改進招生工作中的不足之處。四、接待規(guī)格1.一般接待適用于一般性的來訪人員，如普通家長、學(xué)生咨詢者等。接待人員以熱情、禮貌的態(tài)度進行接待，提供基本的信息介紹和解答疑問服務(wù)。接待場地可選擇普通的會議室或接待室，資料準備以學(xué)校的常規(guī)宣傳資料為主。用餐安排可根據(jù)實際情況，選擇學(xué)校食堂或附近合適的餐廳，按照正常的工作餐標(biāo)準進行安排。2.重要接待適用于重要的合作單位、知名中學(xué)代表、上級領(lǐng)導(dǎo)等來訪人員。接待工作要更加注重規(guī)格和細節(jié)，展示學(xué)校的重視和誠意。接待人員應(yīng)包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人，提前做好溝通協(xié)調(diào)，確保接待工作的順利進行。接待場地選擇較大、設(shè)施較好的會議室或?qū)ｉT的接待場所，進行精心布置。資料準備要更加豐富、全面，包括學(xué)校的詳細發(fā)展規(guī)劃、特色項目介紹等。用餐安排可選擇學(xué)校的高檔餐廳或外部的知名餐廳，按照較高的接待標(biāo)準進行安排，注重菜品質(zhì)量和服務(wù)水平。3.特殊接待適用于具有特殊背景或特殊需求的來訪人員，如媒體記者、海外教育機構(gòu)代表等。接待工作要根據(jù)其特殊要求進行個性化安排。對于媒體記者，要安排專人負責(zé)溝通協(xié)調(diào)，及時提供準確、全面的信息，配合做好宣傳報道工作。接待場地和資料準備要符合媒體宣傳的需要，展示學(xué)校的良好形象。對于海外教育機構(gòu)代表，要注重國際交流禮儀，提供雙語服務(wù)，介紹學(xué)校的國際化辦學(xué)理念和合作項目。接待場地可選擇具有國際化氛圍的場所，資料準備要突出學(xué)校的國際合作優(yōu)勢和特色。五、接待紀律1.遵守時間接待人員要嚴格遵守與來訪人員約定的時間，提前做好準備工作，確保按時迎接來訪。如有特殊情況需要變更時間，要提前與來訪人員溝通協(xié)調(diào)，說明原因并取得諒解。2.言行規(guī)范接待人員要注意言行舉止，保持良好的形象和職業(yè)素養(yǎng)。語言表達要清晰、準確、禮貌，態(tài)度要熱情、誠懇、耐心。不得使用不當(dāng)言語或做出不恰當(dāng)?shù)男袨椋苊饨o來訪人員留下不良印象。3.保守機密接待人員要嚴格遵守學(xué)校的保密制度和工作紀律，不得泄露學(xué)校的招生信息、內(nèi)部資料、商業(yè)機密等重要信息。對于來訪人員提出的涉及保密內(nèi)容的問題，要按照規(guī)定進行解答和處理，確保信息安全。4.廉潔自律接待人員在接待過程中要嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受來訪人員的禮品、禮金、有價證券等財物，不得利用接待工作謀取私利。嚴禁在接待中出現(xiàn)鋪張浪費、奢侈享樂等行為。六、接待記錄與總結(jié)1.接待記錄接待人員要對每次接待工作進行詳細記錄，包括來訪人員的基本信息、來訪目的、交流內(nèi)容、提出的問題和建議、接待過程中的重要事項等。記錄方式可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄，確保記錄內(nèi)容真實、準確、完整。記錄要妥善保管，以備后續(xù)查閱和參考。2.接待總結(jié)每次接待工作結(jié)束后，接待人員要及時進行總結(jié)，分析接待工作中的經(jīng)驗和不足之處。針對來訪人員提出的問題和建議，提出改進