PAGE標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則根據(jù)檔案內(nèi)容的機(jī)密程度，采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息不被泄露，維護(hù)公司/組織的利益和安全。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，合理分類、編號(hào)和存儲(chǔ)檔案，提高檔案的檢索和利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門移交的檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案保管妥善保管檔案，維護(hù)檔案的安全，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.檔案利用服務(wù)為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作，確保檔案的合理使用和按時(shí)歸還。4.檔案鑒定與銷毀按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。5.檔案信息化管理負(fù)責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用，提高檔案管理工作的效率和水平。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司/組織的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件資料、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.基本建設(shè)類檔案涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案，如工程規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。5.聲像檔案包括公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件資料，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用層次編碼法進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)由全宗號(hào)、分類號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、件號(hào)或卷號(hào)等組成。2.具體編號(hào)方法全宗號(hào)：本公司/組織的全宗號(hào)由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一給定。分類號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，對(duì)各類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼。例如，行政管理類檔案分類號(hào)為XZ，業(yè)務(wù)管理類檔案分類號(hào)為YW，項(xiàng)目檔案分類號(hào)為XM，基本建設(shè)類檔案分類號(hào)為JS，聲像檔案分類號(hào)為SX，電子檔案分類號(hào)為DZ。年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如2023年表示為“2023”。保管期限號(hào)：根據(jù)檔案的保管期限，分別用“永久”“長期”“短期”表示，對(duì)應(yīng)的代碼為“Y”“C”“D”。件號(hào)或卷號(hào)：按照檔案整理順序，對(duì)每份文件或每卷檔案賦予唯一的順序號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.收集要求檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可利用性。聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。3.收集時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理后移交檔案管理部門。對(duì)于重要項(xiàng)目或特殊事件形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)移交。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法紙質(zhì)檔案整理：按照分類方案，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、裝訂、編頁、編號(hào)、編目等工作。電子檔案整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的準(zhǔn)確分類和快速檢索。聲像檔案整理：對(duì)聲像資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并配以文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.建筑要求檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，采用堅(jiān)固耐用的建筑材料，確保庫房的安全性和穩(wěn)定性。3.內(nèi)部布局檔案庫房應(yīng)合理劃分檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，配備必要的辦公設(shè)備和檔案裝具，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案保管措施1.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案的安全保管。2.防火防盜檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。3.防蟲防霉定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害和霉變跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。可采用物理方法（如紫外線照射、高溫消毒等）或化學(xué)方法（如使用防蟲藥品、防霉劑等）進(jìn)行防治，但應(yīng)注意避免對(duì)檔案造成損害。4.檔案裝具管理檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完好無損。對(duì)損壞的檔案裝具應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換，以保證檔案的安全存放。（三）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案柜或密集架上，排列整齊，便于查找。對(duì)于重要檔案和利用率較高的檔案，可采用專柜存放或數(shù)字化備份存儲(chǔ)。2.電子檔案存儲(chǔ)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.聲像檔案存儲(chǔ)聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，注明存儲(chǔ)介質(zhì)的編號(hào)、內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間等信息。六、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案資料。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，方可查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱手續(xù)借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.查閱限制涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.借閱限制借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、涂改、損壞檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析檔案價(jià)值的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析檔案的形成過程了解檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用和地位，分析其與其他檔案之間的聯(lián)系，從而確定檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》詳細(xì)列出檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.審批《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清冊(cè)》由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況記錄存檔。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)檔案管理部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理工作情況。（二）檔案移交1.內(nèi)部移交公司/組織內(nèi)部各部門之間因工作需要進(jìn)行檔案移交時(shí)，應(yīng)