PAGE涉密電子文件制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密電子文件的管理，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全，防止信息泄露，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及涉密電子文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、傳輸、使用、銷毀等操作的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.保密性原則：采取有效措施，防止涉密電子文件的非法獲取、使用、傳播和泄露。3.完整性原則：保證涉密電子文件的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，避免數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.可控性原則：對(duì)涉密電子文件的處理過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控和管理，確保操作可追溯、可控制。二、涉密電子文件的定義與分級(jí)（一）定義涉密電子文件是指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、處理、存儲(chǔ)的涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息的電子文檔、數(shù)據(jù)、圖表、程序等各類電子數(shù)據(jù)載體。（二）分級(jí)根據(jù)涉密電子文件的敏感程度和影響范圍，將其分為以下三級(jí)：1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密、關(guān)鍵技術(shù)信息等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失，如公司的核心算法、未公開(kāi)的重大項(xiàng)目方案等。2.機(jī)密級(jí)：包含重要商業(yè)秘密、客戶敏感信息等，泄露后可能對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)和聲譽(yù)產(chǎn)生較大影響，如客戶名單、重要業(yè)務(wù)合同等。3.秘密級(jí)：涉及一般商業(yè)秘密、內(nèi)部管理信息等，泄露后可能對(duì)公司造成一定影響，如內(nèi)部財(cái)務(wù)報(bào)表、員工人事檔案等。三、涉密電子文件的創(chuàng)建與標(biāo)識(shí)（一）創(chuàng)建要求1.明確責(zé)任：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)涉密電子文件的創(chuàng)建工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。2.嚴(yán)格審批：對(duì)于涉及重要敏感信息的電子文件，在創(chuàng)建前需經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，明確文件的密級(jí)和使用范圍。3.規(guī)范格式：涉密電子文件應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和兼容性。（二）標(biāo)識(shí)方法1.密級(jí)標(biāo)識(shí)：在涉密電子文件的文件名前或文件顯著位置標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)，如“絕密[文件名]”、“機(jī)密[文件名]”、“秘密[文件名]”。2.水印標(biāo)識(shí)：對(duì)于重要的涉密電子文件，可添加水印標(biāo)識(shí)，水印內(nèi)容應(yīng)包含文件的密級(jí)、公司名稱等信息，以防止文件被非法復(fù)制和傳播。四、涉密電子文件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備選擇1.專用存儲(chǔ)設(shè)備：應(yīng)使用專門的涉密存儲(chǔ)設(shè)備，如加密硬盤、加密U盤等，確保存儲(chǔ)設(shè)備具有可靠的加密功能，防止數(shù)據(jù)被非法讀取。2.存儲(chǔ)設(shè)備管理：對(duì)涉密存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)和登記，建立設(shè)備使用臺(tái)賬，記錄設(shè)備的領(lǐng)取、歸還、維修等情況。（二）存儲(chǔ)場(chǎng)所要求1.安全場(chǎng)所：涉密電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的安全場(chǎng)所，場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。2.訪問(wèn)控制：存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)涉密電子文件存儲(chǔ)區(qū)域。（三）備份與恢復(fù)1.定期備份：對(duì)涉密電子文件進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原存儲(chǔ)設(shè)備不同的物理位置，并采用加密存儲(chǔ)方式。2.備份頻率：根據(jù)文件的重要性和更新頻率，確定備份的時(shí)間間隔，一般重要文件應(yīng)每周備份一次，關(guān)鍵文件應(yīng)每天備份一次。3.恢復(fù)測(cè)試：定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)測(cè)試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，恢復(fù)測(cè)試記錄應(yīng)妥善保存。五、涉密電子文件的傳輸與共享（一）傳輸方式選擇1.加密傳輸：通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密電子文件時(shí)，應(yīng)采用加密傳輸協(xié)議，確保數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的安全性。2.專人傳遞：對(duì)于涉及高度敏感信息的電子文件，應(yīng)安排專人進(jìn)行傳遞，并采取必要的安全防護(hù)措施，如使用加密存儲(chǔ)設(shè)備攜帶文件等。（二）共享限制1.嚴(yán)格審批：涉密電子文件的共享需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批，審批流程應(yīng)包括文件所有者、部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意，并明確共享的范圍和期限。2.共享方式：根據(jù)共享需求，可采用加密郵件、共享文件夾（設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限）等方式進(jìn)行共享，但應(yīng)確保共享過(guò)程的安全性和可控性。六、涉密電子文件的使用與權(quán)限管理（一）使用要求1.授權(quán)使用：只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能使用涉密電子文件，使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和方式操作文件。2.使用記錄：對(duì)涉密電子文件的使用情況進(jìn)行記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、使用目的等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。（二）權(quán)限管理1.權(quán)限設(shè)定：根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)定相應(yīng)的涉密電子文件訪問(wèn)權(quán)限，權(quán)限分為只讀、可編輯、可打印等，確保文件的訪問(wèn)和使用符合規(guī)定。2.權(quán)限變更：當(dāng)人員崗位變動(dòng)或工作需求發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整其涉密電子文件的訪問(wèn)權(quán)限，并做好記錄。七、涉密電子文件的銷毀（一）銷毀時(shí)機(jī)1.文件過(guò)期：對(duì)于超過(guò)保存期限或已失去使用價(jià)值的涉密電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.文件不再涉密：當(dāng)涉密電子文件所涉及的信息不再屬于保密范疇時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行解密和銷毀。（二）銷毀方式1.物理銷毀：采用專業(yè)的銷毀設(shè)備，如硬盤粉碎機(jī)、數(shù)據(jù)擦除器等，對(duì)涉密電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理銷毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。2.數(shù)據(jù)擦除：對(duì)于存儲(chǔ)在存儲(chǔ)設(shè)備上的涉密電子文件，可采用數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)被徹底清除。（三）銷毀記錄對(duì)涉密電子文件的銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息，記錄應(yīng)保存一定期限，以備審計(jì)和查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)涉密電子文件的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度的執(zhí)行情況和存在的問(wèn)題。2.安全檢查：安全管理部門不定期對(duì)涉密電子文件的存儲(chǔ)場(chǎng)所、設(shè)備等進(jìn)行安全檢查，確保安全措施的有效落實(shí)。（二）違規(guī)處理1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)：對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違反涉密電子文件制度規(guī)范的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和取證。2.處理措施：根據(jù)違規(guī)情節(jié)的輕重，對(duì)違規(guī)人員給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期培訓(xùn)：制定涉密電子文件管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家法律法規(guī)、公司保密制度、涉密電子文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、傳輸、使用、銷毀等操作規(guī)范。（二）教育宣傳1.宣傳活動(dòng)：通過(guò)內(nèi)部刊物網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，開(kāi)展保密宣傳教育活動(dòng)，普及保密知識(shí)，營(yíng)造良好的保密氛圍。2.案例警示：定期通報(bào)涉密電子文件