PAGE案底保存制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織對(duì)案底的保存管理，確保案底信息的安全、完整和可追溯，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，保護(hù)相關(guān)人員的合法權(quán)益，同時(shí)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及案底產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的部門和人員。（三）定義1.案底：指公司/組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的，記錄與特定事件、人員相關(guān)的各類信息資料，包括但不限于文件、記錄、報(bào)告、數(shù)據(jù)等。2.保存期限：根據(jù)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)實(shí)際需要確定的案底應(yīng)保存的時(shí)間長(zhǎng)度。（四）基本原則1.合法性原則：案底保存制度必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：案底信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保障案底信息的存儲(chǔ)安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.可追溯性原則：案底的保存應(yīng)便于查詢和追溯，確保在需要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地獲取相關(guān)信息。二、案底的產(chǎn)生與收集（一）產(chǎn)生來(lái)源1.公司/組織內(nèi)部各部門在日常工作中形成的各類文件、記錄、報(bào)告等，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)流程記錄等。2.對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)中接收或產(chǎn)生的文件資料，如客戶資料、合作伙伴信息、交易憑證等。3.因調(diào)查、審計(jì)、糾紛處理等特殊情況產(chǎn)生的相關(guān)記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)案底的收集工作，確保案底產(chǎn)生后及時(shí)收集，避免遺漏。2.收集的案底應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、刪除或損毀。對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其格式的完整性和可讀性。3.收集過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行必要的分類和初步整理，以便后續(xù)的存儲(chǔ)和管理。三、案底的整理與分類（一）整理原則1.按照案底的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，確保分類清晰、便于查找。2.對(duì)于相似或相關(guān)的案底應(yīng)進(jìn)行合并整理，避免重復(fù)存儲(chǔ)。（二）分類方法1.按業(yè)務(wù)類型分類：如分為市場(chǎng)營(yíng)銷類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源類、法務(wù)合規(guī)類等。2.按時(shí)間順序分類：按照案底形成的年份、月份等進(jìn)行排序。3.按重要性分類：根據(jù)案底對(duì)公司/組織的重要程度分為重要案底、一般案底等。（三）編號(hào)規(guī)則為便于案底的管理和查詢，應(yīng)建立統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。編號(hào)應(yīng)包含業(yè)務(wù)類型、時(shí)間、順序等信息，確保每個(gè)案底都有唯一的編號(hào)。例如：市場(chǎng)營(yíng)銷類案底編號(hào)為SY202305001，其中SY表示市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)類型，202305表示2023年5月形成，001表示該月此類案底的順序號(hào)。四、案底的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于重要的紙質(zhì)案底，應(yīng)采用專門的檔案柜進(jìn)行存放，并按照分類順序排列。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。2.電子存儲(chǔ)：電子案底應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.云存儲(chǔ)：在符合安全要求的前提下，可考慮將部分案底存儲(chǔ)在云平臺(tái)上，但應(yīng)確保云服務(wù)提供商具備可靠的安全保障措施，并簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.溫度與濕度：紙質(zhì)案底存儲(chǔ)環(huán)境的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%；電子存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境溫度應(yīng)在5℃35℃之間，相對(duì)濕度在20%80%。同時(shí)，應(yīng)避免存儲(chǔ)環(huán)境溫度、濕度的劇烈變化。2.防火與防盜：存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等。3.防塵與防蟲(chóng)：存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵積累；可采用防蟲(chóng)藥劑或設(shè)備，防止蟲(chóng)害對(duì)案底的破壞。（三）存儲(chǔ)期限管理1.根據(jù)法律法規(guī)及公司/組織業(yè)務(wù)需要，明確不同類型案底的保存期限。例如，財(cái)務(wù)報(bào)表保存期限為10年，重要合同協(xié)議保存期限為合同履行完畢后5年等。2.建立案底存儲(chǔ)期限監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)案底的保存期限進(jìn)行檢查，對(duì)于已達(dá)到保存期限的案底，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。五、案底的使用（一）使用權(quán)限1.明確不同部門和人員對(duì)案底的使用權(quán)限，根據(jù)工作需要進(jìn)行合理授權(quán)。例如，法務(wù)部門有權(quán)查閱與法律糾紛相關(guān)的案底，人力資源部門有權(quán)查閱員工人事檔案等。2.對(duì)于涉及敏感信息的案底，應(yīng)嚴(yán)格限制使用權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)特定審批程序的人員才能查閱和使用。（二）使用流程1.使用部門或人員應(yīng)填寫(xiě)案底使用申請(qǐng)表，注明使用目的、案底名稱、使用期限等信息，并提交相關(guān)審批人審批。2.審批人根據(jù)權(quán)限進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要或敏感信息的案底使用申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。3.經(jīng)審批通過(guò)后，使用部門或人員憑申請(qǐng)表到案底管理部門辦理借閱或查閱手續(xù)。借閱紙質(zhì)案底應(yīng)登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間及借閱人信息；查閱電子案底應(yīng)在規(guī)定的系統(tǒng)中進(jìn)行操作記錄。4.使用過(guò)程中應(yīng)妥善保管案底，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露案底內(nèi)容。如需復(fù)制案底，應(yīng)另行填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，并經(jīng)審批同意。（三）使用記錄與審計(jì)1.案底管理部門應(yīng)對(duì)案底的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、使用目的等信息。2.定期對(duì)案底使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)使用案底的行為，確保案底使用符合制度規(guī)定。六、案底的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的案底，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。例如，對(duì)紙質(zhì)案底進(jìn)行加密存儲(chǔ)，對(duì)電子案底設(shè)置訪問(wèn)密碼等。2.加強(qiáng)對(duì)案底管理人員的保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在案底的存儲(chǔ)、傳輸、使用過(guò)程中，應(yīng)采取加密技術(shù)等手段，防止信息泄露。（二）安全防護(hù)1.建立案底安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器等進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的案底安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等，確保能夠及時(shí)恢復(fù)案底信息。七、案底的銷毀（一）銷毀條件1.案底已達(dá)到規(guī)定的保存期限，且經(jīng)過(guò)相關(guān)部門審核確認(rèn)無(wú)需繼續(xù)保存。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，案底所涉及的業(yè)務(wù)已不再開(kāi)展，且無(wú)后續(xù)查詢或使用需求。3.案底存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)等情況，無(wú)法正常保存和使用。（二）銷毀程序1.案底管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)案底銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀案底的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息，并提交相關(guān)部門審核。2.審核部門對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)銷毀條件符合規(guī)定后，簽署審核意見(jiàn)。3.對(duì)于紙質(zhì)案底，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程，確保銷毀徹底。對(duì)于電子案底，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并保留銷毀記錄。4.銷毀完成后，案底管理部門應(yīng)填寫(xiě)案底銷毀記錄，記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并將銷毀記錄存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由公司/組織內(nèi)部的審計(jì)部門或?qū)ｉT的監(jiān)督小組定期對(duì)案底保存制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括案底的產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。（二）外部審計(jì)定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織的案底保存管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保制度執(zhí)行符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）問(wèn)題整改對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，