PAGE文件柜借閱制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件柜的管理，規(guī)范文件借閱行為，確保文件的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及員工在工作過(guò)程中涉及文件柜借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保文件在借閱過(guò)程中的安全性和保密性，防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范有序原則：明確借閱流程和要求，使文件借閱工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.高效利用原則：在保證文件安全的前提下，提高文件的利用效率，滿(mǎn)足工作需要。二、文件柜管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司文件柜的統(tǒng)一規(guī)劃、配置和管理。2.制定文件柜管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)文件柜的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保文件柜的正常使用。4.對(duì)文件柜的使用情況進(jìn)行定期檢查和統(tǒng)計(jì)分析。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件柜的日常管理和使用。2.按照規(guī)定的流程辦理文件借閱手續(xù)。3.對(duì)本部門(mén)借閱的文件進(jìn)行妥善保管，按時(shí)歸還。4.配合行政部門(mén)做好文件柜的管理工作，接受監(jiān)督檢查。（三）借閱人職責(zé)1.遵守文件柜借閱制度，按照規(guī)定的流程辦理借閱手續(xù)。2.愛(ài)護(hù)借閱的文件，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。3.按時(shí)歸還借閱的文件，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.對(duì)借閱文件的安全和保密負(fù)責(zé)，不得泄露文件內(nèi)容。三、文件柜分類(lèi)與標(biāo)識(shí)（一）文件柜分類(lèi)1.按部門(mén)分類(lèi)：根據(jù)公司各部門(mén)的職能和業(yè)務(wù)范圍，將文件柜劃分為不同的部門(mén)區(qū)域，便于文件的歸口管理。2.按文件類(lèi)型分類(lèi)：在每個(gè)部門(mén)區(qū)域內(nèi)，根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，進(jìn)一步劃分為不同的文件類(lèi)型區(qū)域，如合同文件區(qū)、檔案文件區(qū)、技術(shù)文件區(qū)等。（二）文件柜標(biāo)識(shí)1.在文件柜顯著位置張貼標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明文件柜所屬部門(mén)、文件類(lèi)型、使用范圍等信息。2.標(biāo)識(shí)牌應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范，便于識(shí)別和查找。四、文件借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人如需借閱文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱用途等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交給行政部門(mén)。（二）審批1.行政部門(mén)收到《文件借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱人資格、借閱文件的必要性、借閱時(shí)間和歸還時(shí)間的合理性等。2.對(duì)于重要文件或涉及公司機(jī)密的文件，行政部門(mén)應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意后，行政部門(mén)應(yīng)在《文件借閱登記冊(cè)》上進(jìn)行登記，記錄借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.《文件借閱登記冊(cè)》應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)。（四）文件發(fā)放1.行政部門(mén)根據(jù)《文件借閱登記冊(cè)》的記錄，將借閱的文件發(fā)放給借閱人，并要求借閱人在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（五）文件歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將借閱的文件歸還行政部門(mén)。歸還時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。2.借閱人歸還文件后，行政部門(mén)應(yīng)在《文件借閱登記冊(cè)》上進(jìn)行注銷(xiāo)登記，并將文件歸還原文件柜。（六）續(xù)借手續(xù)辦理1.如借閱人因工作需要，無(wú)法在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)歸還文件，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出續(xù)借申請(qǐng)。續(xù)借申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)《文件續(xù)借申請(qǐng)表》，注明續(xù)借原因、續(xù)借時(shí)間等信息。2.《文件續(xù)借申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給行政部門(mén)。行政部門(mén)審核同意后，應(yīng)在《文件借閱登記冊(cè)》上進(jìn)行續(xù)借登記，并通知借閱人辦理續(xù)借手續(xù)。五、文件借閱期限（一）一般文件借閱期限一般文件的借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）重要文件借閱期限重要文件或涉及公司機(jī)密的文件，借閱期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和保密要求確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）臨時(shí)借閱期限因緊急工作需要臨時(shí)借閱文件的，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)小時(shí)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文件。六、文件借閱權(quán)限（一）部門(mén)負(fù)責(zé)人權(quán)限部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)借閱本部門(mén)的文件，但涉及公司機(jī)密的文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）普通員工權(quán)限普通員工因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。（三）特殊情況借閱權(quán)限對(duì)于涉及跨部門(mén)工作或特殊項(xiàng)目需要借閱其他部門(mén)文件的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人協(xié)商同意，并報(bào)行政部門(mén)備案后，方可借閱。七、文件借閱的安全與保密要求（一）安全要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，防止文件丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。2.在借閱文件期間，借閱人應(yīng)將文件存放在安全可靠的地方，不得隨意放置。3.如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。（二）保密要求1.借閱人應(yīng)對(duì)借閱文件的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.涉及公司機(jī)密的文件，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播文件內(nèi)容。3.在借閱文件期間，借閱人不得在文件上涂改、標(biāo)記、批注等，如需對(duì)文件進(jìn)行處理，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)同意。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件柜的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的存放是否規(guī)范、借閱登記是否完整、文件是否按時(shí)歸還等。（二）不定期抽查行政部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)文件借閱情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反文