PAGE白條入賬制度規(guī)范最新一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司財務(wù)行為，加強財務(wù)管理，嚴格控制白條入賬情況，確保財務(wù)信息的真實性、準確性和完整性，防范財務(wù)風險，維護公司正常經(jīng)濟秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中涉及的財務(wù)收支行為。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和財務(wù)規(guī)章制度，杜絕任何違法違規(guī)的白條入賬行為。2.真實性原則白條所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，不得虛構(gòu)或隱瞞。3.準確性原則白條內(nèi)容應(yīng)準確無誤，包括金額、日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、當事人等信息，確保財務(wù)核算的準確性。4.完整性原則對于涉及白條入賬的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，相關(guān)憑證、審批手續(xù)等應(yīng)齊全完整，以支持財務(wù)處理的合理性。二、白條入賬的定義及范圍（一）定義白條入賬是指在公司財務(wù)核算中，以不符合正規(guī)財務(wù)憑證要求的單據(jù)（如收據(jù)、白條等）代替正式發(fā)票或其他合規(guī)憑證進行賬務(wù)處理的行為。（二）范圍1.各類費用報銷，如辦公用品采購、差旅費、業(yè)務(wù)招待費等，未取得正規(guī)發(fā)票而使用白條的情況。2.銷售貨物或提供勞務(wù)，未開具發(fā)票而以白條記錄收入的情形。3.其他涉及資金收付的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，以白條作為記賬依據(jù)的情況。三、白條入賬的審批流程（一）費用類白條入賬審批1.當事人填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生的事由、金額、日期等信息，并附上白條。2.部門負責人對費用的真實性、合理性進行審核，簽字確認。3.財務(wù)部門對白條的合規(guī)性進行初步審查，重點關(guān)注白條內(nèi)容是否完整、是否符合公司費用報銷規(guī)定等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與當事人溝通并要求補充或更正相關(guān)信息。4.財務(wù)負責人根據(jù)財務(wù)部門的審查意見及公司財務(wù)政策進行最終審批。對于金額較大或存在疑問的白條入賬事項，需提交公司管理層審議決定。（二）收入類白條入賬審批1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生銷售業(yè)務(wù)未開具發(fā)票而以白條記錄收入時，應(yīng)填寫收入確認單，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、客戶名稱、金額、日期等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議復印件。2.業(yè)務(wù)部門負責人對收入的真實性、業(yè)務(wù)的合規(guī)性進行審核，簽字確認。3.財務(wù)部門對收入確認單及相關(guān)附件進行審核，核對白條與業(yè)務(wù)合同的一致性，審查收入確認的準確性和及時性。4.財務(wù)負責人根據(jù)審核情況進行審批，對于重大收入事項，需報公司董事會備案。四、白條入賬的具體規(guī)定（一）費用類白條入賬規(guī)定1.辦公用品采購原則上應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票。如因特殊原因無法取得發(fā)票，可使用辦公用品銷售方出具的蓋有公章的收據(jù)，并注明所購辦公用品的明細清單，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等。收據(jù)上應(yīng)加蓋銷售方財務(wù)專用章或發(fā)票專用章，且金額與實際支付金額一致。采購人員需在收據(jù)上簽字確認，并注明采購日期、用途等信息。2.差旅費員工出差期間的住宿費、交通費應(yīng)盡量取得正規(guī)發(fā)票。如因住宿酒店無法提供發(fā)票或其他合理原因無法取得發(fā)票，需提供酒店開具的住宿證明（加蓋酒店公章），注明住宿日期、房間號、房價等信息。對于乘坐公共交通工具的費用，如無法取得發(fā)票，可使用車票存根聯(lián)或相關(guān)支付憑證作為報銷依據(jù)，但需注明出發(fā)地、目的地、車次/航班等詳細信息。出差補貼部分，應(yīng)按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，并填寫出差補貼報銷單，經(jīng)部門負責人和財務(wù)審核后報銷。3.業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待費必須取得正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括餐飲、住宿、娛樂等費用明細。如因特殊情況無法取得發(fā)票，應(yīng)提供對方出具的收款收據(jù)，并詳細注明招待事由、招待對象、日期、金額等信息。同時，需附上招待費用的消費清單或相關(guān)證明材料，如酒店消費明細、餐飲菜單等。業(yè)務(wù)招待費報銷需嚴格按照公司規(guī)定的審批流程進行，注明招待目的、參與人員等信息，確保招待費用的合理性和合規(guī)性。（二）收入類白條入賬規(guī)定1.對于未開具發(fā)票而以白條記錄收入的銷售業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時及時與客戶溝通，爭取盡快開具發(fā)票。如因客戶原因無法及時取得發(fā)票，應(yīng)在白條上注明客戶名稱、聯(lián)系方式、未開票原因等信息，并在后續(xù)跟進中督促客戶盡快開具發(fā)票。2.收入確認應(yīng)符合公司財務(wù)核算制度和相關(guān)會計準則的規(guī)定。白條記錄的收入金額應(yīng)準確無誤，與業(yè)務(wù)合同約定的金額一致。同時，應(yīng)注明收入來源的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，如銷售產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價等信息。3.財務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)部門提交的收入確認單及白條后，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理。對于收入的確認時間，應(yīng)嚴格按照權(quán)責發(fā)生制原則進行判斷，確保收入記錄的及時性和準確性。同時，應(yīng)定期對收入類白條入賬情況進行核對和清理，督促業(yè)務(wù)部門及時取得發(fā)票，避免長期掛賬的情況發(fā)生。五、白條入賬的賬務(wù)處理（一）費用類白條入賬賬務(wù)處理1.在費用發(fā)生并取得白條時：借：相關(guān)費用科目（如管理費用、銷售費用等）貸：其他應(yīng)付款/庫存現(xiàn)金/銀行存款等2.當取得正規(guī)發(fā)票并沖減白條時：借：其他應(yīng)付款貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款等（紅字沖減原白條入賬金額）借：相關(guān)費用科目應(yīng)交稅費增值稅（進項稅額）（如可抵扣）貸：銀行存款/應(yīng)付賬款等（根據(jù)實際支付情況和發(fā)票金額記賬）（二）收入類白條入賬賬務(wù)處理1.在以白條記錄收入時：借：應(yīng)收賬款/其他應(yīng)收款等貸：主營業(yè)務(wù)收入/其他業(yè)務(wù)收入應(yīng)交稅費增值稅（銷項稅額）（如適用）2.當取得發(fā)票并沖減白條時：借：應(yīng)收賬款/其他應(yīng)收款等（紅字沖減原白條入賬金額）貸：主營業(yè)務(wù)收入/其他業(yè)務(wù)收入（紅字沖減原白條入賬金額）應(yīng)交稅費增值稅（銷項稅額）（紅字沖減原白條入賬金額）（如適用）借：銀行存款/應(yīng)收賬款等貸：主營業(yè)務(wù)收入應(yīng)交稅費增值稅（銷項稅額）（根據(jù)發(fā)票金額記賬）六、白條入賬的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對白條入賬情況進行審計檢查，審查白條入賬的合規(guī)性、審批手續(xù)的完整性以及賬務(wù)處理的準確性。2.審計人員通過查閱財務(wù)憑證、相關(guān)業(yè)務(wù)資料、與當事人及審批人員訪談等方式，核實白條入賬事項的真實性和合理性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)部門日常監(jiān)督1.財務(wù)部門在日常賬務(wù)處理過程中，加強對白條入賬的審核把關(guān)，嚴格按照本制度規(guī)定對白條的內(nèi)容、審批手續(xù)等進行審查。2.定期對白條入賬情況進行統(tǒng)計分析，關(guān)注白條入賬的頻率、金額分布等情況，發(fā)現(xiàn)異常及時與相關(guān)部門溝通核實，采取措施加以糾正。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定進行白條入賬的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對于涉及金額較小、情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予當事人警告處分，并要求限期整改，補充或更正相關(guān)憑證。3.對于涉及金額較大、情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，除責令當事人立即糾正外，給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，如扣除績效獎金、罰款等，并視情況給予降職、撤職等行政處分。對于因白條入賬導致公司遭受經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔賠償責任。4.對于