PAGE文旅檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)文旅檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文旅事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及文旅業(yè)務(wù)的各類檔案管理，包括但不限于旅游規(guī)劃、景區(qū)運(yùn)營(yíng)、文化活動(dòng)策劃、游客服務(wù)記錄等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文旅檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映文旅業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與文旅業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文旅檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理各類文旅檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文旅業(yè)務(wù)文件資料的收集、整理和歸檔，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.旅游規(guī)劃文件，包括總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃等。2.景區(qū)建設(shè)與運(yùn)營(yíng)資料，如景區(qū)設(shè)計(jì)圖紙、建設(shè)合同、運(yùn)營(yíng)報(bào)告等。3.文化活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)記錄、宣傳資料等。4.游客服務(wù)相關(guān)檔案，如游客投訴處理記錄、游客滿意度調(diào)查結(jié)果等。5.文旅市場(chǎng)調(diào)研資料，包括市場(chǎng)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等。6.與文旅業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于重要的文件資料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本和紙質(zhì)版本，確保備份安全。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如分為旅游規(guī)劃類、景區(qū)管理類、文化活動(dòng)類等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)紙張進(jìn)行去污、修復(fù)等處理，保證檔案的整潔。4.按照檔案的類別和編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，采用線裝或膠裝等方式，確保裝訂牢固。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.旅游規(guī)劃類：包括各類旅游規(guī)劃文本、規(guī)劃評(píng)審意見(jiàn)、規(guī)劃調(diào)整記錄等。2.景區(qū)管理類：景區(qū)建設(shè)資料、景區(qū)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、景區(qū)安全管理文件等。3.文化活動(dòng)類：文化活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)執(zhí)行記錄、活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告等。4.游客服務(wù)類：游客投訴處理檔案、游客咨詢記錄、游客滿意度調(diào)查檔案等。5.文旅市場(chǎng)類：市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、旅游產(chǎn)品推廣資料、市場(chǎng)合作協(xié)議等。6.行政公文類：與文旅業(yè)務(wù)相關(guān)的公司文件、上級(jí)部門(mén)文件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼用兩位字母表示，如“LP”表示旅游規(guī)劃類，“JM”表示景區(qū)管理類等。4.流水號(hào)用四位數(shù)字表示，從“0001”開(kāi)始依次遞增。5.例如，2023年的旅游規(guī)劃類檔案編號(hào)為“2023LP0001”。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)等。3.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找，檔案架應(yīng)標(biāo)注類別和編號(hào)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，方便檢索。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況。2.每季度對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次全面檢查，包括設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、檔案的存儲(chǔ)狀況等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，如對(duì)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理等，并做好記錄。六、檔案檢索與利用（一）檢索系統(tǒng)1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息，方便快速查找。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備全文檢索功能，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞快速定位所需檔案。（二）利用流程1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照上述內(nèi)部人員查閱流程辦理。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無(wú)問(wèn)題，在借閱申請(qǐng)表上簽字注銷。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、保管期限等因素，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如過(guò)期的旅游規(guī)劃、失效的合同協(xié)議等，應(yīng)進(jìn)行鑒定并銷毀。3.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀方式可采用焚燒、