PAGE規(guī)范使用公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在涉及公司事務中使用公章的行為。（三）定義1.公章：指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章等。2.使用人：指因工作需要申請使用公章的公司員工或經授權的外部人員。二、公章的刻制與啟用（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據公司設立、變更等相關文件，按照國家法律法規(guī)及公安部門的要求辦理刻章手續(xù)。2.刻制公章必須選擇具有合法資質的印章制作單位，確保印章質量符合國家標準。3.新刻制的公章在啟用前，行政部門應進行登記備案，記錄印章的名稱、規(guī)格、啟用日期等信息。（二）公章的啟用1.公章啟用時，行政部門應發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等相關規(guī)定。2.啟用后的公章應妥善保管，如有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。三、公章的保管（一）保管原則1.公章實行專人保管制度，確保公章保管安全、可靠。2.保管人員應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將公章交予他人使用。（二）保管職責1.行政部門負責公司公章的統(tǒng)一保管，明確專人負責具體保管工作。2.保管人員應建立公章使用登記簿，詳細記錄公章的使用日期、使用部門、使用事項、批準人等信息。3.保管人員應定期檢查公章的保管情況，確保公章存放安全，如發(fā)現異常情況應及時報告并采取措施。（三）保管場所公章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管室，確保印章存放環(huán)境安全，防止被盜、遺失或損壞。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事務。2.法定代表人章主要用于特定的法人授權事項，如簽署法律文件、辦理銀行開戶等。3.合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同。4.財務專用章主要用于公司財務收支結算、開具發(fā)票等財務相關事務。（二）使用流程1.申請：使用人填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用公章的事項、用途、文件名稱、份數等信息，并簽字確認。2.審批：申請表經使用部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。重大事項需經法定代表人審批。3.用印：保管人員根據審批后的申請表，在指定位置加蓋公章，并在使用登記簿上登記。4.歸檔：使用完畢后，使用人應將蓋章后的文件復印件交行政部門歸檔保存。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常流程審批使用公章時，使用人應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.涉及公司重大事項或重要文件的蓋章，應經公司領導集體研究決定，并做好記錄。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因，需要停用公章時，行政部門應及時發(fā)布停用通知。2.停用的公章應及時收回，妥善保管，不得再行使用。（二）銷毀1.對于已停用的公章，行政部門應填寫《公章銷毀申請表》，經公司領導審批后，按照國家有關規(guī)定進行銷毀。2.銷毀公章時，應選擇具有資質的銷毀單位，并由行政部門、財務部門等相關人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀徹底、安全。3.銷毀完成后，應在《公章銷毀申請表》上記錄銷毀時間、地點、方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對公章使用情況進行審計檢查，確保公章使用符合規(guī)定流程和公司利益。2.行政部門負責對公章保管和使用情況進行日常監(jiān)督，發(fā)現問題及時糾正。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、政府相關部門以及社會公眾的監(jiān)督，積極配合有關部門的檢查工作。2.對于違反本制度使用公章的行為，應及時整改，并依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、法律責任（一）違規(guī)責任1.任何部門或個人違反本制度規(guī)定使用公章，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。2.情節(jié)嚴重的，公司將依法依規(guī)追究其法律責任。（二）法律風險防范1.加強對員工的法律法規(guī)培訓，提高員工的法律意識和風險防范意識。2.在公章使用過程中嚴格按照法律法規(guī)和公司制度執(zhí)行，確保公司行為合法合規(guī)，避免法律風險。八、附則（一）解