PAGE規(guī)范服務單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強公司服務單據(jù)管理，規(guī)范服務流程，確保服務質量，保障公司和客戶的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司提供的各類服務所涉及的單據(jù)管理，包括但不限于服務合同、服務訂單、服務報告、發(fā)票等相關單據(jù)。（三）基本原則1.合法性原則：服務單據(jù)的管理應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：單據(jù)內容應真實、準確、完整，能夠清晰反映服務的全過程和相關信息。3.規(guī)范性原則：單據(jù)的格式、填寫要求、流轉程序等應統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查詢。4.及時性原則：服務單據(jù)應及時生成、傳遞和歸檔，確保信息的時效性。二、服務單據(jù)的種類及內容（一）服務合同1.定義：服務合同是公司與客戶就服務內容、服務期限、服務費用、雙方權利義務等事項達成的書面協(xié)議。2.內容：合同雙方的基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。服務項目的詳細描述，包括服務內容、服務標準、服務要求等。服務期限，明確起始日期和結束日期。服務費用及支付方式，包括費用金額、支付時間、支付方式等。雙方的權利義務，如公司的服務提供義務、客戶的配合義務、保密條款、違約責任等。爭議解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。（二）服務訂單1.定義：服務訂單是客戶向公司下達的具體服務需求指令，是服務合同的細化和執(zhí)行依據(jù)。2.內容：訂單編號，用于唯一標識該訂單?？蛻粜畔?，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。服務項目名稱及詳細描述。服務起始時間和結束時間。服務地點（如有）。訂單金額及付款方式。特殊要求或備注事項。（三）服務報告1.定義：服務報告是公司在完成服務后向客戶提交的關于服務過程、結果及相關情況的書面總結。2.內容：報告編號，與服務訂單相對應。服務項目名稱。服務起止時間。服務過程描述，包括采取的服務措施、遇到的問題及解決方法等。服務結果，如達到的服務標準、取得的成效等?？蛻舴答伡耙庖姡ㄈ缬校?。報告出具日期及公司蓋章。（四）發(fā)票1.定義：發(fā)票是公司向客戶開具的證明服務費用已收取的憑證。2.內容：發(fā)票號碼，具有唯一性。開票日期?？蛻裘Q及納稅人識別號。服務項目名稱及金額。稅率及稅額。價稅合計金額。公司名稱及發(fā)票專用章。三、服務單據(jù)的生成與填寫（一）服務合同的生成與簽訂1.業(yè)務部門在與客戶達成服務意向后，應及時起草服務合同初稿。2.合同初稿應提交給公司的法務部門進行合法性審查，同時提交財務部門進行費用條款等方面的審核。3.經(jīng)審核通過后的合同初稿，由業(yè)務部門與客戶進行溝通協(xié)商，達成一致意見后簽訂正式合同。合同簽訂應遵循公司的授權審批程序，確保合同簽訂的有效性和合規(guī)性。（二）服務訂單的生成與下達1.業(yè)務部門根據(jù)服務合同的要求，結合客戶的具體需求，生成服務訂單。2.服務訂單應明確服務的各項細節(jié)，確保服務人員能夠準確理解服務要求。3.服務訂單生成后，應提交給相關負責人進行審批，審批通過后下達給具體的服務執(zhí)行團隊。（三）服務報告的生成與提交1.服務執(zhí)行團隊在完成服務后，應及時整理服務過程中的相關資料和數(shù)據(jù)，按照服務報告的格式要求進行撰寫。2.服務報告撰寫完成后，應提交給業(yè)務部門進行審核。業(yè)務部門審核通過后，提交給客戶確認。3.客戶確認無異議后，服務報告正式生效，并按照公司的檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。（四）發(fā)票的開具與交付1.財務部門根據(jù)服務合同和服務訂單的約定，在確認服務費用已收取或應收的情況下，及時開具發(fā)票。2.發(fā)票開具應嚴格按照國家稅收法律法規(guī)的要求，確保發(fā)票內容真實、準確、完整。3.發(fā)票開具后，應及時交付給客戶。交付方式可根據(jù)客戶要求選擇郵寄、電子發(fā)送或現(xiàn)場交付等方式。（五）填寫要求1.服務單據(jù)應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。2.單據(jù)中的各項內容應按照規(guī)定的格式和要求填寫，確保信息準確、完整。3.對于必填項，必須填寫清楚，不得遺漏。對于有選擇項的內容，應根據(jù)實際情況進行勾選或填寫。4.涉及金額的數(shù)字，應按照財務規(guī)范進行大寫和小寫填寫，確保金額的準確性和一致性。四、服務單據(jù)的流轉與傳遞（一）內部流轉1.服務合同簽訂后，合同原件應及時交至公司檔案室進行歸檔保存，同時復印件分發(fā)給相關業(yè)務部門、財務部門等作為執(zhí)行依據(jù)。2.服務訂單下達后，業(yè)務部門應將訂單復印件分發(fā)給服務執(zhí)行團隊、質量監(jiān)控部門等相關部門，以便各部門及時了解服務任務和要求。3.服務執(zhí)行團隊在完成服務后，應將服務報告提交給業(yè)務部門進行審核，業(yè)務部門審核通過后提交給客戶確認。同時，服務報告的副本應抄送財務部門、質量監(jiān)控部門等相關部門。4.財務部門根據(jù)服務合同和服務訂單的約定，在收到服務報告并確認服務費用后，開具發(fā)票并進行相關賬務處理。發(fā)票開具后，應將發(fā)票聯(lián)交付給客戶，記賬聯(lián)留存作為財務核算依據(jù)，同時將發(fā)票信息傳遞給業(yè)務部門進行備案。（二）與客戶傳遞1.服務合同簽訂后，應及時將合同正本交付給客戶，并確?？蛻舸_認收到。2.服務訂單下達后，可根據(jù)客戶要求，將訂單副本以書面或電子形式發(fā)送給客戶，以便客戶了解服務安排。3.服務報告完成后，應按照與客戶約定的方式和時間，將服務報告提交給客戶。如客戶有反饋意見，應及時與客戶溝通并處理。4.發(fā)票開具后，應及時將發(fā)票交付給客戶。如客戶需要發(fā)票復印件或其他相關票據(jù)，應按照客戶要求提供。（三）流轉記錄與跟蹤1.建立服務單據(jù)流轉記錄臺賬，詳細記錄每張單據(jù)的生成時間、流轉環(huán)節(jié)、經(jīng)手人、傳遞方式、接收時間等信息。2.對服務單據(jù)的流轉過程進行跟蹤，確保單據(jù)能夠及時、準確地傳遞到相關部門和人員手中，避免出現(xiàn)單據(jù)丟失、延誤等情況。3.定期對服務單據(jù)流轉記錄進行核對和清理，確保記錄的準確性和完整性。對于已完成流轉的單據(jù)，應及時進行歸檔保存，便于日后查詢和追溯。五、服務單據(jù)的審核與審批（一）審核流程1.服務合同初稿完成后，業(yè)務部門應將合同提交給法務部門進行合法性審核，提交給財務部門進行費用條款等方面的審核。2.法務部門應重點審查合同是否符合法律法規(guī)的要求，合同條款是否存在法律風險，合同雙方的權利義務是否明確等。3.財務部門應審核合同中的費用條款，包括服務費用金額、支付方式、結算周期等是否合理，是否符合公司的財務政策和相關規(guī)定。4.經(jīng)法務部門和財務部門審核通過后的合同，業(yè)務部門方可與客戶進行溝通協(xié)商并簽訂正式合同。（二）審批權限1.服務訂單下達前，應根據(jù)訂單金額大小和業(yè)務性質，按照公司的授權審批程序進行審批。2.對于金額較小的服務訂單，可由業(yè)務部門負責人直接審批；對于金額較大或涉及重要業(yè)務的服務訂單，應提交公司管理層進行審批。3.服務報告提交后，業(yè)務部門應進行內部審核，確保報告內容真實、準確、完整。審核通過后的服務報告，如涉及重大事項或需要客戶確認的重要信息，可根據(jù)公司規(guī)定提交相關負責人進行審批。（三）審核與審批要點1.審核服務單據(jù)的內容是否符合合同約定，服務過程是否按照合同要求執(zhí)行。2.檢查服務單據(jù)中的數(shù)據(jù)是否準確無誤，計算是否正確，相關簽字蓋章是否齊全。3.關注服務單據(jù)中涉及的費用、時間、質量等關鍵信息，確保符合公司利益和客戶要求。4.對于審核和審批過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時反饋給相關部門和人員進行修改和完善，直至審核和審批通過。六、服務單據(jù)的歸檔與保管（一）歸檔要求1.服務單據(jù)應按照類別和時間順序進行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的服務單據(jù)應包括合同原件、訂單復印件、服務報告原件、發(fā)票復印件等相關資料。3.對于電子文檔形式的服務單據(jù)，應進行備份存儲，并按照規(guī)定的命名規(guī)則和文件夾結構進行分類保存，便于查詢和管理。（二）保管期限1.服務合同、服務訂單等重要單據(jù)的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.服務報告、發(fā)票等單據(jù)的保管期限應根據(jù)財務核算和稅務管理的要求確定，一般不少于[X]年。（三）保管責任1.公司檔案室負責服務單據(jù)的集中保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案室應建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責，定期對檔案進行檢查、整理和維護。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。如因工作需要查閱檔案，應按照規(guī)定的借閱程序進行登記和審批。七、服務單據(jù)的查詢與調閱（一）查詢權限1.公司內部人員因工作需要查詢服務單據(jù)的，應按照規(guī)定的權限進行申請。2.業(yè)務部門人員可查詢與本部門相關的服務單據(jù)；財務部門人員可查詢與財務核算和費用結算相關的服務單據(jù)；質量監(jiān)控部門人員可查詢與服務質量相關的服務單據(jù)等。3.涉及公司機密或重要業(yè)務的服務單據(jù)，查詢權限應嚴格控制，需經(jīng)公司管理層批準后方可查詢。（二）調閱程序1.內部人員如需調閱服務單據(jù)，應填寫調閱申請表，注明調閱目的、調閱內容、調閱時間等信息。2.調閱申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交給檔案室。3.檔案室根據(jù)調閱申請表的內容，對服務單據(jù)進行查找和核對，確認無誤后辦理調閱手續(xù)。調閱人員應在調閱登記本上簽字確認，并按照規(guī)定的時間歸還檔案。（三）查詢與調閱記錄1.建立服務單據(jù)查詢與調閱記錄臺賬，詳細記錄查詢和調閱的時間、人員、內容、目的等信息。2.定期對查詢與調閱記錄進行整理和分析，以便及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取相應措施。同時，查詢與調閱記錄應作為檔案管理的重要資料進行保存，以備日后查閱和審計。八、服務單據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.服務單據(jù)保管期限屆滿，且已無任何查詢和使用價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因公司業(yè)務調整、合同終止等原因，導致部分服務單據(jù)不再需要保存的，經(jīng)公司管理層批準后可進行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案室提出服務單據(jù)銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明擬銷毀單據(jù)的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀申請表經(jīng)公司管理層審批通過后，檔案室組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應指定專人負責，確