PAGE局收發(fā)信件制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范本局收發(fā)信件的管理工作，確保信件傳遞的準確、及時、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作過程中涉及的信件收發(fā)活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及郵政管理部門的相關規(guī)定，確保信件收發(fā)工作合法合規(guī)。2.遵循準確、及時、安全的原則，保障信件內(nèi)容的完整性和保密性。3.明確職責分工，加強協(xié)作配合，提高工作效率和服務質(zhì)量。二、信件收發(fā)流程（一）收信1.郵件接收本局設立專門的郵件接收崗位，負責接收各類信件。接收人員應提前到崗，做好接收準備工作，包括檢查郵件接收設備是否正常運行等。郵件接收人員應仔細核對寄件人信息、收件人信息及郵件內(nèi)容，確保郵件準確無誤送達本局。對于不符合本局收件信息的郵件，應及時與寄件人聯(lián)系，核實情況。接收國際郵件時，接收人員應按照國家海關及相關部門的規(guī)定進行檢查和處理，確保郵件符合通關要求。2.信件分揀郵件接收人員將收到的信件按照部門、類別進行分揀。對于重要信件、緊急信件應單獨標識，優(yōu)先處理。分揀過程中，應認真核對信件上的收件部門和收件人信息，確保信件準確投遞到相應部門或個人手中。對于無法確定收件部門或個人的信件，應及時與辦公室聯(lián)系，共同協(xié)商處理。3.信件登記建立信件登記臺賬，詳細記錄每封信件的收發(fā)時間、寄件人、收件人、信件內(nèi)容摘要、信件類別等信息。登記應準確、及時、完整，以便于查詢和統(tǒng)計。信件登記人員應定期對登記臺賬進行核對和整理，確保信息的準確性和一致性。對于重要信件和有特殊要求的信件，應進行重點標注和跟蹤。（二）發(fā)信1.信件準備各部門工作人員如需發(fā)送信件，應提前填寫信件內(nèi)容，確保內(nèi)容準確、清晰、合法合規(guī)。信件內(nèi)容涉及重要事項或機密信息的，應按照相關保密規(guī)定進行處理。準備好信件所需的信封、信紙、郵票等物品，并確保信件格式符合郵政部門的要求。對于需要郵寄的信件，應按照規(guī)定粘貼足額郵票或辦理郵資預付手續(xù)。2.信件審核部門負責人應對本部門擬發(fā)送的信件進行審核，重點審核信件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策要求，是否涉及敏感信息，語言表達是否準確恰當?shù)?。對于涉及重要決策、重大事項的信件，應提交局領導進行審批后方可發(fā)送。審核通過的信件應加蓋部門印章或相關審批章。3.信件投遞審核通過的信件由專人負責投遞。投遞人員應根據(jù)信件的性質(zhì)和緊急程度，選擇合適的投遞方式，如郵政快遞、掛號信、平信等。投遞人員應確保信件準確無誤地送達收件人手中，并要求收件人在回執(zhí)上簽字確認。對于無法投遞的信件，應及時與寄件人聯(lián)系，說明原因并協(xié)商處理辦法。對于重要信件或緊急信件，應采用優(yōu)先投遞方式，確保信件及時送達。同時，應跟蹤信件投遞情況，及時向寄件人反饋投遞結(jié)果。三、信件安全與保密管理（一）安全管理1.郵件接收場所應配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防火防盜設備等，確保信件存放安全。2.信件在收發(fā)過程中，應嚴格遵守操作規(guī)程，避免信件丟失、損壞或延誤。對于易損、易腐等特殊信件，應采取相應的保護措施。3.加強對郵件運輸環(huán)節(jié)的安全管理，選擇信譽良好的郵政企業(yè)或快遞公司進行合作，并簽訂安全協(xié)議，明確雙方的安全責任。（二）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的信件進行保密處理。2.收發(fā)信件人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。在信件處理過程中，應嚴格控制知悉范圍，嚴禁無關人員接觸敏感信件。3.對于涉及保密信息的信件，應采取加密存儲、專人傳遞等措施，確保信息安全。信件處理完畢后，應及時銷毀相關記錄和載體，防止信息泄露。四、特殊信件處理（一）機密信件1.設立專門的機密信件處理流程，明確處理環(huán)節(jié)和責任人。機密信件應由專人接收、登記、保管和傳遞，確保全程處于保密狀態(tài)。2.接收機密信件時，應進行嚴格的身份驗證和交接手續(xù)，并在專門的登記簿上詳細記錄相關信息。傳遞過程中，應采用加密方式或?qū)Ｈ俗o送，確保信件安全送達。3.機密信件的閱讀和處理應在符合保密要求的場所進行，閱讀完畢后應及時收回并妥善保管。對于機密信件的復印件或電子文檔，應按照同等保密級別進行管理。（二）緊急信件1.建立緊急信件快速處理機制，明確緊急信件的識別標準和處理流程。對于緊急信件，應優(yōu)先接收、優(yōu)先分揀、優(yōu)先投遞，確保信件及時送達。2.緊急信件接收人員應立即通知相關部門或人員，并在登記臺賬上標注“緊急”字樣。相關部門或人員應在規(guī)定時間內(nèi)處理緊急信件，并及時反饋處理結(jié)果。3.加強與郵政企業(yè)或快遞公司的溝通協(xié)調(diào)，確保緊急信件能夠通過優(yōu)先通道進行傳遞。對于因不可抗力等原因?qū)е戮o急信件延誤的情況，應及時采取補救措施，并向寄件人說明情況。（三）法律文書1.收到法律文書后，應及時通知本局法律顧問或相關部門負責人。法律顧問或相關部門負責人應根據(jù)法律文書的內(nèi)容和要求，制定應對措施。2.法律文書的處理應嚴格按照法律法規(guī)和司法程序進行，確保本局的合法權(quán)益得到保障。對于需要回復或提交答辯狀等法律文書的，應在規(guī)定時間內(nèi)完成，并由專人送達相關部門或機構(gòu)。3.建立法律文書存檔制度，對收到的各類法律文書進行分類整理、編號存檔，以便于查閱和追溯。法律文書存檔期限應按照相關法律法規(guī)的要求執(zhí)行。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.辦公室負責對本局收發(fā)信件制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查，確保制度的有效落實。檢查內(nèi)容包括信件收發(fā)流程的執(zhí)行情況、信件登記臺賬的準確性、信件安全與保密措施的落實情況等。2.各部門負責人應加強對本部門信件收發(fā)工作的管理和監(jiān)督，確保本部門工作人員嚴格遵守制度規(guī)定。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時督促整改，并向辦公室報告。3.設立舉報信箱和舉報電話，鼓勵本局工作人員對信件收發(fā)過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報信息，應及時進行調(diào)查核實，并按照規(guī)定進行處理。（二）外部監(jiān)督1.根據(jù)郵政管理部門的要求，定期報送本局信件收發(fā)情況統(tǒng)計報表，接受郵政管理部門的監(jiān)督檢查。2.積極配合上級主管部門、紀檢監(jiān)察部門等對本局信件收發(fā)工作的專項檢查和審計工作，如實提供相關資料和信息。六、責任追究（一）對違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，給予相應的責任追究。1.對于因工作失誤導致信件丟失、損壞、延誤或泄露機密信息的，給予直接責任人警告、記過、記大過等處分；情節(jié)嚴重的，給予降職、撤職、開除等處分。2.對于故意違反本制度規(guī)定，造成嚴重后果的，依法依規(guī)追究相關人員的法律責任。（二）責任追究應遵循事實清楚、證據(jù)確鑿、定性準確、處理恰當、程序合法的原則。1.由辦公室會同相關部門對違規(guī)行為進行調(diào)查核實，形成調(diào)查報告。調(diào)查報告應包括違規(guī)事實、證據(jù)材