人事部門員工入離職流程及文檔模板在企業(yè)人力資源管理中，員工入離職流程的規(guī)范性與文檔管理的完整性，是防范用工風(fēng)險(xiǎn)、保障勞動(dòng)關(guān)系合規(guī)的核心環(huán)節(jié)。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理員工入職、離職全流程操作要點(diǎn)，并提供關(guān)鍵文檔模板參考，助力人事工作高效落地。一、員工入職流程：從招聘到試用期管理（一）招聘確認(rèn)與Offer發(fā)放當(dāng)候選人通過(guò)面試、背景調(diào)查（如需）后，HR需向其發(fā)送書面錄用通知（Offer），明確以下核心信息：入職日期、崗位名稱、所屬部門；薪資構(gòu)成（基本工資、績(jī)效工資、補(bǔ)貼等）、發(fā)放周期；試用期時(shí)長(zhǎng)（一般不超過(guò)6個(gè)月，需符合勞動(dòng)合同期限對(duì)應(yīng)要求）；入職需攜帶資料（身份證、學(xué)歷證明、離職證明、體檢報(bào)告等）；其他約定（如競(jìng)業(yè)限制、保密協(xié)議簽署要求）。操作要點(diǎn)：Offer需經(jīng)候選人書面確認(rèn)（簽字回傳或郵件確認(rèn)），避免“Offer悔約”糾紛；若入職前發(fā)現(xiàn)候選人信息不符，需及時(shí)終止錄用并留存溝通記錄。（二）入職手續(xù)辦理1.資料審核與存檔員工入職當(dāng)日，HR需核對(duì)其提交資料的真實(shí)性與完整性：身份類：身份證原件及復(fù)印件（正反面）；學(xué)歷類：學(xué)歷/學(xué)位證書原件及復(fù)印件；勞動(dòng)關(guān)系類：離職證明（確保與前單位勞動(dòng)關(guān)系終止）、社保公積金停繳證明（如需轉(zhuǎn)移）；其他：體檢報(bào)告（符合崗位健康要求）、照片（用于工牌/檔案）。2.勞動(dòng)合同簽訂入職1個(gè)月內(nèi)，需與員工簽訂書面勞動(dòng)合同，明確：合同期限（固定期限、無(wú)固定期限或以完成一定任務(wù)為期限）；工作內(nèi)容、地點(diǎn)、時(shí)間（標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)/綜合工時(shí)/不定時(shí)工時(shí)需合規(guī)約定）；勞動(dòng)報(bào)酬（需與Offer一致，明確發(fā)放時(shí)間、方式）；試用期（同一員工只能約定1次，工資不低于同崗位正式工資的80%或當(dāng)?shù)刈畹凸べY）。3.入職培訓(xùn)與工牌發(fā)放組織新員工參加入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括：公司制度（考勤、休假、獎(jiǎng)懲、保密等）；崗位須知（工作流程、系統(tǒng)操作、安全規(guī)范）；文化宣導(dǎo)（價(jià)值觀、組織架構(gòu)、團(tuán)隊(duì)介紹）。培訓(xùn)后發(fā)放工牌、辦公賬號(hào)（郵箱、系統(tǒng)權(quán)限）等，完成入職手續(xù)閉環(huán)。（三）試用期管理與轉(zhuǎn)正1.試用期考核直屬上級(jí)需在試用期內(nèi)定期（如每月/每半月）與員工溝通工作表現(xiàn)，明確考核標(biāo)準(zhǔn)（如業(yè)績(jī)指標(biāo)、行為規(guī)范）。HR需同步跟進(jìn)，確?？己诉^(guò)程公平、有記錄。2.轉(zhuǎn)正/辭退決策試用期屆滿前3-7個(gè)工作日，HR需協(xié)同上級(jí)完成評(píng)估：符合要求：出具《轉(zhuǎn)正通知書》，明確轉(zhuǎn)正日期、薪資調(diào)整（如有）；不符合要求：提前3日（試用期內(nèi)）或30日（試用期后）書面通知員工，說(shuō)明辭退理由（需符合“不符合錄用條件”“嚴(yán)重違紀(jì)”等法定情形），并協(xié)商離職手續(xù)。二、員工離職流程：從申請(qǐng)到關(guān)系終止（一）離職申請(qǐng)與審批1.主動(dòng)離職員工因個(gè)人原因離職時(shí)，需按約定提前提交書面離職申請(qǐng)（正式員工提前30日，試用期員工提前3日），注明離職日期、原因（可簡(jiǎn)要說(shuō)明，如職業(yè)規(guī)劃、家庭因素等）。申請(qǐng)經(jīng)直屬上級(jí)初審后，提交至HR部門。2.被動(dòng)離職（公司發(fā)起）若因員工嚴(yán)重違紀(jì)、不勝任工作或合同到期不續(xù)簽，HR需：違紀(jì)辭退：收集違紀(jì)證據(jù)（如考勤記錄、違紀(jì)通知書），確保理由符合《勞動(dòng)合同法》第39條；不勝任辭退：需先培訓(xùn)或調(diào)崗，仍不勝任的，提前30日書面通知或支付代通知金后解除合同；合同到期：提前1個(gè)月溝通續(xù)簽意向，若不續(xù)簽，提前30日書面通知員工。（二）工作交接與離職面談1.工作交接員工需填寫《工作交接清單》，內(nèi)容包括：未完成工作：項(xiàng)目進(jìn)度、待辦事項(xiàng)、關(guān)鍵聯(lián)系人；公司資產(chǎn)：工牌、電腦、鑰匙、文件資料（紙質(zhì)/電子）；權(quán)限移交：郵箱、系統(tǒng)賬號(hào)、客戶資源等。交接需由直屬上級(jí)、HR共同確認(rèn)，避免后續(xù)責(zé)任糾紛。2.離職面談HR需與離職員工進(jìn)行離職面談，目的包括：了解離職真實(shí)原因（如管理問(wèn)題、薪資福利、職業(yè)發(fā)展等）；收集對(duì)公司的建議（如制度優(yōu)化、流程改進(jìn)）；重申競(jìng)業(yè)限制、保密義務(wù)（如有）。面談需記錄要點(diǎn)，形成《離職面談?dòng)涗洷怼?，為管理?yōu)化提供參考。（三）離職手續(xù)辦理與后管理1.手續(xù)辦理離職日期當(dāng)日，HR需完成：出具《離職證明》（注明入職離職時(shí)間、崗位、離職性質(zhì)，需符合《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》要求）；結(jié)算薪資（含未發(fā)工資、加班費(fèi)、獎(jiǎng)金等，扣除違規(guī)罰款或借款后支付）；辦理社保公積金停繳、轉(zhuǎn)移手續(xù)（員工需提供新單位信息或個(gè)人繳存賬戶）。2.離職后管理競(jìng)業(yè)限制員工：按協(xié)議支付補(bǔ)償金，定期核查其就業(yè)情況；核心員工：可保持適度聯(lián)系，作為潛在人才儲(chǔ)備或品牌口碑傳播者。三、關(guān)鍵文檔模板參考（一）入職類模板1.《員工入職登記表》類別內(nèi)容示例------------------------------------------個(gè)人信息姓名、性別、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人教育背景院校、學(xué)歷、專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間工作經(jīng)歷公司名稱、崗位、入職離職時(shí)間其他聲明無(wú)競(jìng)業(yè)限制、資料真實(shí)承諾2.《勞動(dòng)合同（固定期限版）》必備條款：用人單位信息、勞動(dòng)者信息、合同期限、工作內(nèi)容、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)、勞動(dòng)保護(hù)等。約定條款：試用期（時(shí)長(zhǎng)、考核標(biāo)準(zhǔn)）、培訓(xùn)協(xié)議（服務(wù)期、違約金）、保密協(xié)議（涉密內(nèi)容、期限）。（二）離職類模板1.《離職申請(qǐng)表》員工信息：姓名、部門、崗位、入職日期；離職信息：申請(qǐng)日期、離職日期、離職原因（單選/多選，如個(gè)人發(fā)展、家庭、薪資等）；審批意見(jiàn)：直屬上級(jí)、HR、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。2.《工作交接清單》文檔資料：文件名稱、存放位置、交接狀態(tài)（已交接/待交接）；資產(chǎn)設(shè)備：設(shè)備型號(hào)、編號(hào)、歸還狀態(tài)；未完成工作：事項(xiàng)描述、對(duì)接人、進(jìn)度說(shuō)明；交接人、接交人、監(jiān)交人簽字確認(rèn)。3.《離職證明》模板示例：>茲證明[員工姓名]于[入職日期]至[離職日期]在我司擔(dān)任[崗位名稱]職務(wù)，勞動(dòng)合同期限為[合同期限]，離職原因?yàn)閇個(gè)人/公司原因]。雙方勞動(dòng)關(guān)系已于[離職日期]依法終止，無(wú)勞動(dòng)爭(zhēng)議。>特此證明。>[公司名稱]（蓋章）>[出具日期]四、風(fēng)險(xiǎn)防范與操作建議1.合規(guī)性優(yōu)先：入離職流程需嚴(yán)格遵循《勞動(dòng)合同法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》，避免“未簽合同”“拖欠工資”“違法辭退”等風(fēng)險(xiǎn)；2.文檔留痕：所有溝通（Offer、離職通知、面談?dòng)涗洠┬钑婊娮?/p>