PAGE行政會(huì)議檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政會(huì)議檔案管理，確保會(huì)議檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮會(huì)議檔案在公司行政管理、決策支持和歷史查考等方面的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)行政會(huì)議形成的檔案管理，包括但不限于公司辦公會(huì)、專(zhuān)題會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、研討會(huì)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司行政會(huì)議檔案由公司綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則會(huì)議檔案應(yīng)如實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容和過(guò)程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、材料可靠。3.及時(shí)歸檔原則會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將會(huì)議檔案整理歸檔，不得拖延積壓。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保會(huì)議檔案不泄露、不丟失。二、會(huì)議檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)議通知、議程、簽到表、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等文字材料。2.會(huì)議中形成的決議、決定、指示、意見(jiàn)等文件。3.會(huì)議期間產(chǎn)生的各類(lèi)匯報(bào)材料、發(fā)言稿、提案、議案等。4.會(huì)議使用的多媒體資料，如錄音、錄像、PPT等。5.其他與會(huì)議相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議相關(guān)材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的材料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份保存。（三）整理方法1.分類(lèi)按照會(huì)議的性質(zhì)、時(shí)間、主題等因素進(jìn)行分類(lèi)，如辦公會(huì)檔案、專(zhuān)題會(huì)檔案等。2.編號(hào)為每一份會(huì)議檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.裝訂將會(huì)議檔案中的各類(lèi)材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目編制會(huì)議檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，方便查閱和檢索。三、會(huì)議檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的會(huì)議檔案由會(huì)議組織者填寫(xiě)《會(huì)議檔案歸檔登記表》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、份數(shù)等信息。2.將《會(huì)議檔案歸檔登記表》及會(huì)議檔案一并提交給公司綜合管理部門(mén)檔案管理人員。3.檔案管理人員對(duì)提交的會(huì)議檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案存入專(zhuān)門(mén)檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。（二）保管期限1.重要的行政會(huì)議檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，一般會(huì)議檔案保管期限為[X]年。2.保管期限自會(huì)議結(jié)束之日起計(jì)算。對(duì)于保管期限屆滿的會(huì)議檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。四、會(huì)議檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、日期等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給公司綜合管理部門(mén)檔案管理人員。2.涉及公司機(jī)密的會(huì)議檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司會(huì)議檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.《會(huì)議檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的會(huì)議檔案，并在專(zhuān)門(mén)的查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案歸還原位，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理查閱結(jié)束手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.會(huì)議檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.利用會(huì)議檔案形成的資料，如研究報(bào)告、總結(jié)材料等，應(yīng)注明檔案來(lái)源，不得侵犯公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。3.公司鼓勵(lì)員工充分利用會(huì)議檔案，為公司的行政管理、決策支持和業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考依據(jù)。五、會(huì)議檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立會(huì)議檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的會(huì)議檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)會(huì)議檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)議檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。對(duì)于仍有一定保存價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的會(huì)議檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《會(huì)議檔案銷(xiāo)毀審批表》。2.《會(huì)議檔案銷(xiāo)毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀會(huì)議檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息，與《會(huì)議檔案銷(xiāo)毀審批表》一并歸