PAGE規(guī)范保證金管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保證金管理，規(guī)范保證金的收取、使用、退還等行為，保障公司和相關(guān)方的合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在業(yè)務(wù)活動中涉及的各類保證金管理，包括但不限于合同保證金、投標(biāo)保證金、質(zhì)量保證金、履約保證金等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：保證金的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項操作合法合規(guī)。2.風(fēng)險可控原則：充分評估保證金管理過程中的風(fēng)險，采取有效措施進(jìn)行防控，保障公司資金安全。3.規(guī)范透明原則：保證金的收取、使用、退還等流程應(yīng)明確規(guī)范，公開透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部檢查。4.?？顚Ｓ迷瓌t：保證金應(yīng)專項用于約定的事項，不得挪作他用。二、保證金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)1.合同約定：根據(jù)與客戶簽訂的合同條款，明確約定是否收取保證金以及保證金的金額、支付方式、支付時間等。2.法律法規(guī)及行業(yè)慣例：按照國家法律法規(guī)和行業(yè)通行做法，在必要情況下收取保證金。（二）收取標(biāo)準(zhǔn)1.保證金金額應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)風(fēng)險程度、合同金額大小、合作期限長短等因素合理確定，確保既能有效防范風(fēng)險，又不過高加重對方負(fù)擔(dān)。2.對于不同類型的業(yè)務(wù)，應(yīng)制定相應(yīng)的保證金收取標(biāo)準(zhǔn)參考范圍，并根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。（三）收取流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談業(yè)務(wù)時，如涉及保證金事項，應(yīng)在合同草案中明確保證金條款，并提交法務(wù)部門審核。2.法務(wù)部門對合同草案中的保證金條款進(jìn)行合法性審查，確保符合法律法規(guī)要求。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見修改合同草案，經(jīng)公司授權(quán)代表簽署合同后，向客戶發(fā)出保證金支付通知。4.客戶按照支付通知要求，將保證金足額支付至公司指定賬戶。財務(wù)部門收到保證金后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并向業(yè)務(wù)部門反饋收款信息。（四）收款憑證1.財務(wù)部門在收到保證金后，應(yīng)開具收款收據(jù)給客戶，收款收據(jù)應(yīng)注明保證金的性質(zhì)、金額、支付日期等信息。2.收款收據(jù)應(yīng)按照財務(wù)管理制度進(jìn)行編號、登記和保管，確保憑證的真實性、完整性和可追溯性。三、保證金的使用（一）使用范圍1.合同約定的違約賠償：當(dāng)客戶違反合同約定時，公司有權(quán)按照合同條款使用保證金進(jìn)行違約賠償。2.質(zhì)量問題處理：因客戶提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合約定，導(dǎo)致公司遭受損失的，可使用保證金進(jìn)行質(zhì)量問題處理，包括維修、更換、賠償?shù)荣M用支出。3.履約保障：在業(yè)務(wù)履行過程中，為確保公司能夠按照合同約定履行義務(wù)，可以使用保證金支付相關(guān)費用，如原材料采購、設(shè)備租賃等，以保障業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。（二）使用審批1.業(yè)務(wù)部門提出保證金使用申請，詳細(xì)說明使用原因、金額、支付對象等信息，并提交相關(guān)證明材料，如合同違約證明、質(zhì)量問題鑒定報告等。2.申請部門負(fù)責(zé)人對申請事項進(jìn)行審核，簽署意見后提交財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門審核申請的真實性、合理性以及資金支付的合規(guī)性，審核通過后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)公司授權(quán)規(guī)定確定審批權(quán)限）。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門按照審批意見進(jìn)行資金支付，并做好賬務(wù)處理。（三）使用記錄1.財務(wù)部門應(yīng)對保證金的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用日期、使用金額、使用原因、支付對象等信息。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好保證金使用記錄的核對工作，確保記錄準(zhǔn)確無誤。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)跟蹤保證金使用后的效果，及時反饋相關(guān)情況。四、保證金的退還（一）退還條件1.客戶按照合同約定履行全部義務(wù)，且在合同履行期間未發(fā)生任何違約行為。2.業(yè)務(wù)完成后，經(jīng)公司驗收合格，不存在質(zhì)量問題或其他糾紛。3.法律法規(guī)規(guī)定或合同約定的其他退還保證金的條件達(dá)成。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門確認(rèn)客戶滿足保證金退還條件后，填寫保證金退還申請單，詳細(xì)說明退還原因、客戶信息、保證金金額等，并提交相關(guān)證明材料，如合同履行情況報告、驗收合格證明等。2.申請單經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對申請單及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，核實保證金收取及使用情況，確認(rèn)無誤后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)公司授權(quán)規(guī)定確定審批權(quán)限）。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照審批意見辦理保證金退還手續(xù)，將保證金原路退還至客戶指定賬戶，并及時進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）退還憑證1.財務(wù)部門在辦理保證金退還手續(xù)后，應(yīng)開具退款憑證給客戶，退款憑證應(yīng)注明保證金的退還金額、退還日期、退還原因等信息。2.退款憑證應(yīng)按照財務(wù)管理制度進(jìn)行編號、登記和保管，確保憑證的真實性、完整性和可追溯性。五、保證金的賬戶管理（一）賬戶設(shè)立1.公司應(yīng)設(shè)立專門的保證金賬戶，用于存放各類保證金。保證金賬戶應(yīng)與公司其他賬戶嚴(yán)格區(qū)分，實行專款專用。2.保證金賬戶的開戶銀行應(yīng)選擇信譽良好、資金安全性高的金融機(jī)構(gòu)，并按照銀行要求辦理相關(guān)開戶手續(xù)。（二）賬戶監(jiān)管1.財務(wù)部門應(yīng)定期對保證金賬戶進(jìn)行核對，確保賬戶余額與保證金臺賬記錄一致。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對保證金賬戶進(jìn)行審計檢查，監(jiān)督保證金的收支情況，防范資金風(fēng)險。3.嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自挪用、轉(zhuǎn)移保證金賬戶資金，如因特殊情況需要動用保證金賬戶資金，必須按照本制度規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（三）賬戶信息變更1.如保證金賬戶的開戶銀行、賬號等信息發(fā)生變更，財務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門和客戶，并按照銀行要求辦理變更手續(xù)。2.變更后的保證金賬戶信息應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行備案，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。六、保證金的臺賬管理（一）臺賬建立1.財務(wù)部門應(yīng)建立保證金臺賬，詳細(xì)記錄每筆保證金的收取、使用、退還等情況。臺賬應(yīng)包括保證金的編號、收取日期、收取金額、客戶名稱、保證金性質(zhì)、使用日期、使用金額、退還日期、退還金額等信息。2.保證金臺賬應(yīng)按照保證金的類別和客戶進(jìn)行分類管理，確保臺賬信息清晰、便于查詢和核對。（二）臺賬更新1.財務(wù)部門應(yīng)在每筆保證金業(yè)務(wù)發(fā)生后及時更新臺賬信息，確保臺賬數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對保證金臺賬信息，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決。（三）臺賬查詢與統(tǒng)計1.公司內(nèi)部相關(guān)部門可根據(jù)工作需要查詢保證金臺賬信息，但應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定和信息管理要求。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對保證金臺賬進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持，如保證金的收支情況、資金占用情況、風(fēng)險狀況等。七、保證金的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)開展過程中，密切關(guān)注與保證金相關(guān)的風(fēng)險因素，如客戶信用風(fēng)險、合同履行風(fēng)險、市場波動風(fēng)險等，并及時向公司風(fēng)險管理部門反饋。2.風(fēng)險管理部門應(yīng)定期對保證金管理情況進(jìn)行風(fēng)險評估，識別潛在的風(fēng)險點，如保證金收取標(biāo)準(zhǔn)不合理、使用審批不嚴(yán)格、退還流程不規(guī)范等。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對保證金管理風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。2.風(fēng)險評估應(yīng)綜合考慮風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響范圍、損失程度等因素，采用定性與定量相結(jié)合的方法進(jìn)行評估。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險事項應(yīng)重點關(guān)注，采取嚴(yán)格的防控措施；對于低風(fēng)險事項可適當(dāng)簡化管理流程，但仍需保持關(guān)注。2.風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等策略，根據(jù)實際情況選擇合適的應(yīng)對策略進(jìn)行風(fēng)險處置。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立保證金管理風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對保證金管理情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險指標(biāo)異?；虺霈F(xiàn)潛在風(fēng)險事件，應(yīng)及時啟動風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，確保保證金管理風(fēng)險可控。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對保證金管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查，重點檢查保證金的收取、使用、退還、賬戶管理、臺賬管理等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查工作，如實提供保證金管理相關(guān)資料和信息。2.對于外部檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，確保保證金管理工作符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公