PAGE規(guī)范相關(guān)行政文書制度一、總則（一）目的為加強公司行政文書管理，確保行政文書的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，提高行政工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在行政工作中涉及的各類文書的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：行政文書的制定、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，語言表達嚴(yán)謹(jǐn)清晰。3.及時高效原則：確保行政文書的起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)高效有序進行，及時傳達相關(guān)信息。4.安全保密原則：嚴(yán)格保護行政文書涉及的公司機密信息，防止泄露。二、行政文書的分類與定義（一）行政公文1.定義：行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，主要用于傳達公司決策、部署工作、請示報告、溝通協(xié)調(diào)等。2.分類：包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等。（二）事務(wù)文書1.定義：事務(wù)文書是公司日常行政事務(wù)處理中使用的各類文書，用于記錄工作情況、總結(jié)經(jīng)驗、安排計劃等。2.分類：如工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、簡報、大事記、規(guī)章制度、合同協(xié)議、通知、便函等。（三）商務(wù)文書1.定義：商務(wù)文書是公司在商務(wù)活動中與外部單位或個人進行溝通、洽談、合作等使用的文書。2.分類：包括商務(wù)信函、商務(wù)合同、商業(yè)計劃書、招投標(biāo)文件等。三、行政文書的起草（一）起草職責(zé)1.行政公文由相關(guān)職能部門根據(jù)工作需要負責(zé)起草，涉及多個部門的由牽頭部門組織起草或聯(lián)合起草。2.事務(wù)文書和商務(wù)文書由具體承辦業(yè)務(wù)的部門或人員負責(zé)起草。（二）起草要求1.內(nèi)容要求主題明確：文書應(yīng)圍繞一個中心主題展開，避免內(nèi)容繁雜、主旨不清。依據(jù)充分：所闡述的觀點、提出的措施等要有充分的事實依據(jù)或法律法規(guī)依據(jù)。邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：各部分內(nèi)容之間邏輯關(guān)系清晰，層次分明。語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點符號和計量單位，語言簡潔明了、通俗易懂，避免使用生僻詞匯和模糊表述。2.格式要求按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式進行起草，包括字體、字號、行距、頁邊距等。明確文書的標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等要素的排版位置。四、行政文書的審核（一）審核職責(zé)1.行政公文由起草部門負責(zé)人初審后，提交公司辦公室審核，重要公文需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核。2.事務(wù)文書和商務(wù)文書由起草部門負責(zé)人審核，涉及重要事項或多部門協(xié)調(diào)的由相關(guān)部門會審或提交公司辦公室審核。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性審核：核實文書中的數(shù)據(jù)、事實、表述等是否準(zhǔn)確無誤。3.規(guī)范性審核：審查文書格式、語言表達、標(biāo)點符號等是否規(guī)范。4.完整性審核：確保文書各要素齊全，附件完整。5.協(xié)調(diào)性審核：涉及多部門的文書，審核各部門之間的職責(zé)分工、工作銜接等是否協(xié)調(diào)一致。五、行政文書的審批（一）審批權(quán)限1.行政公文按照公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工，由相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)進行審批。一般公文由部門負責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要公文需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.事務(wù)文書和商務(wù)文書根據(jù)其重要程度和涉及范圍，由部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.起草部門將審核通過的文書提交審批人，審批人應(yīng)認真閱讀文書內(nèi)容，對文書的必要性、可行性、合規(guī)性等進行全面審查。2.審批人在文書上簽署審批意見，并注明審批日期。如同意，簽署“同意印發(fā)”等字樣；如不同意，應(yīng)明確指出修改意見或不同意的理由。六、行政文書的印發(fā)（一）印發(fā)職責(zé)1.行政公文由公司辦公室負責(zé)印發(fā)，根據(jù)審批意見進行排版、校對、印刷、裝訂等工作。2.事務(wù)文書和商務(wù)文書由起草部門或相關(guān)承辦部門按照公司規(guī)定的流程進行印發(fā)。（二）印發(fā)要求1.排版準(zhǔn)確：嚴(yán)格按照審核通過的格式進行排版，確保文書頁面布局合理、美觀。2.校對精細：認真校對文書內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯別字、漏字、排版錯誤等問題。3.印刷清晰：保證印刷質(zhì)量，字跡清晰、圖案完整，紙張質(zhì)量符合要求。4.裝訂規(guī)范：按照規(guī)定的裝訂方式進行裝訂，確保文書整齊、牢固。七、行政文書的發(fā)放與傳遞（一）發(fā)放方式1.行政公文根據(jù)其主送單位和發(fā)放范圍，采用紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件發(fā)送或兩者相結(jié)合的方式。2.事務(wù)文書和商務(wù)文書根據(jù)實際需要，可通過內(nèi)部郵件、辦公系統(tǒng)、專人送達等方式發(fā)放。（二）傳遞要求1.確保傳遞的及時性：及時將行政文書傳遞給相關(guān)部門和人員，避免延誤工作。2.保證傳遞的準(zhǔn)確性：準(zhǔn)確記錄收件人信息，確保文書送達正確的部門和人員。3.做好傳遞記錄：對行政文書的發(fā)放時間、方式、收件人等進行詳細記錄，以備查詢。八、行政文書的歸檔與保管（一）歸檔職責(zé)1.行政公文由公司辦公室負責(zé)歸檔，定期將辦理完畢的公文整理歸檔，建立健全公文檔案管理制度。2.事務(wù)文書和商務(wù)文書由各部門負責(zé)歸檔，指定專人負責(zé)收集、整理本部門的文書檔案，并按照公司統(tǒng)一要求定期移交公司檔案室。（二）歸檔要求1.分類準(zhǔn)確：按照行政文書的類別、年度、保管期限等進行分類歸檔。2.編號規(guī)范：為每份行政文書編制唯一的編號，便于查找和管理。3.裝訂整齊：對歸檔的文書進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目清晰：編制詳細的檔案目錄，注明文書的編號、標(biāo)題、日期、來源、保管期限等信息。（三）保管期限1.行政公文的保管期限根據(jù)其重要程度和性質(zhì)分為永久、長期和短期。重要的政策性文件、法規(guī)性文件等一般永久保存；一般性文件根據(jù)工作需要確定長期或短期保管期限。2.事務(wù)文書和商務(wù)文書的保管期限由各部門根據(jù)實際情況自行確定，但應(yīng)確保重要文件長期保存。（四）保管措施1.公司檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等保管條件，確保行政文書檔案的安全。2.定期對檔案進行檢查、清點和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱行政文書檔案。九、行政文書的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱行政文書檔案的，應(yīng)填寫《行政文書查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案室查閱。2.涉及公司機密的行政文書檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在公司檔案室指定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱時應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊工作需要借閱行政文書檔案的，應(yīng)填寫《行政文書借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和公司辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.重要檔案的借閱需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的行政文書檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期間如檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。十、行政文書的保密與銷毀（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對行政文書中涉及的公司機密信息進行保密。2.對接觸行政文書的人員進行保密教育，明確保密責(zé)任。3.在行政文書的起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞、歸檔等過程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）銷毀程序1.行政文書檔案達到保管期限或已失去保存價值的，由公司辦公室提出銷毀意見，填寫《行政文書銷毀申請表》。2.經(jīng)