PAGE追溯人員查詢制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織對(duì)人員信息的管理與追溯，確保人員信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，規(guī)范追溯人員查詢行為，保障公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及人員信息查詢的所有部門(mén)、崗位及相關(guān)工作人員，包括但不限于人力資源部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等。同時(shí)，對(duì)于因工作需要查詢公司/組織外部人員相關(guān)信息的情況，也按照本制度執(zhí)行。（三）基本原則1.合法性原則：追溯人員查詢活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得侵犯?jìng)€(gè)人隱私和合法權(quán)益。2.必要性原則：查詢?nèi)藛T信息應(yīng)基于工作實(shí)際需要，確屬必要且合理，避免不必要的信息查詢。3.保密性原則：對(duì)于查詢獲得的人員信息，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露，嚴(yán)禁將信息用于非工作目的。4.準(zhǔn)確性原則：確保查詢過(guò)程中所獲取的人員信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或錯(cuò)誤信息的誤導(dǎo)。二、查詢主體與權(quán)限（一）查詢主體分類(lèi)1.內(nèi)部查詢主體人力資源部門(mén)：負(fù)責(zé)員工基本信息、考勤記錄、薪資待遇、培訓(xùn)經(jīng)歷、績(jī)效考核等相關(guān)人員信息的查詢，以支持人力資源管理決策，如招聘、晉升、調(diào)崗、薪酬核算等工作。財(cái)務(wù)部門(mén)：根據(jù)財(cái)務(wù)核算和審計(jì)需要，有權(quán)查詢員工薪資發(fā)放記錄、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)明細(xì)等與財(cái)務(wù)相關(guān)的人員信息，以確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。法務(wù)部門(mén)：在處理法律事務(wù)、合同審核、糾紛處理等過(guò)程中，可查詢涉及人員的身份信息、工作經(jīng)歷、相關(guān)業(yè)務(wù)記錄等，以維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。審計(jì)部門(mén)：為開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)工作，有權(quán)查詢公司/組織各部門(mén)人員的財(cái)務(wù)收支、業(yè)務(wù)活動(dòng)等相關(guān)信息，以監(jiān)督公司運(yùn)營(yíng)的合規(guī)性和效益性。其他部門(mén)：因本部門(mén)業(yè)務(wù)工作需要，在經(jīng)過(guò)規(guī)定審批流程后，可查詢特定人員的相關(guān)信息，但應(yīng)嚴(yán)格限定在與本部門(mén)業(yè)務(wù)直接相關(guān)的范圍內(nèi)。2.外部查詢主體政府部門(mén)及相關(guān)機(jī)構(gòu)：根據(jù)法律法規(guī)要求，在履行行政管理職責(zé)、進(jìn)行調(diào)查取證、執(zhí)法檢查等情況下，有權(quán)查詢公司/組織相關(guān)人員的信息。公司/組織應(yīng)依法予以配合，并按照規(guī)定提供準(zhǔn)確、完整的信息。合作伙伴：在與公司/組織開(kāi)展業(yè)務(wù)合作過(guò)程中，基于合作協(xié)議約定，合作伙伴可能需要查詢公司/組織部分人員的相關(guān)信息，以保障合作項(xiàng)目的順利推進(jìn)。此類(lèi)查詢必須經(jīng)過(guò)公司/組織相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查詢范圍和用途。（二）查詢權(quán)限設(shè)定1.人力資源部門(mén)可查詢?nèi)w員工的基本信息、考勤記錄、薪資待遇等常規(guī)人力資源信息。對(duì)于涉及員工晉升、調(diào)崗、離職等重要人事變動(dòng)的信息查詢，需經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。在進(jìn)行員工背景調(diào)查時(shí)，可根據(jù)調(diào)查需要，在合法合規(guī)的前提下，查詢員工的學(xué)歷、工作經(jīng)歷等相關(guān)信息，但應(yīng)遵循相關(guān)調(diào)查程序和保密規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)查詢員工薪資發(fā)放記錄、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)明細(xì)等財(cái)務(wù)相關(guān)信息，但僅限于本部門(mén)工作需要。如需查詢其他部門(mén)特定人員的財(cái)務(wù)信息，應(yīng)提前向相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明查詢目的和范圍，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行查詢。3.法務(wù)部門(mén)在處理具體法律事務(wù)時(shí)，可根據(jù)案件情況查詢相關(guān)人員的身份信息、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄等必要信息。對(duì)于涉及重大法律糾紛或可能影響公司/組織重大利益的信息查詢，需經(jīng)法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審計(jì)部門(mén)在開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)工作時(shí)，有權(quán)查詢公司/組織各部門(mén)人員的財(cái)務(wù)收支、業(yè)務(wù)活動(dòng)等相關(guān)信息，以獲取審計(jì)證據(jù)。對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況或需要進(jìn)一步核實(shí)的信息，可在審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，擴(kuò)大查詢范圍，但應(yīng)確保查詢行為的合法性和必要性。5.其他部門(mén)因本部門(mén)業(yè)務(wù)工作需要查詢特定人員信息時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《人員信息查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查詢目的、查詢對(duì)象、查詢內(nèi)容等，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至人力資源部門(mén)進(jìn)行審核。人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由人力資源部門(mén)按照規(guī)定流程進(jìn)行信息查詢，并向申請(qǐng)部門(mén)提供查詢結(jié)果。（三）特殊情況查詢權(quán)限1.對(duì)于涉及公司/組織重大利益、緊急事件或法律法規(guī)要求的特殊情況下，公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)直接批準(zhǔn)查詢相關(guān)人員信息，但應(yīng)在事后及時(shí)向相關(guān)部門(mén)通報(bào)查詢情況。2.在配合政府部門(mén)及相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查、執(zhí)法檢查等工作時(shí)，如遇緊急情況來(lái)不及履行常規(guī)審批手續(xù)，公司/組織相關(guān)部門(mén)應(yīng)先配合提供必要信息，并在事后盡快補(bǔ)辦審批手續(xù)進(jìn)行備案。三、查詢流程（一）內(nèi)部查詢流程1.申請(qǐng)：查詢部門(mén)或人員填寫(xiě)《人員信息查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查詢目的、查詢對(duì)象、查詢內(nèi)容、查詢時(shí)間范圍等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。2.初審：申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查詢目的是否合理、必要，查詢內(nèi)容是否與工作相關(guān)，查詢范圍是否適當(dāng)?shù)?。如初審?fù)ㄟ^(guò)，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字蓋章，然后提交至人力資源部門(mén)。3.審核：人力資源部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行全面審核，核實(shí)申請(qǐng)部門(mén)的查詢權(quán)限、查詢目的與工作需求的匹配性等。如審核通過(guò)，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批：公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)予以駁回，并說(shuō)明理由。5.查詢執(zhí)行：經(jīng)審批通過(guò)后，人力資源部門(mén)按照規(guī)定的查詢方式和流程，在確保信息安全的前提下，進(jìn)行人員信息查詢。查詢結(jié)果應(yīng)及時(shí)整理并反饋給申請(qǐng)部門(mén)。6.結(jié)果使用與歸檔：申請(qǐng)部門(mén)在收到查詢結(jié)果后，應(yīng)根據(jù)工作需要合理使用信息，并對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行妥善保管。同時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)將查詢申請(qǐng)表、審批記錄、查詢結(jié)果等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。（二）外部查詢流程1.申請(qǐng)：當(dāng)涉及外部查詢需求時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《外部人員信息查詢申請(qǐng)表》，除注明查詢目的、查詢對(duì)象、查詢內(nèi)容、查詢時(shí)間范圍等信息外，還應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明與外部機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系、合作項(xiàng)目情況以及查詢信息對(duì)合作的必要性等，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人初審。2.初審：申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查查詢目的是否符合公司/組織與外部機(jī)構(gòu)的合作協(xié)議要求，查詢內(nèi)容是否必要且合理，查詢范圍是否適當(dāng)?shù)取３鯇復(fù)ㄟ^(guò)后，簽署意見(jiàn)并簽字蓋章，提交至公司/組織法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合規(guī)審查。3.合規(guī)審查：法務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行合規(guī)審查，核實(shí)查詢行為是否符合法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，是否會(huì)對(duì)公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益造成影響。如審查通過(guò)，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字蓋章，然后提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批：公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)予以駁回，并說(shuō)明理由。5.查詢執(zhí)行：經(jīng)審批通過(guò)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)按照與外部機(jī)構(gòu)約定的方式和流程，配合外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行人員信息查詢。在查詢過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督外部機(jī)構(gòu)的查詢行為，確保信息安全和合規(guī)使用。6.結(jié)果使用與歸檔：相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)在收到查詢結(jié)果后，應(yīng)根據(jù)工作需要合理使用信息，并對(duì)查詢過(guò)程中的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括申請(qǐng)表、審批記錄、與外部機(jī)構(gòu)的溝通函件、查詢結(jié)果等，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門(mén)反饋查詢結(jié)果的使用情況，確保信息使用的合法性和合規(guī)性。四、信息安全與保密措施（一）信息安全管理1.建立健全人員信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改或丟失。2.對(duì)涉及人員信息查詢的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等進(jìn)行定期安全檢查和維護(hù)，安裝必要的數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻等安全軟件和技術(shù)措施，確保信息傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程的安全性。3.嚴(yán)格限制人員信息查詢的操作權(quán)限，根據(jù)查詢主體的職責(zé)和權(quán)限設(shè)定不同的系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，并定期更換密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)信息系統(tǒng)。（二）保密措施1.對(duì)查詢獲得的人員信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁將信息泄露給無(wú)關(guān)人員或用于非工作目的。2.在查詢過(guò)程中，如需打印、復(fù)制人員信息，應(yīng)嚴(yán)格控制數(shù)量，并在使用完畢后及時(shí)銷(xiāo)毀，防止信息擴(kuò)散。3.對(duì)于涉及人員隱私的敏感信息，如個(gè)人健康狀況、家庭住址等，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保信息不被不當(dāng)獲取和使用。4.與外部機(jī)構(gòu)合作查詢?nèi)藛T信息時(shí)，應(yīng)在合作協(xié)議中明確保密條款，要求外部機(jī)構(gòu)對(duì)查詢獲得的信息承擔(dān)保密責(zé)任，并對(duì)外部機(jī)構(gòu)的保密措施進(jìn)行監(jiān)督和檢查。5.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)，使其了解人員信息保密的重要性和相關(guān)規(guī)定，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致信息泄露。五、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)人員信息查詢制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查查詢流程是否合規(guī)、查詢權(quán)限是否濫用、信息安全與保密措施是否落實(shí)等。2.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違反人員信息查詢制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并對(duì)舉報(bào)人予以保護(hù)。3.加強(qiáng)對(duì)外部查詢合作機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理，定期評(píng)估合作機(jī)構(gòu)的保密措施和信息使用情況，確保合作機(jī)構(gòu)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反人員信息查詢制度的行為，一經(jīng)查實(shí)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究，包括但不限于警告、罰款、降職、撤職等行政處分，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.因查詢?nèi)藛T信息不當(dāng)導(dǎo)致公司/組織遭受經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對(duì)于在人員信息查詢過(guò)程中存在違規(guī)行為的外部合作機(jī)構(gòu)，公司/組織有權(quán)終止合作關(guān)系，并依法追究其法律責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織針對(duì)涉及人員信息查詢的工作人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括人員信息查詢制度規(guī)范、法律法規(guī)知識(shí)、信息安全與保密知識(shí)、查詢流程與操作技能等。2.根據(jù)不同崗位的職責(zé)和需求，制定個(gè)性化的培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、模擬操作、在線學(xué)習(xí)等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)參加培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為員工績(jī)效評(píng)估和崗位晉升的參考依據(jù)之一，確保員工掌握人員信息查詢制度規(guī)范和相關(guān)操作技能。（二）宣傳推廣1.通過(guò)內(nèi)部公告、郵件、培訓(xùn)會(huì)議等形式，向全體員工宣傳人員信息查詢制度規(guī)范的重要性和主要內(nèi)容，提高員工對(duì)制度的認(rèn)知度和遵守意識(shí)。2.在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站設(shè)立專(zhuān)門(mén)的制度宣傳板塊，發(fā)布人員信息查詢制度規(guī)范的詳細(xì)內(nèi)容、解讀說(shuō)明、常見(jiàn)問(wèn)題解答等，方便員工隨時(shí)查閱。3.制作宣傳手冊(cè)或海報(bào)，張貼在公司/組織辦公區(qū)域的顯著位置，以直觀、易懂的方式向員工宣傳制度規(guī)