一、適用范圍與背景二、歸檔流程操作步驟（一）合同簽訂前：材料收集與初審材料準(zhǔn)備：合同承辦人（如經(jīng)理）需收集完整的合同文本，包括主合同、附件（如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充條款）、審批單（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字的《合同審批表》）、對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）等。保證所有材料為最終版本，無涂改或遺漏。初審核對：承辦人核對合同內(nèi)容與審批單是否一致，檢查合同要素（如雙方名稱、金額、履行期限、違約責(zé)任等）是否完整，填寫《合同材料初審表》，注明材料清單及初審意見。（二）合同簽訂中：簽署與原件確認(rèn)合規(guī)簽署：法務(wù)專員（如法務(wù)專員）對合同條款進(jìn)行最終審核，重點(diǎn)檢查法律風(fēng)險點(diǎn)；審核通過后，由授權(quán)簽字人（如總經(jīng)理）與對方簽署合同，保證簽字、蓋章清晰可辨（個人合同需簽字，企業(yè)合同需蓋公章或合同專用章）。原件收集：簽訂后3個工作日內(nèi)，承辦人從對方處取回合同原件，核對份數(shù)（通常至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份），并在《合同簽署登記表》中記錄簽署日期、對方經(jīng)辦人（可標(biāo)注為“對方代表”）及聯(lián)系方式（僅保留單位信息，不涉及個人隱私）。（三）合同簽訂后：分類編號與初步整理分類標(biāo)準(zhǔn)：按業(yè)務(wù)類型（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同）、部門（如市場部、運(yùn)營部）或年度對合同進(jìn)行分類，同一類別合同按簽訂日期排序。唯一編號：編制合同編號規(guī)則，格式為“部門縮寫-年份-序號”（如“市場部-2023-001”），編號標(biāo)注在合同首頁右上角，同時在《合同臺賬》中記錄編號與合同名稱的對應(yīng)關(guān)系。材料排序：將合同原件、附件、審批單、初審表等材料按“主合同-附件-審批流程”順序排列，左上角對齊裝訂（厚度超過5mm的需使用文件夾分開），并在封面標(biāo)注合同編號及名稱。（四）歸檔交接與登記提交歸檔：承辦人整理完合同材料后，填寫《合同歸檔移交單》，列明合同編號、名稱、材料清單、移交人（承辦人姓名）及移交日期，與檔案管理員（如檔案員）辦理交接。系統(tǒng)錄入：檔案管理員核對材料完整性無誤后，在電子檔案系統(tǒng)中錄入合同信息（包括編號、名稱、簽訂日期、金額、存放位置等），電子檔案編號，并將紙質(zhì)檔案存入指定檔案柜（檔案柜標(biāo)注“合同檔案-年份-部門”）。臺賬更新：在《合同總臺賬》中補(bǔ)充歸檔信息，包括歸檔日期、檔案存放位置（如“檔案柜A-3層-5號”）、電子檔案編號等，保證臺賬與實(shí)物一致。（五）日常管理與借閱借閱申請：因業(yè)務(wù)需要借閱合同檔案時，借閱人（如業(yè)務(wù)主管）需填寫《合同借閱申請表》，注明合同編號、借閱事由、借閱期限（最長不超過5個工作日），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理員。借閱登記：檔案管理員核對審批手續(xù)后，取出紙質(zhì)檔案，在《合同借閱登記表》中記錄借閱人、借閱時間、預(yù)計(jì)歸還日期，并將檔案復(fù)印件提供給借閱人（原件原則上不外借，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批）。歸還與檢查：借閱到期后，借閱人需歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性（有無涂改、損壞），在登記表中記錄歸還日期，檔案歸位后更新臺賬狀態(tài)為“在庫”。（六）到期處理與檔案清理到期預(yù)警：檔案管理員每季度檢查《合同臺賬》，對保存期限屆滿的合同（如普通合同保存10年，重要合同保存20年）進(jìn)行標(biāo)注，提前1個月通知法務(wù)部門確認(rèn)是否續(xù)存或銷毀。合規(guī)銷毀：保存期滿且無需續(xù)存的合同，由法務(wù)部門（如法務(wù)主管）牽頭組織銷毀，填寫《合同銷毀審批表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由檔案管理員與監(jiān)銷人（如行政主管）共同監(jiān)督銷毀（可采用粉碎或焚燒方式），并在《合同銷毀記錄表》中記錄銷毀日期、合同編號、監(jiān)銷人等信息。檔案備份：電子檔案每年進(jìn)行一次異地備份（如存儲至加密云盤或備用服務(wù)器），防止因硬件損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。三、合同歸檔信息表模板合同編號合同名稱合同類型簽訂日期簽訂方合同金額（元）合同期限歸檔日期檔案存放位置借閱記錄（含借閱人、日期、事由）備注市場部-2023-001XX項(xiàng)目廣告服務(wù)合同服務(wù)合同2023-05-10A廣告公司150,0002023-05-10至2023-11-102023-05-15檔案柜A-3層-5號無含附件3份運(yùn)營部-2023-042設(shè)備采購合同采購合同2023-04-20B設(shè)備廠商280,0002023-04-20至2024-04-202023-04-25檔案柜B-1層-3號2023-06-01，業(yè)務(wù)主管，審計(jì)核查審批單齊全四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)材料完整性：歸檔時必須包含合同原件及所有關(guān)聯(lián)材料（附件、審批單、證明文件等），復(fù)印件需注明“與原件核對無誤”并由經(jīng)辦人簽字，避免因材料缺失影響法律效力。編號唯一性：合同編號一旦確定不得修改或重復(fù)使用，若合同發(fā)生變更（如補(bǔ)充協(xié)議），需在原編號后添加“-補(bǔ)1”“-補(bǔ)2”等后綴，保證變更記錄可追溯。安全與保密：紙質(zhì)檔案存放需符合防火、防潮、防蟲要求，檔案柜需上鎖；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅法務(wù)部門、檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可查閱，嚴(yán)禁泄露合同商業(yè)信息。定期檢查：檔案管理員每半年對紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次抽查，檢查是否有霉變、損壞；每年對電子檔案進(jìn)行一次完整性校驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)可正常讀取。責(zé)任追溯：合同材料在收集、歸檔、借閱過程中，各環(huán)節(jié)經(jīng)手人需簽字確