PAGE規(guī)范打印紙張管理制度一、總則（一）目的為了加強公司打印紙張的管理，規(guī)范打印行為，提高紙張使用效率，減少浪費，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導節(jié)約用紙，鼓勵雙面打印、復印，減少紙張浪費。2.規(guī)范原則：規(guī)范打印、復印流程，確保紙張使用合理、有序。3.責任原則：明確各部門及員工在紙張管理中的責任，做到責任到人。二、紙張采購與庫存管理（一）采購1.需求評估各部門應根據(jù)工作實際需求，定期評估紙張使用量，提前向行政部門提交采購申請。行政部門綜合考慮各部門需求及庫存情況，制定合理的紙張采購計劃。2.供應商選擇行政部門負責選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠且價格合理的紙張供應商。對新供應商進行資質(zhì)審核，確保其符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。3.采購流程采購申請經(jīng)部門負責人審批后，行政部門按照公司采購流程進行采購。采購過程中應嚴格把控質(zhì)量，確保所采購紙張符合辦公需求。（二）庫存管理1.入庫管理紙張到貨后，行政部門倉庫管理人員應及時進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明紙張名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等，并將紙張存放于指定倉庫區(qū)域。2.庫存盤點行政部門定期對紙張庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結(jié)果應形成報告，如有差異需及時查明原因并進行處理。3.庫存安全倉庫應保持干燥、通風，做好防火、防潮、防蟲等措施，確保紙張質(zhì)量不受影響。對庫存紙張進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。三、打印與復印管理（一）打印管理1.打印申請員工因工作需要打印文件，應填寫打印申請表，注明文件名稱、頁數(shù)、份數(shù)、打印用途等信息。打印申請表經(jīng)部門負責人審批后，提交至行政部門打印室。2.打印審核行政部門打印室工作人員收到打印申請表后，應進行審核。審核內(nèi)容包括申請表填寫是否完整、審批手續(xù)是否齊全、打印需求是否合理等。對于不必要的打印申請，應與申請人溝通，建議采取電子文檔形式保存或通過其他方式處理。3.打印操作審核通過后，打印室工作人員按照申請表要求進行打印。優(yōu)先采用雙面打印方式，以減少紙張消耗。打印過程中應注意節(jié)約紙張，避免浪費。打印完成后，及時整理文件，并通知申請人領(lǐng)取。（二）復印管理1.復印申請員工如需復印文件，參照打印申請流程填寫復印申請表。申請表應注明復印文件名稱、頁數(shù)、份數(shù)、復印用途等。2.復印審核行政部門復印室對復印申請表進行審核，審核要點同打印審核。根據(jù)審核情況，決定是否進行復印操作。3.復印操作審核通過后，復印室工作人員按照要求進行復印。嚴格控制復印份數(shù)，避免過度復印。對于可雙面復印的文件，應采用雙面復印方式。復印完成后，整理好復印件，通知申請人領(lǐng)取。四、電子文檔管理（一）電子文檔存儲1.建立電子文檔庫公司設(shè)立統(tǒng)一的電子文檔庫，用于存儲各類重要文件、資料等。各部門應指定專人負責本部門電子文檔的整理、上傳和維護工作。2.分類存儲電子文檔應按照類別進行分類存儲，如合同文件、規(guī)章制度、業(yè)務報告等。每個類別下可根據(jù)具體內(nèi)容進一步細分文件夾，便于查找和管理。3.備份管理定期對電子文檔進行備份，備份方式可采用本地硬盤備份、外部存儲設(shè)備備份或云存儲備份等。備份周期為每周一次，確保電子文檔數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）電子文檔共享與使用1.共享權(quán)限設(shè)置根據(jù)工作需要，對電子文檔設(shè)置不同的共享權(quán)限。對于涉及公司機密的文件，應嚴格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查看和使用。2.電子文檔使用規(guī)范員工應妥善保管自己的電子文檔訪問賬號和密碼，不得泄露給他人。在使用電子文檔過程中，應遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得擅自傳播、篡改或用于非法目的。鼓勵員工通過電子文檔共享平臺進行文件交流和協(xié)作，減少紙張打印和傳遞。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門監(jiān)督行政部門負責對公司打印紙張使用情況進行日常監(jiān)督檢查。定期檢查各部門打印申請表填寫情況、審批流程執(zhí)行情況、紙張使用數(shù)量及浪費情況等。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對紙張采購、庫存管理、使用情況等進行審計。審計內(nèi)容包括采購流程合規(guī)性、庫存管理準確性、費用支出合理性等，確保紙張管理制度的有效執(zhí)行。（二）考核辦法1.考核指標設(shè)立紙張節(jié)約率、打印復印申請審批合規(guī)率、電子文檔使用率等考核指標。紙張節(jié)約率=（上期紙張使用量本期紙張使用量）/上期紙張使用量×100%。打印復印申請審批合規(guī)率=合規(guī)的打印復印申請數(shù)量/總打印復印申請數(shù)量×100%。電子文檔使用率=電子文檔處理的業(yè)務量/（電子文檔處理業(yè)務量+紙張文檔處理業(yè)務量）×100%。2.考核周期考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。3.考核結(jié)果應用季度考核結(jié)果與部門績效掛鉤，對紙張節(jié)約率高、申請審批合規(guī)率高、電子文檔使用率高的部門給予一定獎勵。年度考核結(jié)果作為員工個人績效評定、晉升、獎勵的重要依據(jù)之一。對在紙張管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對違反制度、浪費紙張的員工進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應處罰。六、培訓與宣傳（一）培訓1.新員工培訓在新員工入職培訓中，加入紙張管理制度相關(guān)內(nèi)容，使新員工了解公司紙張管理要求和流程。2.定期培訓行政部門定期組織全體員工進行紙張管理制度培訓，培訓內(nèi)容包括節(jié)約用紙技巧、打印復印規(guī)范、電子文檔管理等。通過培訓，提高員工的節(jié)約意識和規(guī)范操作能力。（二）宣傳1.內(nèi)部宣傳在公司內(nèi)部宣傳欄、辦公區(qū)域張貼節(jié)約用紙宣傳海報，宣傳節(jié)約用紙的重要性和相關(guān)知識。利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等渠道發(fā)布紙張管理制度及節(jié)約用紙小貼士，營造良好的節(jié)約氛圍。2.活動宣傳組織開展節(jié)約用紙主題活動，如“無紙辦公周”等，鼓勵員工積極參與，減少紙張使用。通過活動宣傳，增強員工的節(jié)約意識和責任