PAGE法院檔案制度管理規(guī)范一、總則（一）目的為加強法院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審判工作、司法政務及其他各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本院實際情況，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于本院各部門在工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于案件卷宗、文書檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則本院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則各部門應確保所形成檔案的真實性和完整性，如實反映工作過程和實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為本院各項工作及社會公眾提供便捷、高效的檔案利用服務。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置本院設立檔案管理科，作為檔案管理的專門機構，負責統(tǒng)籌全院檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度和工作流程，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂本院各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施設備，對檔案進行科學保管，確保檔案安全。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的便捷檢索和利用。5.按照規(guī)定向相關部門移交檔案，辦理檔案查閱、借閱、復制等利用手續(xù)，為本院工作及社會公眾提供檔案利用服務。6.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高本院檔案工作人員的業(yè)務素質和工作能力。7.定期對本院檔案管理工作進行檢查、評估，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.案件卷宗涵蓋本院受理的各類刑事、民事、行政案件的卷宗材料，包括立案材料、庭審記錄、證據(jù)材料、裁判文書等。2.文書檔案本院在行政管理、審判業(yè)務、隊伍建設等工作中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復等。3.聲像檔案記錄本院重要活動、會議、庭審等的照片、錄音、錄像等資料。4.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、案件信息等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、案件管理系統(tǒng)中的電子卷宗等。（二）歸檔要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集和整理工作，確保檔案材料及時、準確、完整地移交檔案管理部門。2.歸檔的檔案材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案整理的質量要求。3.案件卷宗應按照一案一號的原則，在案件辦結后及時整理歸檔，確保卷宗材料的順序與案件審理程序一致。4.文書檔案應按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，同一事由的文件應集中排列。5.聲像檔案應注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行分類編號。6.電子檔案應按照相關標準進行整理和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）歸檔時間1.案件卷宗應在案件辦結后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.文書檔案應在次年的上半年完成上一年度的歸檔工作。3.聲像檔案應在活動結束后的[X]個工作日內(nèi)整理歸檔。4.電子檔案應實時或定期進行歸檔，確保數(shù)據(jù)的及時備份和更新。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.案件卷宗按照刑事、民事、行政案件類別進行分類，每類案件再根據(jù)案件性質、審級等進一步細分。2.文書檔案采用年度保管期限機構（問題）分類法。先按年度將檔案分為不同年份，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，最后按機構（問題）進行細分。3.聲像檔案按照照片、錄音、錄像等不同載體形式進行分類，再根據(jù)內(nèi)容主題進行細分。4.電子檔案按照檔案的來源、類型、時間等進行分類，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和管理。（三）編號規(guī)則1.案件卷宗編號采用“年份+案件類別+案件序號”的方式進行編號，如“2023刑001號”。2.文書檔案編號采用“年度+保管期限代碼+流水號”的方式進行編號，如“2023永001”。保管期限代碼：永久為“永”，長期為“長”，短期為“短”。3.聲像檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進行編號，如“2023照001”。類別代碼：照片為“照”，錄音為“音”，錄像為“像”。4.電子檔案編號與相應紙質檔案編號一致，同時建立電子檔案的唯一標識符，便于在電子系統(tǒng)中進行管理和檢索。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.檔案目錄應準確反映檔案的內(nèi)容和形式特征，便于查找和利用。3.卷內(nèi)文件目錄應包含文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等項目。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理科應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火保險柜、溫濕度計、防蟲藥品、吸塵器等。待補充內(nèi)容較多，預計還需2000字左右才能完成完整規(guī)范。2.定期對檔案保管設備進行檢查、維護和更新，確保設備正常運行。（三）檔案存儲方式1.紙質檔案應按照分類編號順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.聲像檔案應采用光盤、磁帶等存儲介質進行保存，并建立相應的存儲目錄。3.電子檔案應進行異地備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（四）檔案保護措施1.建立檔案定期清點制度，對檔案的數(shù)量、質量等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞。4.加強對檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設備，確保檔案庫房的安全。六、檔案的利用與服務（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、司法機關及其他相關部門依法查閱檔案。3.當事人及其代理人按照規(guī)定查閱、復制與案件有關的檔案材料。（二）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理科辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級機關、司法機關及其他相關部門查閱檔案，應出具單位介紹信及查閱人有效身份證件，經(jīng)檔案管理科負責人審批后辦理查閱手續(xù)。3.當事人及其代理人查閱、復制與案件有關的檔案材料，應提交有效身份證件、授權委托書及相關證明材料，經(jīng)案件承辦部門負責人同意后，到檔案管理科辦理查閱、復制手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理科指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案應經(jīng)檔案管理科負責人批準，復制件應加蓋檔案管理科印章，并注明與原件核對無誤。（四）服務措施1.檔案管理科應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄。2.加強檔案信息化建設，提高檔案檢索效率，為利用者提供便捷的檔案信息查詢服務。3.定期收集利用者的意見和建議，不斷改進檔案利用服務工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)別對待的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負責人、業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成，負責對檔案的鑒定工作。（三）鑒定標準1.依據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對反映本院主要職能活動、歷史面貌、具有重要憑證和參考價值的檔案，應列為永久保存。3.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可列為長期或短期保存。長期保存期限為[X]年，短期保存期限為[X]年。（四）鑒定程序1.檔案管理科定期對已滿保管期限的檔案進行清理，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對初步鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行銷毀處理。（五）銷毀手續(xù)1.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔