PAGE管理規(guī)范記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理規(guī)范記錄工作，確保記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效和可追溯，規(guī)范記錄的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、保管和處置等活動(dòng)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.準(zhǔn)確性原則：記錄的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)清晰明確。3.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)記錄，確保記錄的時(shí)效性。5.規(guī)范性原則：記錄的格式、填寫方式等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范。6.保密性原則：涉及公司機(jī)密的記錄應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、記錄的分類與編號(hào)（一）記錄分類1.行政類記錄：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告、函件等。2.人事類記錄：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。3.財(cái)務(wù)類記錄：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)類記錄：合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、采購(gòu)記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。5.其他類記錄：如客戶投訴處理記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、安全檢查記錄等。（二）記錄編號(hào)1.各類記錄應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于識(shí)別、檢索和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)規(guī)則如下：編號(hào)由字母和數(shù)字組成，前兩位字母表示記錄類別簡(jiǎn)稱（如行政類用“XZ”表示，人事類用“RS”表示等）。中間四位數(shù)字表示年份，如“2023”表示2023年形成的記錄。后四位數(shù)字為順序號(hào)，從0001開始依次編排。例如，行政類2023年第10號(hào)記錄編號(hào)為：XZ20230010。三、記錄的形成與填寫（一）職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)記錄的形成與填寫工作。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄的收集、整理和保管，并確保記錄的質(zhì)量。2.記錄填寫人員應(yīng)具備相應(yīng)崗位的知識(shí)和技能，熟悉記錄填寫要求，如實(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫記錄。（二）填寫要求1.記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得潦草、模糊。如有錯(cuò)誤，應(yīng)采用規(guī)范的更正方法進(jìn)行修改，不得刮擦、涂抹或使用修正液等。3.記錄中的日期應(yīng)填寫具體年月日，時(shí)間應(yīng)精確到時(shí)分。4.涉及簽名、蓋章的記錄，相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)簽名、蓋章，確保真實(shí)有效。四、記錄的收集與整理（一）收集時(shí)間1.各類記錄應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)收集，確保記錄的及時(shí)性和完整性。2.日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中的記錄應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集完畢；定期形成的記錄（如月度報(bào)表、季度總結(jié)等）應(yīng)在規(guī)定時(shí)間結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集。（二）收集方式1.直接收集：由記錄填寫人員直接將記錄提交給本部門指定的記錄管理人員。2.傳遞收集：通過郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式傳遞記錄，確保記錄的及時(shí)收集。（三）整理要求1.記錄管理人員應(yīng)按照記錄分類和編號(hào)規(guī)則對(duì)收集到的記錄進(jìn)行整理，確保記錄的有序存放。2.對(duì)同一類記錄，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，便于查閱和檢索。3.將整理好的記錄裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在封面或標(biāo)簽上注明記錄類別、年份、編號(hào)范圍等信息。五、記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)記錄的性質(zhì)和保存期限，選擇合適的存儲(chǔ)方式，包括紙質(zhì)存儲(chǔ)、電子存儲(chǔ)或其他存儲(chǔ)介質(zhì)。2.重要的紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。3.電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.不同類型的記錄應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相應(yīng)的保管期限。行政類記錄：一般保管期限為[X]年。人事類記錄：?jiǎn)T工檔案等長(zhǎng)期保管；考勤記錄、培訓(xùn)記錄等保管期限為[X]年。財(cái)務(wù)類記錄：按照國(guó)家財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定的期限保管，一般為[X]年。業(yè)務(wù)類記錄：合同協(xié)議等重要業(yè)務(wù)記錄保管期限為合同履行完畢后[X]年；銷售記錄、采購(gòu)記錄等保管期限為[X]年。其他類記錄：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。2.對(duì)于超過保管期限的記錄，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處置。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)記錄的保管環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止記錄受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子記錄的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。六、記錄的檢索與查閱（一）檢索方式1.建立記錄檢索索引，方便快速查找所需記錄。索引應(yīng)包括記錄類別、編號(hào)、標(biāo)題、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.可通過手工檢索或利用電子檢索系統(tǒng)進(jìn)行記錄檢索。電子檢索系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)查詢功能，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞、類別、編號(hào)等條件進(jìn)行快速檢索。（二）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、記錄類別、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到記錄保管部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得復(fù)制、傳播或泄露記錄內(nèi)容。查閱后應(yīng)及時(shí)歸還記錄保管部門，并在《記錄查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.外部單位查閱公司記錄的，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。查閱時(shí)，公司應(yīng)指定專人陪同，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。七、記錄的借閱與歸還（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱記錄的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交記錄保管部門負(fù)責(zé)人審批。記錄保管部門負(fù)責(zé)人根據(jù)記錄的重要性、保密性及借閱用途等情況進(jìn)行審批，決定是否批準(zhǔn)借閱。（二）借閱期限借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)在借閱期限屆滿前向記錄保管部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（三）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借記錄。歸還時(shí)，記錄保管人員應(yīng)對(duì)記錄進(jìn)行檢查，確保記錄完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、記錄的處置（一）處置原則1.記錄處置應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、環(huán)保的原則，確保記錄處置過程符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)于超過保管期限的記錄，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的記錄，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處置。（二）處置方式1.銷毀：對(duì)于紙質(zhì)記錄及存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子記錄，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、記錄名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。2.刪除：對(duì)于存儲(chǔ)在服務(wù)器等電子設(shè)備上的記錄，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行刪除操作。刪除操作應(yīng)進(jìn)行備份記錄，包括刪除時(shí)間、記錄名稱、刪除原因等信息。（三）處置審批記錄處置前，應(yīng)填寫《記錄處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明記錄處置的原因、類別、數(shù)量、處置方式等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交記錄保管部門負(fù)責(zé)人審批。記錄保管部門負(fù)責(zé)人根據(jù)記錄的保管期限、重要性、保密性等情況進(jìn)行審批，決定是否批準(zhǔn)處置。對(duì)于涉及重要信息或機(jī)密的記錄處置，還應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司設(shè)立記錄管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計(jì)、質(zhì)量控制等相關(guān)部門人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.記錄的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、保管、處置等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.記錄填寫的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性和規(guī)范性。3.記錄管理人員的職責(zé)履行情況。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對(duì)公司記錄管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。對(duì)于重點(diǎn)部門或關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的記錄管理，可根據(jù)實(shí)際情況增加檢查頻率。（四）問題整